大數據時代檔案工作面臨的機遇和挑戰研究

楊歡

摘 要：大數據時代的到來，給包括檔案館在內的各行各業帶來了根本性變革。在未來的大數據時代，檔案工作和檔案工作者都將面臨巨大的機遇和嚴峻的挑戰。如何與時俱進，提升自身管理水平，以符合當前形勢的需要是檔案管理工作者必須要重視的問題。本文分別分析了當前情況下檔案工作和檔案工作者面臨的挑戰與機遇，希望能對當前的檔案管理發展起到一定的促進作用。

關鍵詞：大數據;檔案;機遇;挑戰

引言

將全部數據采取全新的處理形式而發揮出更多的能力可以理解為是大數據技術，對數據分析而言有著重要的意義，是信息社會發掘潛在能量的先進手段，甚至還會變成人類發展的助推器。大數據檔案和已有的檔案信息化存在一定的差異性，相關部門對大數據檔案的管理也一定會改變以往的檔案管理形式，不管是檔案的收集、還是對檔案知識的挖掘等都會對革命帶來重要的改變，從而讓檔案工作變得更具有挑戰性，同時也能夠最大程度上促進檔案事業的不斷發展。

一、大數據時代檔案工作面臨的挑戰

（一）大數據時代檔案工作者面臨的挑戰

相關工作人員首先要面對的就是觀念的挑戰。檔案逐漸從相關部門走向人們群眾，政治性在慢慢的減弱，而讓社會性不斷的呈現出來。僅僅只停滯在以往的“最好本職工作”的傳統理念，不能符合當今社會發展的需要。而面對新時代發展形勢下，相關部門應當打破以往的觀念，將思想解放，不斷的創新，讓學習的腳步能夠追隨社會的發展，從而迎接新的挑戰。其次是對知識結構和技能的挑戰。隨著大數據的改革，讓相應的部門、團體等都隨之而改變。這樣也就對相關人員提出了更高的要求，不但要掌握扎實的理論知識，而且還要對相應的學科做好充分的掌握，更是要對人們對檔案的要求做好恰當的要求，從而能夠推動檔案的不斷發展。最后，是工作形式的挑戰。一方面大數據時代的不斷改變，讓檔案也發生了一些變化，并且大數據能夠對整體的活動做好一個完成的記錄。如何對檔案歸納做好劃分工作，讓檔案收集和管理能夠具有規范性等方面，是目前有關部門值得深思的問題;另一方面，檔案工作重點逐漸的朝著“價值分析”等方面發展，以往的檔案管理形式慢慢被打破，檔案部門會對信息數據、人員等方面做好重新的組合，從而建立全新的制度，這也是目前檔案組織值得思考的問題。

（二）大數據時代檔案工作發展面臨的挑戰

1.首先，大數據時代會隨之產生館際合作的挑戰

大數據不只是指其容量大，更看重的是時間維度或者是其他方面。隨著大數據時代的到來，讓檔案系統中不同的檔案館、室都需要結合在一起，從而能夠發揮出其作用。與此同時，因為檔案權限具有一定的特殊性，這樣就會讓檔案館之間存在諸多的問題。

2.其次，檔案工作規范性所面臨的挑戰

大數據時代的服務能夠朝著知識化的方向發展，服務的個性簡單的說是攫取個人信息，所以會對個人隱私帶來嚴重的威脅，進而發生民事糾紛等問題。由于檔案的創新服務一定會經歷從不適應到適應的過程。在這樣的發展過程中，怎樣和有關部門保持良好的溝通，建立完善流程，是對檔案發展所面臨的嚴峻挑戰;最后，宣傳工作面臨的挑戰。檔案工作所宣傳的內容不但包含檔案資源服務，而且還包含法律等;相關部門在宣傳時，應當面向相應的媒體，并且同時也要面向傳統媒體，從而讓能夠達到全媒體宣傳的效果;對于宣傳對象而言，要通過大眾傳播的形式逐漸向分分眾傳播的形式發展，從而將檔案的宣傳效率得以提升。然而，因為檔案具有一定的保密性，因此相關部門對檔案的宣傳工作還存在一些困難。

二、大數據時代給檔案工作帶來的機遇

（一）大數據時代給檔案信息管理帶來的機遇

1.一方面可以使保存和利用分離開來

保存和利用分離出來，可以減少重要的原始紙質材料的磨損，延長保存壽命;另一方面可以通過數據備份使得重要的檔案信息得以安全和永久保存。

2.大數據可以智能分析

大數據技術還可以利用當前的電子政務、新聞、活動的大數據環境，對“準檔案”進行智能分析，為其價值的“預鑒定”提供重要的參考，以最大可能完善歸檔范圍，保證未來檔案的完整有效。

（二）大數據時代給檔案管理系統可擴充性帶來的機遇

1.投資維護成本降低

計算機技術的檔案管理系統將能夠充分的滿足服務器的快速擴容及數據量的迅速增長，同時大大降低系統的投資及維護成本。

2.采集檔案庫

借助大數據技術可以將檔案管理人員在長期工作過程中形成的檔案庫存以外的知識進行采集和積累，作為檔案資源的補充知識，為檔案信息提供必要的歷史背景，使其更真實地反映歷史史實，為后人的研究提供更多的參考。

（三）大數據時代給檔案知識挖掘帶來的機遇

1.采集更全面、完整的信息

借助大數據的技術，可以得到更全面、完整的信息。大數據以全部樣本為分析對象，處理檔案信息源數據實現“樣本=全體”而非“抽取部分代表性樣本”，避開因依賴經驗、理論等思維方式人為鑒定收集局部檔案信息進行分析而導致的片面性和不完整。

2.補救因檔案不完整造成的信息缺失的問題

借助大數據的數據集市功能，可以補救因檔案不完整造成的信息缺失。大數據可以把從已有部分檔案資料獲取的信息作為一種數據資源，幫助我們在大數據的海洋中跟蹤相關設計和建設部門的類似項目檔案，通過計算相關數據的特征和規律進行知識挖掘，以補充庫存檔案的信息，來輔助解決缺失部分類似工程的檔案信息利用問題。

結束語

綜上所述，檔案管理工作目前正處在數字化和信息化管理的進程當中，大數據時代給檔案工作帶來無限的發展機遇，同時在適應大數據時代的組織和社會模式的轉變中，在新舊秩序交替的適應與不適應過程中，如何做好新形勢下檔案的收集整理、資源整合以及創新服務工作，充分發揮檔案蘊藏的社會價值，創造出更高的社會效益，也是大數據時代檔案工作的巨大挑戰。在時代的浪潮中抓住機遇迎接挑戰，必將迎來檔案事業的大發展。

參考文獻

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