淺談城建工程檔案的管理

趙振國

【摘要】隨著我國經濟的快速發展，信息化進程不斷加快，城建工程檔案的管理工作必須打破原來傳統模式的桎梏，從各個方面不斷改進，以適應社會發展需求。

【關鍵詞】城建檔案;現狀;對策

隨著我國經濟建設的快速發展，城市建設也日新月異，而城建工程管理直接關系到城市的生產、生活和城市的形象，嚴格把控城建工程質量，是推動城市建設工程高質量、高效率進行和保障城市現代化建設的基礎。在城建過程中，城建工程檔案能準確反映工程建設活動和工程實際狀況，反映城市建設的真實面貌，是城市發展的歷史記載，是城市規劃、建設、管理、維修、恢復、擴建、改造的基本依據，因此城建檔案管理工作顯得尤為重要。

一、城建工程檔案管理現狀

（一）檔案管理意識淡薄，體制不健全。檔案相較于其他行業并不起眼，以至于很多人對檔案這個行業并不了解，城建工程發展過程中，人們只關注工程本身的發展，隨之產生的檔案卻無人過問，導致檔案管理和工程建設缺乏同步性，建設項目中所形成的檔案未能及時歸檔、整理，文件遺失、損壞的現象時有發生，工程檔案無法全面、真實地反映工程的建設過程。同時也沒有建立完善的檔案管理制度，檔案的收集整理工作和工程項目的發展脫軌。

（二）缺乏專業的檔案管理人才。檔案管理的前提是要有專業的人才，具有較強的專業知識，較高的專業素養。城建工程檔案整理起來繁瑣、枯燥，勞動強度大，重復勞動多，且收入也不高，所以人員流動頻繁，而且缺乏專業的檔案人員，很多工作人員都是身兼數職，缺乏相關的專業知識，以至于一項工程下來，檔案收集這塊出現很多地方銜接不上，交接制度不完善，容易出現人走檔案走，人走檔案丟的現象。

（三）技術手段落后。目前城建工程檔案的管理已經運用計算機等工具，但自身的管理模式還是停留在傳統的方式，并沒有實現真正意義上的信息化，管理仍然圍繞紙質檔案開展，在把紙質變成數字信息這塊基本為零，不適應信息化時代發展的需求。

二、加強城建工程檔案管理水平的對策

（一）強化檔案管理意識。為了有效提高檔案管理水平，必須強化檔案管理人員的檔案意識，從管理層到工作人員都必須提高對檔案重要性的認識，要求必須在工程項目初期就開始收集檔案，步步緊跟，且按國家相關規定規范整理，如有中間更換檔案管理人員的情況，必須做好交接工作，不能出現斷層。

（二）健全體制，完善各項規章制度。俗話說“無規矩不成方圓”，要轉變目前城建工程檔案管理的被動局面，首先要建立相關的領導責任機制，成立領導小組專門負責此項工作，明確崗位職責權限。其次要根據國家相關行業的法規制度，結合實際工作的相關情況建立健全各項規章制度，包括檔案接收制度、檔案整理制度等，同時針對工程項目各個環節制定相關制度，確保工程項目中各個環節產生的檔案資料的完整性和準確性。

（三）提高工作人員的業務素質。城建工程檔案做的好與壞，工作人員的業務能力是關鍵。首先，檔案工作人員要從思想上做出根本改變，要有良好的工作作風，要有愛崗敬業的工作態度。其次，對從事工程檔案管理的工作人員定期開展多種形式的業務培訓，組織檔案管理人員到檔案館、業務工作開展好的單位參觀學習，學習先進的專業技術，使他們在檔案工作飛速發展的今天業務知識不落伍，從而更好地做好本職工作。最后，建立留人機制和獎勵機制，提高工作人員的主動性和積極性。

（四）積極開展檔案信息化建設。隨著科技的發展，各行各業都將信息化手段運用于工作當中，檔案管理也可以打破傳統的紙質模式，通過城建檔案管理軟件的配備，對電子媒介進行保存，檔案信息化后更利于檔案的添加、保管和利用，從而使得工程檔案更加完善，才能進一步提高利用水平，更充分體現城建檔案的服務功能。

（五）強化城建檔案的監督管理。城建工程項目眾多，領導層要定時掌握和了解各項目的工程進度，加大監督力度，并與工程檔案管理員保持密切聯系，對工程進度中檔案資料的管理情況隨時了解，遇到問題及時解決。再一個檔案管理人員也可經常深入施工現場，及時了解工程的各個階段，主動把施工期間的工程檔案資料收集回來。只有這樣雙管齊下，才能切實掌握工程檔案的情況，才能把城建工程檔案工作做好，才能保證各個階段資料的齊全、完整。

三、結語

總之，城建工程檔案是工程質量的綜合反映和時間體現，城建檔案數量種類不斷增加，優越性也日漸突出，我們只有了解城建檔案的特點、作用，重視城建工程檔案，加強檔案的信息化管理，不斷完善我們城建檔案管理工作，從而進一步推動我國城市的快速發展。