大數據時代檔案管理工作提升探討

吳靜 陳艷芹 秦占霞

【摘要】大數據時代檔案管理面臨新挑戰。本文分析了目前檔案管理的提升思路，提出大數據時代檔案管理需要一體化的平臺和架構，數據共享與數據挖掘，旨在提升檔案管理水平。

【關鍵詞】大數據時代;檔案管理;探討

隨著互聯網信息通信技術的日漸普遍和成熟，人類對于海量數據的處理能力和方法有了長足的進步，大數據時代也已隨之而來。在信息化時代，傳統的檔案管理有了新的記錄和保存模式，檔案管理信息化本身已取得了較好的成效，大數據時代給傳統檔案管理工作帶來了更大的機遇和挑戰，大數據時代的新概念、新工具和新平臺給檔案管理工作帶來了新的思路，抓住大數據發展的歷史機遇，將給檔案管理工作帶來新的突破和提升。

一、大數據背景下檔案信息化建設面臨的挑戰

大數據時代的工具和技術，必然為檔案的管理和利用帶來新的、符合時代需求的變化。大數據本身集海量信息、多維度特征、多數據格式等特點于一身，為傳統檔案管理工作提供了新的方式和挑戰。

（一）檔案數據提取和整理過程難度加大。傳統的檔案記錄和記載都是人們編著，有特定的記錄方式和檢索方式。然而，近年來互聯網以及電子信息技術的發展迅速，為檔案資料的管理提供了便捷方便的途徑。和過去相比，大數據時代的信息數據量大和數據格式多樣的特點，使得大數據時代存在信息泛濫和數據“噪聲”的缺點，導致檔案數據提取和整理都有一定的困難。這種困難成因在于雖然進行大數據記載，但是數據量過大以至于信息檢索時很多關鍵信息遭到埋沒，數據價值的甄別難度加大。因此，當前檔案管理工作面臨的一個重要問題就是如何在海量的資料數據中快速準確找到有價值的數據信息。

（二）檔案管理工作中數據挖掘和利用的挑戰。伴隨著數字時代的發展，對檔案數據信息的需求和重視程度也在提高，原始資料和數據的簡單利用已經不能直接滿足當今時代個性化、多樣化的需求，我們在工作中往往需要對檔案信息做一定層次下的知識發現和數據挖掘，從而滿足更深層次的數據內涵和知識的需求。大數據時代，各種資料數據都在海量增加，加大了提取有效信息并作數據分析和挖掘的困難。那么如何在海量檔案數據中發現深層次的關聯信息，如何進行多維結構數據信息的二次開發，都是大數據時代發展中檔案管理需要考慮的問題。我們亟須運用計算機信息技術在海量檔案數據中進行挖掘，以得到有用的信息和知識，建立有價值的數字檔案挖掘體系。

二、大數據時代檔案管理工作的提升思路

大數據時代檔案管理工作要有明確的思路，要充分適應大數據的特點和發展方向，要充分利用現有的新技術、新平臺，快速建立一套針對大數據時代的檔案管理工作體系和平臺。

（一）大數據時代，檔案管理要有完善的制度。傳統的檔案管理模式越來越無法與大數據時代的檔案工作要求相適應，在這種情況下，為了全面提高檔案管理工作的水平，則需要結合自己的實際情況來進一步完善檔案管理制度，使其與大數據的發展方向保持一致，大力促進完善檔案信息化、數據化管理機制，建立健全檔案信息化、數字化的管理制度，從而為檔案管理工作提供制度的保障;設立高標準嚴要求的檔案管理部門和檔案管理人員，要定期檢查檔案管理的數字化和信息化建設。此外，明確檔案管理工作的職責，加強檔案管理工作人員的管理和培訓，普及大數據時代的新概念、新工具和新平臺，真正把檔案管理工作落到實處，真正讓檔案管理人員認清大數據的價值和特點，全面提高檔案管理工作的水平。

（二）大數據時代，檔案管理需要一體化的平臺和架構。早期的檔案信息建設并不能真正做到信息的一體化建設，各部門進行獨立的建設，沒有統一的標準。這種業務系統模式下，各系統都是孤立的，不能進行有效的聯系，造成了信息設備的浪費和建設成本的增加。針對大數據時代的要求，要建立檔案管理制度的一體化、檔案管理平臺的一體化、檔案數據分析的一體化和用戶管理的一體化。數據管理、用戶管理、系統平臺管理做到三位一體，進行硬件資源的有效整合，防止重復建設，因為大數據時代數據的管理和維護成本巨大，重復建設將會對軟硬件資源造成巨大的浪費，同時會加重管理人員的操作和維護成本，得不償失。

（三）大數據時代，檔案管理需要促進數據共享與數據挖掘。以前，部分事業單位的檔案管理工作由于擔心檔案安全、社會責任等問題，不愿意作數據的共享與互通。數據的價值無法被充分利用，各個地方的數據信息都成為信息孤島。然而，立足于大數據時代數據的價值體現而言，海量數據下，數據和檔案只有做到互通共享，數據與數據之間才能發揮最大化的聯動效應。檔案管理工作歸根結底是數據信息的管理工作，因此各個檔案管理體系都應該加強合作，建設開放共享的檔案管理平臺，將有價值的檔案信息數據統一公布在（下轉第174頁）

（上接第109頁）一個網絡公共平臺上，借助網絡技術的力量，使檔案資源在更大范圍內得到擴散和共享。同時，還要結合具體情況，從整合、優化各種公共資源入手，在保證國家機密、知識產權的基礎上，對各種數字信息資源進行整合和開放，以此滿足檔案管理人員、檔案使用人員事業單位檔案的需要。在當前大數據背景下，檔案利用工作要進行不斷創新，進一步拓展檔案利用的功能。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理工作主要是為需求者提供查閱服務，檔案利用十分被動，并沒有充分發揮出檔案的價值。在當前大數據時代，檔案系統中存在的海量的文獻和數據，是一筆寶貴的知識財富，這就要求檔案管理部門要針對自身的實際情況來構建數據模型，并對各種數據進行分類和挖掘，進行相關性分析，進一步挖掘檔案之間的聯系性，深入開發檔案的潛在價值，并充分利用各種信息平臺，有效體現出檔案管理工作的重要價值。

三、總結

基于大數據時代的檔案管理模式要不斷進行創新，結合自身特點和需求，適應大數據時代的發展方向，利用大數據時代的平臺和工具，對檔案管理工作做深度的變革，從而進一步提升檔案管理工作的效率和價值。

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