創新型組織實施集成管理系統的創新研究

管孟忠 劉彥蕊

摘 要：在全球化發展趨勢下，組織創新的能力被認為是經濟增長、民生改善和社會發展的主要因素之一?？萍嫉陌l展推動了管理創新的步伐，大多數組織都有自己的管理系統標準。通過總結分析現代化管理系統標準發展趨勢，本文認為對于已經注冊了多個管理系統的組織來說，組合管理現有的管理系統可以減少重復工作量、提高效率、節省成本，進而提高自身競爭優勢，并提出了建立與實施組合管理系統的方式、方法與步驟。

關鍵詞：創新型組織;集成管理;標準;高階架構

中圖分類號：F406? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1671-0037（2019）4-1-9

DOI：10.19345/j.cxkj.1671-0037.2019.04.001

1 現代化管理標準系統的演變趨勢

1.1 國際質量管理系統標準發展趨勢

1.1.1 質量管理系統與風險管理的整合。風險管理的發展歷史悠久，但是國際上一直沒有一套通用的國際標準。其實，基于風險考慮的概念一直隱含在ISO 9001中。ISO9001：2015國際標準使基于風險的考量更加明確，并結合該指標對質量管理系統的建立、實施、維持和持續改善做出了具體要求。組織可以選擇開發比本國際標準范圍更廣的風險管理方法，如2018年2月ISO公布的ISO 31000：2018《風險管理—原則與指導綱要》。新版本在原來的基礎上，提供了一種管理任何類型風險的通用方法，并且不限定于特定行業或部門，而且可以在整個生命周期中使用，可應用于任何活動，包括各級決策[1]。它以近代各國對風險管理發展出來的標準及規范為基礎，提供了國際上正式的風險管理準則。配套的參考標準涵蓋ISO/IEC 31010《風險管理—風險評估技術 （Risk Management–Risk Assessment Techniques） 》及ISO Guide 73。ISO 31000：2018標準的主席Kevin說：“ISO 31000類似于ISO 9000和ISO 14000標準，是最高級別的標準，它將對ISO和IEC的所有其他標準起指導作用，并將取代全球所有國家的風險管理標準”。

ISO 31000標準的目的在于提供風險管理的原則及指導綱要，為各類型、不同規模的組織管理其組織整體或是個別項目之風險提供參考。風險管理計劃和框架的設計和實施需要考慮到被使用組織的特殊宗旨、上下文、結構、操作、過程、作用、項目、產品、服務或者財產和具體實踐的變化需要。ISO 31000：2018被運用協調現存和未來標準的風險管理過程。它提供一種共同的方法支援應付具體風險，并不期望組織所有部門或活動都運用單一種風險管理的方法，而是可以與其他的風險管理進行協調整合。

1.1.2 質量管理系統與系統工程的整合。系統工程的概念一直隱含在ISO 9001標準中，在產品實現的過程應用系統工程程序（或關鍵作業程序），將投入（資源或設備）轉換成產出（產品或服務）。系統工程管理實質上就是對工程系統的項目管理過程。

以IRIS《國際軌道行業標準》為例，IRIS中RAMS工作程序—RAMS生命周期有14階段，這是系統工程的V—模型及RAMS專業在軌道行業國際標準中的實現。RAMS生命周期的概念是確保產品實現過程中產品的可靠度、可用度、維護度及安全度。在IRIS的第3個階段就是風險分析。IRIS的第7章項目管理更說明了行業類別的ISO管理系統標準是一個整合了系統工程、項目管理和風險管理的質量管理系統。歐洲軌道工業協會（UNIFE）確認國際標準組織（ISO）技術委員會已于2017年5月正式發布ISO/TS 22163：2017標準。IRIS國際軌道交通行業標準正式升級轉換成為ISO系列ISO/TS國際標準。ISO/TS 22163：2017標準根據管理體系標準的高階結構重新進行章節內容的編排，涵蓋了IRIS Revision 02標準原有要求和ISO 9001：2015的所有要求，在此基礎上針對軌道交通行業的特殊要求加入了很多新的內容。

1.2 國際創新管理系統的標準化進程

一個組織的創新能力被認為是經濟充滿活力、增加福祉和社會發展的關鍵因素[2]。關于創新型組織的定義，彼得·杜拉克認為創新型組織的核心是把創新精神制度化。官建成、王軍霞認為創新型組織是指組織具有較強的創新意識及創新能力，能夠持續不斷地進行技術創新、文化創新、管理創新、組織創新和市場創新等一系列創新活動[3]。

