關于大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰分析與應對策略探討

張明

（漯河醫學高等專科學校，河南 漯河）

隨著大數據時代的到來，信息管理技術也得到了迅速發展,逐步建立了網絡的智能管理模式，但是對于很多企業、學校而言，仍采用傳統的檔案管理技術，面對海量的信息數據，傳統的管理技術無法滿足當今信息數據處理的需要，對于高校的人事檔案管理工作而言，必須在新的環境中改進信息管理的技術水平，加上我國目前階段改革的關鍵階段,高校應該與時俱進，在大規模數據的背景下，利用大數據技術，建立適當的個人檔案管理制度,明確信息管理問題, 深化數據收集改革、信息管理的效力和安全性，制定一系列實際和可靠的管理制度，確保有效管理學生教師的個人記錄，提高信息管理的效率和安全。

一 大數據概述

（一）大數據的概念

隨著信息數據的不斷增加，科學技術的蓬勃發展，互聯網的迅速增長，以互聯網為載體的信息數據也變得越來越多，大數據并不是只有互聯網中的信息數據，它包括了一系列的樣本數據，比如人們的日常工作生活,都會產生各種各樣的數據，這些信息數據都以各自的行為軌跡滲透到各個層面，由于大數據的規模過大，用傳統的信息管理技術無法進行有效處理，所以需要借助計算機技術，進行大數據的儲存、管理和分析。大數據技術的使用，可以更好地管理海量數據，目前已經在學術界得到了廣泛的關注和研究。

（二）大數據的作用

大數據技術的應用可以幫助人們更好地對數據進行管理，能夠有效提高統計分析和計算的能力。對于高校的人事檔案管理工作而言，大數據技術的應用可以幫助各部門在操作和管理方面提供新的思路，科學的處理信息數據。

（三）大數據環境的特征

計算機與互聯網的迅猛發展，推動了網絡環境的發展，相比較以前而言，人們的工作生活，都受到互聯網的影響發生了巨大的改變。尤其是日趨復雜的網絡環境，以及呈現爆炸性增長的網絡信息數據，對人們的生活方式帶來了全新的改變，網絡環境的理解如下，利用計算機互聯網技術，將不同區域的多媒體計算機在規定的通信協議下，聯系在一起，形成軟件和硬件等各方面資訊的共享體系。目前來看，網絡環境的特點主要有以下幾點。

1.數據多樣化，在網絡的使用范圍內,數據的種類呈現多樣性。

2. 信息表現形式多樣化，互聯網中的信息表現形式多種多樣，文字、照片、影像等都是表現形式，不同的表現形式不同，對應的表達作用也各不相同。

3. 價值利用率下降，于數據的爆炸性增長，數據信息過多，所以有效的數據變得少，那么對應的信息的價值利用率也就呈現下降趨勢。

4. 信息處理效率提高，信息數據的增加促使計算機數據處理技術的發展，從而提高了信息處理的速度以及效率。

（四）人事檔案管理的概念

高校通過人事檔案管理部門對內部的教師、學生、員工等人員進行科學的管理，幫助高校了解到學校的各項數據，從而可以合理、科學地配置資源，實現穩定有效的人事檔案管理，一方面，高校可以通過對檔案數據的管理，調動教職員工的工作積極性，增強教師團隊的凝聚力，提高工作效率，創造更高的教學價值，另一方面，高校可以利用人事檔案管理，開展對學生的數據分析，能夠為學生的自身發展提供合理的建議，制定發展規劃，實行人才導向教學。隨著大數據時代的到來，對高校的發展也帶來了一定的調整，高校應更加注重人事檔案管理，實現資源的合理配置。

（五）大數據對高校人事檔案管理的影響

大數據時代的到來也給各大高校人事管理帶來了更高的標準，隨著畢業生以及新生的交替，高校的人事檔案每年都會發生變更，人事檔案管理與高校的正常運作息息相關，受到廣泛關注。盡管目前有許多科學的管理理論指導人力資源部門的運作，但是這些理論過于傳統，還停留在過去的管理方式上，不適應大數據技術的管理。

