事業單位檔案工作規范化管理的幾點思考

摘? 要：隨著社會現代化進程的不斷深入，事業單位改革逐漸深化，事業單位的檔案需求量不斷增長。規范開展檔案管理工作，有利于對單位已經發生的事實進行整理歸檔保存，作為重要的信息內容為將來工作的可追溯性提供依據。科學、嚴謹、規范地管理檔案，可以從側面展示一個單位發展與管理水平;提升基礎管理水平，推動業務規范管理，提高勞動效率。檔案管理工作是事業單位日常管理工作的重要組成部分，是有效提高單位管理的必要條件，是展示單位發展壯大歷程真實面貌的一項重要工作。檔案資料記載著一個單位發展歷程的成果，對研究單位的日常管理和科學發展提供了第一手資料，為事業單位管理和決策提供了可靠事實依據。檔案工作者應按照《中國人民共和國檔案法》及其相關的法律法規的要求，結合本單位工作實際，做好檔案規范化管理工作。以對規范化建設檔案管理工作進行研判分析，提出有效措施，大力推動事業單位檔案規范化管理建設的長遠發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化;策略;途徑;發展措施

一、現代社會進步和發展新形勢下檔案工作規范化的策略分析

（1）對檔案管理工作增加重視力度

檔案管理工作，首先要得到單位領導高度重視，努力提升對單位檔案管理工作的了解及認識，轉變對檔案管理工作的態度，加快促進檔案管理規范化進程。

（2）定期開展檔案普查

對一些儲存時間過長、無標題、標題不嚴謹、重份、組卷混亂、缺少卷內目錄以及無查考價值的檔案，要定期組織清查，刪除無保存價值的檔案案卷，有效提升信息化管理錄入、讀取的效率。

（3）及時完善檔案管理的規章制度

檔案管理工作規范化需要科學嚴謹的規章制度來保障，各級部門要充分重視檔案管理制度的完善工作，規章制度的科學性、嚴謹性是檔案管理工作規范化的前提和基礎。在檔案管理工作中，首先需制定職責明晰的管理制度：檔案借閱保密、檔案整理以及歸檔、檔案鑒定以及銷毀、檔案室管理辦法等有關規章，以保障檔案管理有章可循。

（4）先進的科學技術助力檔案管理工作規范化

在檔案管理工作中，應充分利用現代社會電子設備運行高效、儲存量大、檢索查詢快的功能，以實現快速存儲、檢索以及查閱的功能，有效減輕檔案工作者的工作強度，節省檔案案卷存儲物理空間，有效提升工作效率，有效規范檔案案卷整理及查閱。

（5）將檔案分類整理，有效利用檔案原基礎

對案卷基礎較好且具備全因目錄的檔案案卷，分類進行整理，在全因目錄上直接進行分類標引;對于形式較為特殊的檔案案卷，則通過微機程序將相關姓名、時間、地址等信息用案卷目錄錄入，然后獲得分類號，提高著錄速度，便于查詢。

（6）定期開展培訓，提升整體素質

檔案管理工作規范化，對檔案管理專業水平有較高要求。要定期組織檔案工作者進行專業培訓，不斷提升業務水平，通過培訓學習和工作實踐，在實踐中不斷自我總結完善，不斷提高檔案管理工作者的專業素質、綜合素質。同時檔案工作者應有憂患意識，不斷增加緊迫感、使命感，主動學習業務及管理知識，不斷適應新形勢下檔案工作規范化管理新要求。

二、事業單位檔案管理工作在新形勢下實現規范化的有效途徑探索

（1）轉變觀念，依法管理

社會上少數單位和部門對檔案管理工作不夠重視，主要原因是檔案管理缺乏法律規范手段，單位和部門對檔案管理工作的重要性認識不足。對于如何做好檔案管理工作來說，加大檔案管理工作宣傳的力度是基本前提，而相關機制和機構的健全則是檔案工作得以落實的組織保障。《中華人民共和國檔案法》的出臺，使檔案的管理工作有法可依，并為檔案規范管理工作奠定了基礎，促進了檔案的收集、整理以及歸檔工作的有效進行，促使檔案管理工作更具科學性、合理性以及規范性，更好地服務于單位。檔案管理工作是一項嚴肅的工作，首先在單位（部門）設立檔案管理部門（崗位），認真組織學習《中華人民共和國檔案法》，制定完善的、職責明晰的適合本單位的檔案借閱、保密、整理歸檔、檔案鑒定銷毀等管理制度，并對各自的職責加以明確，能夠讓檔案管理工作更加規范，能夠保證檔案管理工作的正常進行。通過組織學習、宣傳檔案管理的相關法律法規，使各級領導和廣大干部職工增強檔案管理意識，通過法律手段，監督檔案管理工作，這樣一來，不僅能夠使檔案工作實現規范管理，同時還能提高檔案管理工作效率。在檔案管理中，應堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案管理規章，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現檔案管理工作的科學化、規范化，最大限度地發揮其應有的社會作用。