創新管理系統會影響組織的創新績效。Moises Mir等人對標準化創新管理系統對企業創新能力、創新績效和企業績效的影響進行了分析。這項研究的重點是標準16602，是全球首批國家認證的SIMS之一。這是世界上第一個已經達到足夠接受程度的SIMS之一，可以進行實證研究。為了分析其對企業的影響，該研究使用關于主要維度的假設來開發和分析關系模型[4]。

西班牙標準協會（AENOR）從2001年起開始開發一系列關于創新管理體系的標準，為組織提供包括研發、創新項目管理、創新成果轉化、智慧財產權管理在內的全面創新管理體系標準，并依據UNE166002《研發創新管理體系要求》開展認證活動。

英國于2008年4月發布新版BS 7000—1：2008—創新管理指南，該指南專門針對創新和有競爭力的產品的設計和開發提供指導，以滿足客戶長期的需求和期望。該指南條文3.18定義了創新管理系統是一個正式的基礎設施，包括組織管理創新的目標、策略、過程、組織結構和價值[5]。

葡萄牙標準（NP4457：2007，R&D+I的管理系統要求）以及西班牙標準（UNE 166002-R&D +I：需求管理RD，2006）提出了一系列基于研究和開發的最佳實踐，包括在市場上推出產品及其后續行動。英國標準（7000—1：2008）提出了一種方法，該方法分為若干連續步驟，旨在確保組織的發展和傳播創新文化[6]。

隨后，歐盟成立技術委員會（CEN TC 389），著手制定CEN/TS16555標準以幫助組織管理創新活動。技術委員會的主要成員包括西班牙、法國、英國、愛爾蘭、德國等歐盟成員國。標準于2013年發布，共分為7個部分：創新管理體系、戰略情報管理、創新思維、智慧財產權管理、協同管理、創意管理和創新管理評估。

麥肯錫公司2016年的全球調查顯示，承認創新非常重要的企業領導者占比為84%，而94%的領導者對企業創新績效并不滿意[7]。目前，諸如“ISO 9001質量管理體系標準”等概念已經被各行各業廣泛接受，借助此類標準可切實幫助企業提高產品質量也已成為業界普遍共識。創新過程雖然與“產品質量”或“能源消耗”等相對可控的變量相比差別較大，但是對創新過程實施標準化管理無疑是提高企業核心競爭力的有益嘗試[8]，特別是科技企業更需要標準化創新過程。

西班牙2006年率先推出創新管理系統框架標準之后，部分歐洲與美洲國家相繼推出了各自關于創新管理的標準。世界標準化組織（ISO）也計劃在2019年發布企業創新管理的指導型國際標準，目前已發布和計劃發布的創新管理標準如表1所示。與此同時，國際標準組織（ISO）成立的TC279工作組正在研究起草創新管理標準，包括中國、英國、法國、德國、愛爾蘭、西班牙和瑞典等在內的43個國家參與標準制定[9]。

1.3 質量管理系統與創新管理系統的整合

比較分析ISO9001：2015、ISO Dis 50501、ISO/CEN TS16555—1：2013的條文（如表2所示），可以看出，ISO9001：2015、ISO Dis 50501與ISO/CEN TS16555—1：2013都是使用了ISO的一個高階架構（high-level structure）—“Annex SL”。同時，在ISO/CEN TS16555—1：2013條文4的“創新領導”中特別強調高層管理者要發展創新愿景與策略，才能做更好的事。在ISO9001：2015第8條“作業”過程中融入了ISO/CEN TS16555—1：2013第8條創新過程，并使用ISO10006：2017項目質量管理過程來確保創新項目的質量。

國外學者對于企業最佳實務的研究表明，標準化創新管理系統的導入可以使企業具備快速識別新興技術或科技的能力，并有效改善企業內部創新技術、新產品與新服務的產生過程，最終持續提升企業競爭力[10]。隨著各國創新驅動發展策略的深入研究與實施，企業創新活動應該納入專門的管理范疇已成為基本共識?；趪H標準的高階架構及管理系統整合化的趨勢，創新管理系統將會與質量管理系統、項目管理系統、環境管理系統、能源管理體系等構成統一的整合化管理系統，提升創新型組織標準化管理成熟度。

