關于信息化時代創新檔案管理工作的思考

摘要：在信息化時代，企業檔案為企業的發展、各項規章制度的制定、企業重大決策提供參考依據，從而達到促進企業盈利和管理水平提升的目的。推進企業檔案管理信息化、規范化、標準化建設，對于加快檔案信息資源的綜合利用效率，全面促進創新型企業建設，有著十分重要的意義。

關鍵詞：信息化時代;檔案管理;創新思考

一、 信息化時代企業檔案管理工作的創新特點

2019年1月，國家檔案局印發了《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》，《意見》立足于國有企業去產能、推進混合所有制改革等內容，提出企業檔案創新管理工作的目標，對于強化資產與產權變動中檔案工作領導、做好去產能企業處置方案編制工作等指明了方向。在信息化時代，企業檔案在數字化內容中的應用主要體現在以下幾點：一是利用現代信息技術，對存儲檔案的文件目錄、檔案信息的復制與檢索、統計與匯總檔案文件、傳輸數據并對系統進行維護等等;二是根據檔案信息管理模式與信息技術的發展需要，研究能夠將多種現代信息化技術融為一體的檔案信息管理系統，并將電子信息技術、數字信息技術廣泛應用到檔案信息管理各系統中，使電子信息技術能夠充分在檔案管理中得到應用;三是通過現代電子信息技術將檔案管理系統各模塊有機地結合起來，使其形成一個完整的檔案信息管理體系，從而使其各功能得到緊密的連接并最大限度地發揮作用;四是檔案實現了的網絡化管理，依托網絡化形成信息化系統，讓檔案在信息化管理的過程中具有高效性和準確性。

在信息化時代，企業檔案管理系統與網絡信息管理系統共同組成了數字化、信息化檔案體系，這個體系又由數字化處理系統、信息化服務系統和數據庫管理系統組成。數字化檔案管理系統以現代的信息技術為基礎，以檔案管理效益最大化為核心內容，以高效率、先進、便捷的模式、多用戶的標準、安全有序的分布式檔案，集成信息資源管理系統。山東能源龍口礦業集團有限公司在洼里煤礦、北皂煤礦、盤道煤礦去產能過程中，通過企業信息化、數字化技術的應用，對企業資產、歷史發展、人員身份等內容，提供全方位多角度的信息，維護了企業在去產能中的利益、維護了員工的合法權益，企業檔案管理通過掌握豐富、齊全、完整的原始資料，以形成高質量的檔案資料為基石，在保證國家利益的前提下最大限度地維護了企業和員工利益。

二、 信息化時代加強檔案管理的有效措施

在信息化時代，企業檔案建設需要建立一套全新的正確的信息數據庫。建立數據庫在一定程度上是一個長期的過程，應該本著從低級到高級的過程進行相應的建設。在建設過程中，要對檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進行明確的界定，讓檔案管理相關的工作人員在對檔案管理的過程切實做到有章可循，讓檔案管理更加規范有序。一個企業檔案管理工作能否實現標準化、規范化目標，檔案管理部門有著舉足輕重的作用。在當前檔案管理工作中，由于信息技術和網絡技術的應用，檔案信息收集、保存和服務工作都發生了較大的變化，為檔案信息服務能力的提升創造了良好的發展的空間。我們要認識到，現代新興的檔案管理理念是以比較規范的企業文檔管理為基礎，通過積極有效的數據清理、信息管理規范建設，信息流動渠道的設計與關鍵環節確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現企業的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監控功能，將企業信息管理的事后模式，改造為企業信息資源培植與管理的即時模式，充分實現企業信息在企業活動中應有的支持作用。因此，我們應摒棄傳統的檔案管理方式，利用現代化的信息技術來取代傳統的檔案管理模式。在當前檔案信息服務工作中，需要檔案管理人員樹立科學和實用的理論，利用先進的設備和技術來加快檔案信息資源深層的開發，確保檔案信息服務能力的提升。要將檔案工作發展的內容進行細化、量化、指標化，在對數據庫建設的過程中，應該把檔案管理的相關工作和計算機技術這兩者進行有效的結合，并讓其能夠在一定程度上協調合作，把綜合數據及檔案目錄庫進行相應的集合，只有這樣才能進一步地形成網絡開發式以及分布式的數據庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率得到不斷的提高。

檔案是企業各項工作和職工各種活動的直接記錄，通過檔案可以對企業領導和職工、對企業的各個工作流程進行有效的監督和追溯。企業檔案管理工作也是企業的窗口，是檢驗企業整體管理水平的測試點。企業的檔案工作現在已不是僅限于加強對檔案自身的管理，而是立足于通過加強檔案管理來提升企業的整體管理水平。企業檔案價值的認定包括：檔案價值的鑒定工作;檔案價值與檔案鑒定標準;鑒定檔案價值的原則與方法;檔案保管期限表;檔案鑒定工作的制度與組織。要實現檔案管理效益最大化目標，在檔案管理方面，必須充分發揮各方面的積極作用，要充分認識到，企業檔案如果不被利用，常年沉睡在庫房里，就會成為企業的負擔和包袱，企業領導就不會重視檔案工作。檔案管理工作要發展，首先要內部挖潛創新，夯實企業檔案管理基礎工作，樹立“服務創造價值”的觀念。企業檔案部門要創新管理方法，充分開發檔案信息資源，千方百計、積極主動地為企業各項工作服務，為企業創造價值和效益。這樣，企業領導才會重視檔案工作，為企業檔案工作的良性發展提供人、財、物的支撐服務。

信息技術已經成為人們生活中不可或缺的一部分，因此，要在檔案管理中利用現代化技術手段，結合計算機技術的管理，使檔案管理工作效率得到較大的提升。檔案管理工作不僅僅只是作為信息的記錄載體，而是應該加強對其的應用。企業管理層及相關工作人員要想提高經濟效益、提升企業的市場競爭力，就必須通過檔案信息化管理進行資源的整合和戰略的規劃。企業在信息化時代，要不斷對檔案信息進行歸納總結及理論分析，根據企業利用需求制定檔案信息開發課題，定期進行業務培訓，指導檔案人員進行檔案信息開發，為企業決策和生產建設提供有價值的信息。

參考文獻：

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[2]盧曉茜.加快推進檔案信息化建設進程的幾點思考[J].機電兵船檔案，2015（3）：57-59.

作者簡介：

王軍娜，山東省煙臺市，山東能源龍口礦業集團有限公司辦公室檔案科。