如何加強檔案管理

王美慶

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）5-121-01

摘 要 檔案是能夠記錄一個單位發展歷程的寶貴歷史資料，對今后的發展具有重要的參考價值，而且檔案具有唯一性、不可逆性，一旦造成了損失就是不可挽回的，所以每個單位都要將檔案管理作為一項重點工作來抓，確保檔案管理規范有序，現結合我在單位工作中的多年檔案管理經驗，對如何加強檔案管理談一下自己粗淺的看法。

關鍵詞 加強 檔案管理 培養 重視

一、檔案管理中存在的問題

（一）領導不重視

很多單位或多或少存在不重視檔案管理的情況，有的單位沒有獨立的檔案管理室，存在檔案和其他物品混合存在在一起的情況，將檔案視為一般物品，存放不規范；有的單位檔案管理員的安排存在很大的隨意性和不確定性，經常會將一些歲數較大臨近退休的同志以照顧為名安排到檔案管理崗位上來，使單位的檔案管理處在較為尷尬的境地；有的單位不舍得在檔案管理中投入資金，對相應資金能省就省，能將就就將就，檔案管理相應物品配置不齊全，原有物品老化等問題。

（二）檔案管理人員不專業

目前，較多單位的檔案管理員沒有受到過專業培訓，甚至有的單位沒有專職的檔案管理員，由其他科室的科員兼任，這樣兼職人員工作中以業務工作為主，對檔案工作不加以學習研究，就會出現面對檔案管理中出現的問題束手無策，無法解決的情況。

（三）檔案管理制度不健全

一些單位沒有獨立的檔案管理制度，檔案歸檔、裝訂、借閱等工作混亂無序，經常會出現分類不明確，裝訂順序混亂，借閱檔案不按時歸還等現象。

以上方面的問題導致了這些單位檔案管理員流動較快，存在交接頻繁、業務不熟練、檔案管理不規范等諸多不穩定情況，久而久之就會造成檔案缺失這樣的重大問題，使檔案管理對單位的發展起不到應有的作用。

二、解決措施

（一）提高對檔案管理的重視程度

要解決這類問題，必須要從領導層人員思想上加強對檔案管理的重視程度，真正認識到檔案管理對單位發展的重要意義，在單位中設置獨立的檔案管理員崗位，加強資金投入力度，按照標準配置齊全檔案管理的硬件措施，同時組織制定完善單位的檔案管理制度，對檔案的歸檔、借閱等作出明確規定，并嚴格執行。

（二）培養專業的檔案管理人員

檔案管理是單位工作中的一個重要崗位，應當聘用由專業檔案管理經驗的人員從事該工作，每年將招聘檔案管理人員納入整體聘用指標，按照一定比例聘用檔案管理人員，充實到檔案管理崗位上去，同時對已經在崗的人員要持續抓好培訓工作，單位定期組織培訓，及時參加檔案部門組織的各項培訓，條件允許的情況下也可以組織參加檔案管理人員到高校等機構接受專業教育，及時了解檔案管理的最新方式方法，與先進的工作方法相接軌。同時明確對檔案管理人員的考核措施，將檔案管理考核納入到年度考核中，與年度評先樹優有機結合起來，提高檔案管理人員的責任心和積極性。

這樣做可以確保檔案管理的連續性，同時規范檔案的整理、歸檔、查閱等各個方面，進而提高檔案管理整體水平，能夠更加有效的為單位其他業務發展提供服務。

（三）細化檔案管理各項工作措施

加強檔案管理，細節措施一定做做到位，分類歸檔、裝訂、查閱等各個方面必須細致完善，確保檔案管理規范、有序，也確保從源頭上杜絕紕漏的出現。

1.歸檔。檔案歸檔首先要按照年度進行區分，然后按照檔案的重要程度將檔案分成永久、定期兩個類型。

永久型檔案顧名思義是需要單位永久保存的文件，主要包括單位的各項重要文件等。該類檔案需要單獨整理，永久存放，以備查閱。

定期型檔案是指單位的一般性業務文件，保存時限可以分為30年10年兩種。

存檔文件按照時限分開類別后，再按照規章制度、舉辦重大會議、活動的文件資料、單位機構演變、人事變動情況、重大問題的申請、批復、簽訂的合同等進行分類，同一類型的文件歸置到一起。

2.裝訂。待存檔的文件整理完畢后，需要將文件統一裝訂，并書寫檔案封皮、打印檔案目錄，檔案封皮書寫要用黑色碳素筆，避免存檔時間長久后褪色，檔案目錄的打印要細致規范，頁碼目錄與文件編碼一致，確保檔案查閱時方便快捷。

3.存檔。文件裝訂成檔案之后，要統一移交到檔案室管理。檔案室必須單獨配置，設置好消防安全設置，不得與其他物品混用，存檔時按照永久、定期的方案類型分別存放到不同的檔案柜中，檔案柜和檔案室的鑰匙由檔案管理員保存，其他人員不得私自進入檔案室。

4.查閱。需要查閱檔案的人員，需要取得單位領導的批準后，由檔案管理員陪同進入檔案室查閱檔案，檔案需要借閱的，要做好登記，注明借閱人、借閱檔案名稱、借閱時限等，節約時限到期未歸還的檔案管理員要將檔案追回。

三、結語

隨著單位業務迅速推進，檔案管理工作的重要性越來越突出，大家這都能夠逐步的認識到這一點，因此，在檔案管理工作中，更加需要我們對這項工作充滿熱情，始終以高度的責任感和飽滿的積極性來開展，同時在工作中，也要不斷解放思想、開拓思路，及時的走出去，多向有先進管理經驗的地區和人員學習，不斷健全檔案管理制度，充實自己的業務水平，使檔案管理為單位的業務發展提供保障。