在大數據時代的背景下，對工作人員記錄的管理雖然并沒有發生大幅度的變化，但是仍然存在需要創新的地方，只有不斷地創新，保持與時俱進，才能夠實現可持續發展。在大數據時代，人事檔案的管理是高效工作人員信息管理的主要工作內容之一，通過人事檔案管理，能夠反映教職員工、學生的基本信息，對于學生而言，有效的信息管理，在日后地找工作的時候，能夠讓企業公司快速了解到學生的相關信息，從而幫助學生更好的就業。

二 大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰

信息技術的不斷發展，使人們處理信息的思維發生了改變，推動了大數據技術的發展，現代高校的人事檔案管理工作也要與時俱進，利用大數據技術進行科學有效的數據管理，但是從目前來看，高校人事檔案管理存在以下幾個問題。

（一）高校單位人事檔案管理存在的問題

1.重視度不足

人事檔案管理瑣事繁多，在進行文件管理的過程中，有些工作人員沒有提高對檔案管理的重視度，容易造成文件丟失、遺漏或混亂等問題，加上導不了解具體的文件管理工作，沒有組織有關人員建設信息管理平臺，導致整個部門的人員檔案管理水平差，此外，人事檔案管理部門并沒有注重部門內部的人員管理，主要體現在管理手段和管理體系建設等方面，加上很多管理人員并不具備相關的專業知識，導致文件編排、分類和維護方面存在嚴重的不足，人員的責任和服務意識不強，而且管理部門仍采用的傳統紙質數據管理，普遍工作人員的計算機管理的應用水平差，大數據時代的到來，導致部門難以快速適應更新的新軟件，從而無法很好地解決人事檔案管理中出現的問題。

2.缺少基礎設備支持

大數據時代的到來，使得人事檔案管理的難度增加，管理的信息化進程加快，為了適應大數據技術，檔案管理技術需要配置相應的設備，比如需要更新檔案室的計算機硬件、軟件，但是由于資金配置問題，以及有關部門的重視度不夠，導致檔案室的自動化水平低，計算機的配置低，在進行檔案管理的時候容易出現各種故障，比如存儲空間不夠，在進行作業的時候突然死機，維護難度增加等，而且很容易受到病毒感染，導致電腦內部的信息數據受損。

3.管理結構較為混亂

現有的學校工作人員檔案管理結構缺乏有效的管理機制，可能會存在工作職責重復，或者管理漏洞等問題，加上現在的數據信息龐大，給管理帶來了較大的難度，盡管大多數高校已經建立了電子檔案,但是信息數據并不完善，而且檔案更新周期太長，加上學校并沒有對檔案管理工作重視，只安排了一人或兩名工作人員負責，人數的不足很難滿足龐大的數據管理需要。

（二）高校人事檔案信息收集管理存在的問題

1.高校人事檔案管理業務方面

傳統的人事檔案管理中，數據信息的“收集”主要是指各高校內的各院校分支，向人事管理部門、檔案信息管理等部門提交有關部門員工的人事檔案信息，但是在大數據的背景下，數據管理部門必須對這些數據進行數字化管理，需要運用計算機技術，代替傳統的手工作業，取代紙質檔案，因此，高校需要根據實際情況，建立適用于自身數據管理的云平臺，從而對校內檔案進行準確管理。

2.高校人事檔案信息資源收集方面

高校的人事檔案管理比較雜，除了上課的任課教師之外，還有其他部門的員工信息，比如后勤部門、財會部門等，從新形勢下的角度來看，高校人事檔案信息資源的收集主要包括學校工作人員的個人檔案收集，也就是教職人員、其他部門的工作人員等，這也是大學人事檔案的核心部分，另外一個核心部分就是學生檔案，這也是高校中變更最為頻繁的信息之一，除此之外還有退休員工檔案以及尚未提取的檔案。加上院校內部、之間存在著人員調動的情況，而且學科之間地不斷融合，導致高校人事檔案管理工作變得非常復雜。并且按照以前的管理模式，這些文件大多是紙質檔案，大數據時代的到來，需要將這些數據轉變為電子版本，增加了文件管理者的工作量和難度。