（2）求實創新，與時俱進

隨著社會進步與單位發展，檔案管理工作同樣需要不斷發展進步，并進行創新。在信息化發展的大環境下，單位應轉變檔案管理思維，與時俱進，檔案管理設備也要得到升級改造。信息時代已經悄悄來臨，工作、生活、學習都與之相聯系，特別是計算機網絡的普及，讓我們的社會前進了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也接受著新的挑戰。各項軟硬件的優化，讓檔案管理變得更加多樣化，從過去的紙質檔案、影片檔案，到現在的數字檔案，是一個飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉變，以適應現代檔案管理的要求。作為檔案管理工作者應主動提升自己的檔案管理知識和技巧，要及時參加學習和再培訓，讓自己能夠掌握現代檔案管理方法，順應檔案管理發展形勢需要。在新時代，數字化檔案已經成為檔案管理必經的步驟，檔案工作者應使用現代化的管理方式，比如建立數字化的檔案管理系統，錄入檔案信息、電子化歸檔、數字化系統，確保查詢檔案更加便捷有序。數字化的數據庫的建立，能夠融合數字檔案和實物檔案，從而降低檔案損壞的幾率。將現代技術與檔案管理工作結合起來，達到高效、安全、精準的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環，這需要我們檔案管理工作者立足崗位，尋找檔案管理的特點，運用自身的檔案管理知識，與現代信息相結合，更好地為社會、單位服務，體現檔案規范化管理的優勢。

（3）科學規范，提高效能

單位應健全檔案管理的各項制度，推動其科學、規范的發展。在對檔案工作進行規范化管理的過程中，單位應擁有完善的單位文化，并在單位發展過程中體現先進的管理思想，讓單位在社會上擁有良好的信譽和形象，從而為單位持續發展帶來更大的發展機遇。檔案管理工作涉及的都是檔案案卷，檔案只有被利用了，才能夠體現它的真正價值和檔案管理工作的價值，而我們檔案管理工作者的價值就需要我們去做好檔案的管理和利用工作才能得以實質體現。單位應著力提升檔案工作者的專業素質，增強對管理人員的培訓工作。通過這種方法，能夠提高管理人員的專業水平，完善其操作技巧，從而適應社會檔案管理發展的需要。作為檔案管理工作者，我們要掌握科學的檔案管理手段，學會先進的檔案管理技術，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現出先進性和科學性。在平時的工作中要掌握重點，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常的重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。檔案工作者應具備創新精神，結合自身的實際工作情況，不斷創新完善，從而提高檔案管理的工作效率和質量水平。在檔案利用過程中，對于一些重要的珍貴檔案應該更加妥善保管，可以對其進行備份、復制、壓縮等等，但是原件不予以外借，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設上也應該注重安全性，避免外界條件對檔案造成不可修復的損害。

（4）學用相促，提升素質

人是促使檔案管理工作有效進行的關鍵因素，穩定檔案工作者以及增強檔案工作者的綜合素質能夠從根本上保證檔案工作規范化建設。由于檔案管理工作不僅具有較強的專業性、實踐性，如不具備豐富的實踐工作經驗的人是很難達到收集和管理檔案的規范要求的，所以除了要確保事業單位中檔案工作者的穩定性的同時，還要定期更新檔案工作者的知識結構，提升其綜合素質。主要需要做到以下兩點：第一，要加強檔案工作者的職業道德建設，樹立科學嚴謹的職業道德觀念，不斷增強服務意識;第二，要加強檔案工作者對信息技術的掌握，檔案工作者不僅要加強學習專業知識，以拓寬知識面、提高文字能力、增強綜合分析能力等，同時還需要加強學習檔案管理軟件知識以及計算機知識，掌握現代信息管理技術，使自己成為一名新時期合格檔案管理工作者。

三、促進檔案管理規范化發展的措施

通過前文的闡述，對檔案規范化管理存在的問題及有效途徑進行了剖析闡述。事業單位只有針對檔案管理工作存在的具體問題及時尋找到相關的解決對策，提高對檔案管理工作的認識，提升檔案工作者的素質，并將先進的現代化檔案管理體系構建起來，才能夠實現檔案管理工作的規范化和科學化。究其問題存在的實質原因還是因為相關的管理不到位，規范化建設不完善，并且沿用傳統的檔案管理措施，不能夠及時與社會發展的步伐接軌。因此首要任務就是創新管理方法，并提升檔案工作者的綜合素質。檔案管理要想向著規范化的方向發展，涉及的方面還有很多，同時每一個方面都比較復雜，再加之我國檔案管理領域對于規范化的研究還處于起步階段，因而不利于檔案管理工作的進步。所以，在今后的檔案管理領域中，要加強對其工作規范化的基礎性研究，并且要從檔案管理的多個角度，從工作規范化的多個方面進行研究，從而研究出更好、更有效的能夠促使檔案管理工作向著更加規范化方向發展的方法和措施。

新形勢下檔案管理工作規范化的研究對于我國檔案管理領域的發展有著不可忽視的重要作用，創新、高效、規范的檔案管理工作適應著現代社會發展的需求，為各個企事業單位、機關單位提供著重要的理論依據。并將豐富的檔案材料集中整理好，加速其合理性、先進性的建設。在這個信息化社會快速發展中，人們應該更加重視檔案的作用，開辟檔案管理工作的新局面，并實現檔案管理工作人員的自身真正價值，推進社會發展建設的步伐。

四、結束語

綜上所述，檔案管理是一個單位領導者管理和決策的主要依據，直接關乎事業單位的健康發展。在新形勢下，要想使檔案管理工作更加規范化，應時刻跟進時代變化，不斷推動檔案的信息化發展，充分利用現代化手段，提高檔案管理工作效率。加強事業單位檔案管理信息化建設，建立更加規范化、科學化、法制化的檔案管理工作，在降低人工勞動強度的同時，可以有效提升工作效率和質量。這就要求在檔案管理中，充分搶抓機遇，以防不利因素帶來負面的影響，還需充分發揮我國社會主義制度的優勢，使檔案管理工作能夠得到一定的創新，同時整合信息資源，豐富館藏，以求更好地滿足社會對檔案資源的多樣化需求。

參考文獻

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作者簡介：龍海霞（1975-），女，廣西南寧航道管理養護中心，工程師，主要從事檔案管理工作。