總結以國際質量管理標準系統和創新管理標準系統為主線的國際管理標準系統發展趨勢，可以發現，ISO國際標準系列之間不是孤立存在的，而是有一定的關聯和共同概念。如質量管理原則、項目與風險管理、PDCA過程導向及持續改善原則。對比國際標準系列中的其他管理標準如《ISO10006：2017項目質量管理指南》《ISO21500：2012—項目管理指南》《ISO9004：2018管理一個組織的持續成功—一種質量管理方法》等標準也都在過程導向、風險考量、PDCA模式上有相應的體現與指導。由此可見，未來ISO國際標準發展趨勢將會基于PDCA過程導向將風險管理、系統工程和項目管理過程整合在組織管理系統國際標準中，呈現出以下趨勢：①管理系統互為整合。管理系統都有一個共同結構—Annex SL 高階結構，例如，文件化管理、管理審查、內部審核等都可以結合在一起。②風險與機會導向。管理系統都是依據前提分析（如 SWOT 分析），找出機會和風險進而規劃與發展，所以各企業的管理系統不同。③充分結合營運策略。例如，維持研發創新預算不增加又要給創新足夠的經費支持，若經費不足也要用樸素式創新、精實敏捷創新。④全生命周期與全供應鏈導向。管理系統的建構要考量整個供應鏈以及對全生命周期、全員參與和全方位的考量。⑤管理系統的績效提升與持續改善。不只是符合管理系統，而是實現管理系統能力和效益均不斷地提升。例如，透過 ISO9004 的指導，持續改善管理系統。

2 集成式管理標準系統

2.1 ISO 標準的高階架構

多年來，ISO國際標準組織針對質量管理、環境、信息安全、項目管理及永續經營等多項主題，制定了許多管理系統標準或指南。盡管這些標準或指南具有共同的特色，但各項ISO管理系統標準或指南之間仍有著不同的規范結構。這個情形反而使得實施主體在執行這些標準時，產生一些疑慮及障礙。為解決這個問題，基于現代各個管理系統之間存在的共同點與發展趨勢，2013年ISO制定了 “ISO Directives 2013”。該指導文件的附件“Annex SL” 提供了一個通用于各個管理系統的規范框架，也是未來管理系統標準所有新增和修訂的基礎藍圖。“Annex SL”其實是一個管理體系標準的標準結構和格式模板，即“標準的標準”，按照要求，將來所有的ISO管理體系標準，如我們熟知的ISO 9001、ISO 14001、ISO 27001等，在今后修改時都要按照“Annex SL”的要求重寫。

ISO“Annex SL”主要包含兩方面的內容：標準化的管理體系標準通用術語和標準化的管理體系標準通用結構。通用術語包括組織、利益相關者、政策、管理體系、目標和風險等。“風險”一詞在歷史上第一次進入通用術語。由于這些通用術語是在所有管理體系標準中都要使用的，這標志著在所有管理體系標準中對風險的強調和重視?！癆nnex SL”提出的管理體系標準的通用結構是一個高層次的結構，稱之為HLS（high level structure）。具體而言，根據《附件SL》可知，一個管理體系標準除了引言以外，應該包括10章，即：范疇、引用標準、專有名詞與定義、組織的背景環境、領導、計劃、支持、作業/運作、績效評價、改進，如圖1所示。

此外，為滿足不同行業的特殊需求，這個通用規范框架也可以依據不同需求加入其他規范要求。“Annex SL” 為所有日后新發布或修訂的ISO管理系統標準帶來一致性的新高階結構HLS （High Level Structure）。ISO國際標準組織每五年會對現有的標準進行審查，以確保標準能滿足不斷的變化。ISO希望，此種架構至少可以延續25年不變，組織不僅需要理解ISO的條文，更應思考系統的架構，這樣更易進入系統的核心。

在還未有一個全球性的標準框架誕生前，組織必須尋找同時使用多個管理系統的方法，這常常導致資源分配緊繃、業務需求相互沖突以及內外部溝通不良的問題。ISO新高階結構HLS將是所有新推出或修訂的國際標準管理體系的通用架構，以確保各個管理系統結構的一致性和兼容性。它提供了共通的標準結構、文字、術語及定義，使得所有新增和修訂的管理系統標準能夠在不需要投入更多額外的時間和金錢情況下，即能順利整合。有了“Annex SL”架構，管理系統使用者可期待較少矛盾、重復、混亂和不同的管理系統標準的結構所導致的誤解。