3.高校人事檔案服務人事管理方面

高校的人事檔案管理部門還沒有意識到信息管理的重要性，也沒有從傳統人事管理工作思維中轉化出來，形成開放式的服務理念。再加上傳統的檔案信息管理主要紙質文件為主，如果需要查找相關檔案的話，效率極低，而且對于檔案室的保存條件也有一定的要求，高校需要定期更新文件管理設備，大數據背景下的信息管理，主要是利用互聯網計算機技術，構建電子信息，相對于傳統的管理方式而已，大數據技術需要引進先進的技術，對檔案信息進行整理與分類，建設對應的信息數據庫，提高管理水平，配置最新的設備。

三 大數據時代創新高校人事檔案管理的對策

（一）構建人事檔案大數據管理平臺

高校的人事檔案管理數量龐大，加上學生的流動性大，紙質文檔的文件管理工作煩瑣，不僅增加了檔案庫的工作量,而且還占據了大量的學校資源，紙質文檔的保存對環境的要求高，需要保持檔案室的陰涼、干燥，隨著大數據時代的到來，需要建立電子資源，因此,學校需要組織人建立工作人員檔案數據管理平臺,利用互聯網以及計算機技術，統一管理院校的所有信息，將不同部門的教師的信息和科學規劃結合起來,利用數據庫管理平臺進行綜合性管理，大數據平臺一方面能夠減輕管理人員的工作量，另一方面能夠方便其他人員進行數據信息查詢,綜合提高了機構檔案管理部門的收集、整理、查詢、使用和分享效率。而且大數據平臺的建立可以為學校的日后發展規劃提供數據進行參考。

（二）建立大數據人事檔案管理理念

高校檔案管理部門應該認識到大數據發展的趨勢,積極轉變自身的發展理念,組織檔案管理部門的領導和基層人員進行新技術的學習，加強對大數據建設的認識,明白需要與時俱進，及時創新管理，將人事檔案管理集成到信息化建設的軌道中,檔案管理部門應該利用大數據技術，進行人事檔案的信息化建設，與此同時，高校應該加強大數據的宣傳，使之大眾化，讓全校師生以及工作員工意識到大數據的概念以及應用。

（三）提升人事檔案管理人員的綜合素質

為了更好地適應大數據時代的到來，文檔管理部門應該全面提高管理人員的綜合素質，加強對工作人員的教育，組織人員進行大數據理論概念的學習，檔案管理人員自身需要掌握人事資料管理的專業知識和技能，并且需要具備一定的計算機操作水平，能夠利用信息技術處理問題，學校也需要加強人事資料管理團隊的訓練，增強團隊的凝聚力，提高員工的綜合素質，從而能夠滿足大規模數據背景下的人事檔案的管理要求。

（四）加強管理數據庫建設力度

在大數據時代的背景下，高校應該順應時代的發展，加強管理數據庫的建設力度，將檔案管理工作同數字化技術結合起來，由于人事資料管理的事情煩瑣，需要加強電子文件的安全管理，學校應該投入檔案管理資金，購買先進的設備，更新計算機的硬件，同時需要升級對應的管理軟件，建立一系列具有通用性和標準化的多媒體數據庫，保證設備的可靠工作，同時還需要建立防火墻，保證數據的安全性。

四 結語

為了更好地適應大數據時代的到來，高校應該重視大數據時代帶來的機遇和挑戰，加大對學校個人檔案管理力度，利用大數據技術改善人事檔案管理，建立一個大數據管理系統，更好地對高校的數據進行分析，實現可持續發展。