信息技術在企業檔案管理中的應用

李云松

【摘要】科學技術的不斷發展極大地促進了信息化技術的發展，對檔案管理和服務創新產生了極其深遠的影響，并且信息化在檔案管理和服務創新方面也具有廣闊的應用空間，這已經得到了企業內部的高度重視和關注。基于信息化視角，加強檔案管理和服務創新，可以不斷提高檔案管理水平，實現檔案服務方式的順利過渡和轉化，促使檔案服務創新目標的實現，順應信息化發展趨勢，進而促進企業健康發展和進步。

【關鍵詞】信息技術;企業檔案管理;應用

1 企業檔案管理中現代信息技術的應用優勢

1.1為新式管理理念的融入創造了契機

企業發展是我國整體經濟發展的要素，而企業管理是提升企業核心競爭力，保障企業健康可持續發展的重要內容，我國部分企業領導者和管理者過分重視利潤，而忽視了企業管理，導致管理力度、管理成效都達不到現代發展的要求。現代信息技術應用范圍不斷擴大，企業引進信息技術的同時，也對企業管理提出了新的挑戰，傳統管理形式與信息技術的應用和管理不貼合，這就為新式管理理念的融入創造了契機。檔案管理作為企業管理中的重點部分，管理理念必須與時俱進，如此才能提升檔案管理的質量和效率，為企業的整體發展打下堅實的基礎。

1.2提升檔案管理的質量和效率

現代信息技術具有多樣化的特點，例如開放性、實效性、隱匿性、便捷性特點等等，將其應用于企業檔案管理中，不僅能夠提升檔案管理工作質量，同時能夠通過信息系統直接操作，減少人工、人力，讓檔案管理工作更輕松、更便捷，從而提升檔案管理工作效率。以信息化為基礎的檔案管理，不受時空限制，可快速查找、利用檔案數據信息，實現企業內部的資源共享，加快信息傳遞速率。

2 企業檔案信息化管理的特點

2.1檔案信息管理數字化

傳統的企業檔案管理多以紙質檔案管理為主，通過計算機信息技術的應用，對其實現信息化管理，利用電子掃描技術將傳統的紙質檔案信息轉變成為數字信息，便于檔案信息軟件的識別和管理。

2.2檔案信息傳輸網絡化

傳統的企業檔案查詢、利用多為面對面的借閱，即檔案服務對象需要到檔案室或檔案館現場檢索、查詢，以及辦理相應的借閱手續，檔案信息查詢、利用的效率低，耗費大量的時間和人力、物力。在企業檔案信息化管理時，檔案信息查詢、利用從傳統的手工操作為主向信息化操作為主轉變，無論是檔案信息傳輸的質量和效率都有了質的變化。

2.3檔案信息檢索自動化

傳統的企業檔案檢索、查詢主要依靠紙質檢索工具（如檢索卡片等），依靠人工檢索為主，檢索的效率以及準確率均較低。企業檔案信息化管理實現后，在網絡客戶端從事先建立起的數據庫中通過輸入關鍵詞等方式，實現檢索的自動化，檢索的效率和質量均有大幅提升。

2.4檔案信息存儲海量化

傳統的紙質檔案存儲的信息量極低，通常一張A4幅面的紙張所存儲的檔案信息量僅約為2～5KB。而將企業檔案信息化管理，將紙質檔案掃描成數字化存儲介質，其存儲的容量達到600MB，一張CD-ROM所存儲的文本信息量約有15萬張16開紙張所承載的信息量;而一張光盤所能承載的檔案信息量則相當于1列6組6層密集檔案柜所承載的檔案信息容量。

3 現代信息技術對企業檔案管理的影響

3.1改革傳統企業檔案管理

在當前的發展背景下，傳統的企業檔案管理早已無法適應市場經濟和企業發展的需求。現代信息技術融入企業檔案管理活動之中，可以為企業檔案管理工作的開展注入新鮮的血液，為企業建設發展帶來革命性的變化。而且，新制度的變革也要求企業檔案管理人員變革其傳統的管理理念和管理方式，在變革傳統的檔案管理思路的過程中，將現代信息技術的優勢，如信息化、高效化、技術化等靈活地應用到企業檔案管理制度變革之中，以此在突破傳統檔案管理限制下，增強檔案管理活力，使企業管理者更好地對企業施以管理，從而在推動企業檔案管理質量提升的過程中，促進企業管理效率的提升。

3.2提升檔案管理人員素質

企業檔案管理人員作為檔案管理理念、方式的實施主體，其自身的素質也在一定程度上影響著檔案管理工作的效率。在傳統的企業檔案管理工作開展過程中，檔案管理人員的專業素質水平不盡如人意，其在缺乏專業知識儲備的情況下，難以對現代信息技術進行靈活的運用，由此難以適應企業現代化建設，甚至會給企業的現代化建設拉后腿。眾所周知，每一種新興技術的出現都會給社會的發展帶來一股改革的浪潮。現代信息技術的出現與應用，要求企業檔案管理管理在終身學習意識的驅使下，扎實地掌握專業知識，轉變傳統理念，以此在自身專業素養提升的過程中，將現代信息技術靈活地應用到企業檔案管理的方方面面，促進企業檔案管理工作的有序發展。

3.3提高企業檔案信息化管理技術水平

首先應加強硬件投入，積極添置企業檔案信息化管理所需的計算機、掃描儀、網絡終端設備等，改善企業檔案信息化管理所需的辦公場所條件。此外，要加大軟件的投入，例如，購買或者與軟件開發機構聯合，開發適合企業自身檔案管理實際需要的檔案管理應用軟件，積極整合企業辦公自動化與檔案信息化管理軟件的應用。此外，要注重企業檔案信息化安全管理，做好人防、物防和技防等，做好檔案信息的數據備份，定期更新檔案管理軟件系統，實時地進行計算機殺毒，積極采用數據身份認證系統，切實保障企業重要檔案信息的安全。

3.4增加投入，夯實檔案信息化管理基礎條件

企業檔案信息化管理離不開必備的軟硬件設施，企業在推進檔案信息化管理過程中，要切實加大檔案信息化管理的資金投入力度，夯實企業檔案信息化管理基礎條件。在硬件方面，企業應設立專門的檔案管理室，購置檔案信息化管理必備的計算機、掃描儀、刻錄機、照相機等硬件設備。在軟件方面，企業也要加大檔案管理軟件和計算機殺毒軟件的采購力度，加快推進數據庫建設，應使用正版檔案管理軟件，提升檔案信息化管理的安全性。

4 結語

檔案管理工作是企業整體管理中的重要工作內容，應用信息技術提升工作效率和質量的同時，要結合社會市場發展規律，不斷優化檔案管理的內容和方法，全面提升檔案管理人員的綜合素質，確保檔案管理工作可隨時高質量進行，提升管理水平，為企業的健康、持續發展提供重要的支持。

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