大多數管理體系標準包括ISO 9001：2015、ISO 14001：2015、ISO15001：2014、AS9100：2016（航空航天）、TL 9000 Rev. 6（電信）和IATF 16949：2016（由國際汽車工作組開發，取代ISO/TS16949）都采用了“Annex SL”框架。這種標準化和一致的框架使得組織能夠通過使用標準化模板有效地整合其單獨的管理系統，降低官僚程度和所需資源量。

2.2 集成管理系統概念

根據 ISO 組織的定義， 管理系統（Management System， MS）描述了組織為了實現其目標需要遵循的一套程序。集成管理系統（Integrated Management System， IMS，又被稱為“綜合管理體系”“一體化管理體系”等）就是指兩個或三個管理體系或質量管理系統并存，依據組織實際需求將公共要素整合在一起的模式。它是一個單一系統，將組織的全部或部分系統和流程整合到一個完整的框架中，使組織能夠作為具有統一目標的單一單元工作，旨在保證管理組織營運中的各個方面符合多種管理標準。

IMS 可以整合任何管理標準或準則，如ISO 9001、ISO 14001、OHSAS 18001、 ISO21500和ISO56000等。實際上，只要是符合 ISO “Annex SL”的高階架構的國際標準都可以進行組合。所以， IMS 通常具體是指組織將 ISO9000 標準、ISO14000 標準、OHSAS18000 標準三位合一，還可以涵蓋環境管理系統（Environmental Management System， EMS）、安全管理系統（Safety Management System， SMS）、SA8000 企業社會責任管理體系、組織健康和安全（ISO 45001）、能源管理系統（ISO 50001）、信息安全管理系統（ISO 27001）等。食品行業甚至可以涵蓋食品安全管理體系（Food Safety Management System， FSMS），如ISO22000等，見圖2。

2.3 集成管理系統創新的益處

2.3.1 提升創新項目及創新管理系統績效?！癆nnex SL” 高階架構使組織能夠更簡單地整合多個管理系統，獲取更大的商業利益及創新項目價值。它能整合質量管理、項目管理、創新管理和環境管理等所有業務流程，即管理流程、主要流程和支援流程，使其配合組織營運策略、創新策略及創新項目目標，持續改進組織內各項管理制度，特別是創新管理制度和項目管理制度的建置，進而提升組織創新管理能力成熟度。

2.3.2 樹立一套全面性的組織創新管理方針。集成多個管理系統標準能為組織的創新管理帶來更全面的做法，用以提高創新項目績效和生產效率、協調不同工作領域間復雜創新項目組合問題，并為組織創新管理提供一個更完整的參考標準。從創新管理角度切入，能夠使多個管理系統融合運作得更好，并驅動組織內創新的真正價值的實現。

2.3.3 使質量管理及創新管理同時成為創新型組織重心。集成修訂后的國際標準能確保質量管理、創新管理、項目管理及環境管理等管理系統與組織的業務策略完全吻合，與組織創新策略和創新項目目標完全一致。作為業務管理、創新管理和項目管理的工具，這個集成式質量與創新管理系統將持續納入良性的創新績效評估與持續改善流程，并同時彰顯創新質量和創新管理環境對一個組織的重要性。

2.3.4 減少創新文件制作和重復工作。基于精益的原則，集成質量管理系統（ISO 9001）、創新管理系統（ISO 56001）和項目管理系統（ISO 21500）等管理系統后，組織能以同一套組織創新政策和作業程序滿足所有的國際標準規范要求，在組合的過程中將會顯示出組織中職責交疊或不必要的重復工作，進而能夠減少重復作業、輕量化文件。

2.3.5 節省高階管理的時間和資源。組織內的各個管理系統及創新管理系統組合后，內部和外部稽核過程亦會更有效率，進而減少中斷、免除重復稽核的情況并節省時間、金錢和其他資源，也讓組織的管理審查更有效率。

