做好檔案保護工作的途徑

丁敬霞

摘要：檔案是記錄和證明基本信息和過往資料的重要載體，無論是個人還是企業都必須盡可能保護檔案的完善，如此才能幫助人們正確地做出決策。然而如果失去對檔案應有的保護，導致檔案資料遺失或泄漏，則會對日常工作造成極大的損失，本文就針對檔案保護問題和改進途徑做出了簡要介紹。

關鍵詞：檔案管理 保護 解決途徑

當前企業根據不同的性質需要采取相應的檔案管理工作，保證資料采集的準確和保存的完善等要求，其涵蓋內容包括人事資料、技術資料等重要財產信息，對于指導各部門的高效率工作具有重要的意義，所以我們必須積極正視檔案保護中存在的問題，并以正確的工作手段推動管理質量的大幅度提升。

一、檔案在我國的歷史變遷

現代意義上的檔案管理是經過長久歷史積淀下來的產物，為更好地明確檔案管理的相應內容，需要對其歷史進程有所認知。作為記錄和整理信息的關鍵方法，早在我國商朝就已經有了扎制成冊的甲骨資料，其后各朝各代均有自身的文件檔案工作形式，唐代劉禹錫所寫的《陋室銘》中一句“無案牘之勞形”，“案牘”指的就是工作過程中的文書檔案，繼而時間推移到清朝以后，便出現了“檔案”這一名詞，并沿用至今，并在18世紀和19世紀就初步形成了系統科學的檔案工作體系，這為現代的工作提供了良好的發展開端。

通過分析各朝各代的檔案工作形式，我們可以總結歸納出雖然檔案工作的應用形式有所不同，但是對于各種社會活動都能進行完整的歷史信息記錄，并能夠隨著時間的推移使工作任務化繁為簡，逐漸提升其內在應用價值，這既能夠對當時的人們提供工作幫助，又能夠使信息資料延遞至未來后代，成為極具價值的重要歷史參考資料，在這一點上相較于書籍、報刊等紙質材料，其內容更加客觀，流傳更加久遠。

二、檔案管理保護工作存在的問題

（一）企業領導和檔案管理部門對保護工作重視程度不高

檔案是企業重要的財富和價值體現，以某企業的檔案管理為例，在工作過程中，往往存在工作人員不夠專業，管理說明含糊不清的問題，造成此類現象的原因之一就是相關領導和工作部門并沒有在主觀意識上加大對檔案保護工作的重視，導致檔案的完整性和保密性均呈現出了不同程度的損失。從檔案管理的角度而言，無論是對于擺放在庫房之中的紙質檔案還是儲存于電腦之中的電子檔案，都缺乏專業標準的工作管理辦法，一些關于保護工作的制度規定往往不夠全面，且不利于實際執行。面對暫時未發生檔案問題的狀態，許多管理者認為過度投入的檔案管理保護工作往往收獲不到應有的價值，因而對預防和保護工作的重視程度有限，故而也就容易因此催生許多檔案問題，引發較為嚴重的工作后果。

（二）檔案保護管理規范難以滿足當代企業需求

企業檔案管理在我國已經發展了數十年，工作內容標準和管理制度規范也經過了幾次修訂，但是時至今日，一些企業管理辦法仍然存在過于老舊化的問題，無法跟上當前新時代的市場發展需求，不利于企業內部檔案的保護與管理。我國于2002年頒布的《企業檔案管理辦法》仍然是許多企業的宏觀調整依據，且往往因為標準內容無法做出較大的改變或沒有較重要的建設性意見，使得五年復審期限的實際間隔時間更加久遠，影響了企業內部的職責劃分、機構設定和管理內容。比如，對檔案儲存室內部環境條件和有害物質控制的工作標準，往往不符合當前的環境質量變化，不利于紙質檔案的長久儲存。

（三）檔案保護工作專業能力有限

企業檔案保護也是一項具有技術含量的專業科研工作，但是一些企業內部的科研人員自身專業能力有限，無法真正科學地提升檔案保護工作的實際價值，使保護工作的落實成果得到凸顯，工作內容指導不能符合企業運行的實際情況。

三、檔案保護工作的改進途徑

（一）強化專業工作人員和企業領導的重視程度

企業內部要積極地以國家頒布的《檔案法》等有關企業標準規定作為工作管理的重要指導手段，通過對保護工作積極作用的宣傳，讓工作人員和企業領導在思想意識上形成基本的認知，并通過適當的資金成本投入，逐漸完善企業內部檔案保護工作。企業領導要指示工作人員科學謀劃檔案保護措施，工作人員也要向領導反饋當前工作的狀態信息，從企業上層出發，引領檔案管理工作走向正確積極的方向。

（二）企業檔案保護管理規范的科學調整

規范標準是指導檔案保護工作的重要參考，要在國家法律規定的宏觀指導下，依據實際情況靈活地調整企業內部的管理規范，要從企業檔案管理現狀和未來的保護出發，完善和調整原有的技術規定，比如針對紙質文件袋、檔案裝具、檔案載體等都要進行科學的技術調整，使技術標準能夠處于當前市場的領先位置。此外，要針對檔案的審核審查工作做出規范化的科學調整，工作過程要加大投入力度，減少錯誤的發生，進而確保檔案資料的完整性與嚴密性，使其能夠得到安全和長久的保護。

（三）企業檔案保護能力的提升

專業技術手段是提升檔案保護成果的硬性指標，企業內部要重視人才的培養和技術的研究，以個人專業素質能力的提升和團隊協調合作能力的完善，改善不足的檔案保護技術問題。另外，要確立正確的科研方向，使其能夠符合企業檔案管理的未來規劃，通過科研成果的質量切實提升檔案保護工作能力，最終充分發揮檔案應有的作用和價值。

結語：綜上所述，檔案對于企業發展和建設是極具價值的重要材料，記錄和體現了圖紙、設備、工程等等重要的基本信息，為此，企業管理者就要以思想意識和專業能力的提升保護檔案價值，確保檔案的完整性、客觀性、保密性。