醫院檔案管理工作的思考探究

畢琨艷 徐莉婭

摘 要：根據現今的醫院檔案管理制度情況，醫院的檔案最終的使用率作為切入點，探究醫院檔案管理工作的實際開展情況，以及如何進一步完善醫院的檔案管理，并如何將檔案切實運用到實際工作之中。對此，本文將通過逐層分析，以及參考“云南省名人檔案管理辦法”的相關管理模式，結合醫院這一特殊機構的性質和管理，提出一系列醫院檔案管理工作的模式，并且指出后續的檔案如何運用到醫院的實際工作中的方法。

關鍵詞：醫院檔案管理;檔案管理工作;管理模式

一、醫院檔案管理現狀

現今大多數醫院因為各式各樣的問題，對于其檔案管理這一工作，十分不重視，由此出現了檔案建立制度不健全，信息收錄缺失，檔案分類模糊，專門管理人員不專業等多種問題。因此也導致了醫院的檔案最終的信息紊亂，再而也就使檔案的使用率低，檔案保管反而成為眾多醫院的一大“累贅”。這些問題的出現大多可以歸根于醫院對于檔案數據的不重視，因此對于檔案管理工作也就不上心。但也有少數醫院對檔案數據是十分看重的，但苦于不知道如何進行檔案管理。對此，醫院的高層領導人員和檔案管理工作者應該對癥下藥，針對不同的問題，和檔案管理工作實際上的漏洞，采取相應的解決措施和應對對策，最終達到檔案管理工作的完善。

二、如何加強醫院檔案管理

具體應該如何加強醫院檔案的管理，在此分為以下幾個點。首先，提高醫院領導人員對于檔案數據庫的重視程度是尤為重要的，也是相當必要的。要讓領導人員知曉檔案對于醫院開展工作有著強大的助力，且對于一個醫院的醫療科研技術的提高和歷史病案治療方案的傳承都有著重要意義，讓領導充分了解到檔案的重要性，也是加強醫院檔案管理的大前提。其次，要健全建立檔案的管理制度，對此，可以參考“云南省名人管理辦法”，將醫院的檔案管理像“名人檔案管理”一樣逐級分類，層層遞進，把管理中可能出現的情況條條分析并給予規范。比如在“云南省名人管理辦法”中就有特別提出對于“烈士”這一群體的檔案的相應管理的辦法。借鑒在醫院檔案管理中，可以將醫院中的特殊事例或人物要有相應的條目進行補充備注。再三，對于檔案的分類要有明確的界限，可以以醫院的不同門診部門來進行分類，每個部門都有各自的檔案，下面又再設更加詳細的子目錄，將大類進行細分。針對醫院某些部門有所交叉的情況，可以在各自的部門中都有所記錄，并詳細備注。第四，醫院在招收檔案管理人員時，不可有“這不是直接接觸病人病歷，不用專業人員”的想法，相反，是要找一個更廣泛了解醫學方面知識的專業人員，同時這個檔案管理人員最好還應該熟悉醫院的管理制度和運作流程。最后，醫院的檔案應該存放在專門的檔案管理室，且在平時要有專人看管，有人員進出都需要有領導批準，且未盡許可不可以隨意借閱、摘抄、復印或傳播。檔案室的管理人員還應該嚴格遵守相關的保密規定，在調換工作后，還需要對所管的檔案進行交接工作。且保證離職后對所了解到檔案信息，不可以有任何泄露。

三、醫院檔案在實際工作中的運用

醫院檔案制度的管理的完善，最終目的就是為了可以在實際工作中能有所運用。因為醫院是一個相對特殊的機構，任何一個小的誤差都可能導致一個人的命運的轉變，所以醫院檔案在實際工作中能否運用得到，運用的好也是需要考慮的重要問題。首先，醫院可以利用自身的內部網站或者信息體系，建立一個獨立的檔案檢索系統，將檔案的檢索分為多種專業條目，使醫生在搜索信息時能最高效最精準的找到他所需要的信息條目。同時，在醫搜索出結果時，旁邊可以建立一個有相似條目的參考欄目，最大程度的將檔案中的相關信息呈現出來。其次，醫院在建立檔案檢索系統時，也應該設置檢索人權限。比如，越高級別的醫生，或是管理者，可以搜索的內容越多，初級的醫生在搜索時就只能查看其所在部門的信息條目。這樣既有效的保護了某些檔案信息的隱私，同時又可以讓初級醫生在做病情判斷時不受其他太多太復雜因素的影響，而高級別的醫生可以看見更多的信息目錄，也可以讓他在處理病人病情，制定病人后續的治療方案時，考慮更多、更全面的影響因素。最后，醫院檔案因為會牽涉到一個醫院的核心治療技術，醫院自己的醫療研究成果和各種病人的病情情況，因此，對于醫院檔案的檢索系統也需要有著相當強悍的保護技術，防止有不法分子通過各種手段來竊取醫院機密。

四、結束語

醫院檔案管理工作并非是一種看似簡單、輕松又機械化的“體力勞動”，而是一件相當復雜繁瑣，需要極高專業知識為基礎，且不能有所誤差的工作。一旦醫院的檔案信息記錄有一點小錯誤或者是一個微小漏洞，那么輕則會使醫院管理工作出現問題，重則可能導致一條人命的消失，一個家庭的痛苦。因此，對于醫院檔案管理工作需要予以高度的重視。尤其在當前各種事物都講究大數據的情況下，更應該將醫院的檔案管理以一種全新的“大數據”形式呈現出來。

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通訊作者：馬媛蕊