3 建立與實施集成管理標準系統

3.1 建立集成管理標準系統的方法

一般有3種IMS的實施方法可供組織選擇，如圖3所示。

（a）條文的整合——將新的管理系統國際標準條文增加到既有的管理系統中。

（b）系統的整合——根據組織背景與需求，合并兩個或多個現有并行的管理系統。

（c）系統的創建——基于流程再造的方式，重整作業系統成一個統一的IMS系統。

其中，最簡單的方式就是條文的整合。第二種方式是流程的整合。例如，將項目管理流程嵌入產品實現的流程（系統工程流程）中，或將產品實現流程嵌入項目管理流程中，要依行業屬性而定。第三種是重新建立新的組合式管理系統標準。

3.2 建立組合管理標準系統的10個步驟

3.2.1 意識和培訓。增強組織范圍內的各種管理系統及其所遵循標準的意識。為高層管理人員、中層管理人員和初級管理人員舉辦單獨的培訓活動。在整個組織內創建一個激勵環境，以實施涵蓋所有或部分ISO標準的綜合管理系統。

3.2.2 政策和目標。制定組合的質量、環境、健康安全和信息安全政策等，并考慮公司的愿景、使命、目標和戰略方向，為組織制定相關的目標。

3.2.3 內部差距分析。了解組織的背景。確定既有的管理系統符合IMS 中所考慮標準要求的程度，了解整個組織的所有操作，并為所有活動制定流程圖，將現有操作與將要組合的標準要求進行比較，并找出差距。

3.2.4 文件和流程設計。根據相關標準的要求記錄整個過程，建立IMS程序書。編寫并實施手冊、功能程序、工作指令、系統程序和相關表單。

3.2.5 文件和流程實施。在整個組織中實施第四步中開發的流程和相關文件與記錄，應確保涵蓋所有部門和活動。根據適用的 ISO 標準要求舉辦過程/文件實施研討會。

3.2.6 內部稽核。為組織建立健全內部稽核系統至關重要。培訓內部稽核員，了解如何對涵蓋所有部門和營運的組織進行內部稽核。經過培訓的內部稽核員為每一個已經被稽核過的部門的改進發布矯正措施，以彌補現有流程與標準要求之間的差距。這將確保IMS的有效性，而不僅僅是合規性。

3.2.7 組織管理系統審查會。審查內容如下：政策，包括組織的戰略方向;目標，目標的設定和目標的達成程度;內部稽核的結果;過程績效的結果;投訴、反饋和法律合規的結果;風險評估和事故的結果。并在審查會議后制定行動計劃，以矯正任何不符合標準的行為。

3.2.8 對管理系統進行徹底的差距分析。在最終認證稽核之前，應進行正式的預認證差距分析，以評估 IMS 的有效性和合規性。應進行最終認證稽核的密切展示，以確保嚴格遵守IMS中的標準。

3.2.9 矯正措施。組織準備好進行最終認證審核。在最后一步進行的差距分析的基礎上進行稽核，并為發現的不合格項目分配矯正行動項目。確保矯正措施已完成，組織將進行最終認證稽核。

3.2.10 最終認證稽核。外部稽核員將稽核 IMS。如果未發現不符合項目，稽核員將建議組織應注冊其已整合到 IMS 中的標準。建議組織注冊 ISO 9001/ISO 14001 / OHSAS 18001等組合的組合管理系統。

3.3 實施集成管理系統甘特圖

整合不同的國際標準需要跨部門、跨領域的合作，應該用項目管理方法來實施組合管理系統（IMS）的建置。

舉例實施ISO9001 和 CEN/TS16555 整合， IMS 實施計劃的活動包括：組織 IMS 團隊（Form IMS Team）、環境審查、職業健康與安全風險評估（OH&S Risk assessment）、設定目標、定義改善計劃、實施改善計劃、定義操作控制、定義行政控制、撰寫操作手冊、員工訓練、操作新系統、內部稽核、證明法律合規、績效審查、管理審查、外部評估、慶功。整個IMS實施計劃的日程可以設定在18個月，如圖4所示。

4 結語

未來ISO國際質量標準發展趨勢將會基于PDCA過程導向，基于項目、系統工程、創新管理、風險管理等多種管理標準在內的集成管理發展模式。

集成管理系統（IMS）組合了創新型組織所注冊的多個管理系統標準，可以節約企業管理成本、提高管理效率，并幫助他們透過不斷變化的環境維護他們的營運模式。

建立集成管理系統的10個步驟可以為組織在組合其既有的管理系統時提供參考。組織也可以尋求專業機構輔導其組合一個符合其組織背景的 IMS。

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