辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

王莉莉

【摘要】如今醫院已經處于辦公自動化時代，在這種情況下，辦公自動化對于醫院的檔案管理有著很大益處。在今后醫院的整體管理方面，能夠起到至關重要的作用，提高管理水準。那么在此環境下，如何才能提升醫院檔案管理水平，也是值得探究的問題。

【關鍵詞】辦公自動化環境;檔案管理;完善改進

醫院檔案，顧名思義，是能夠記錄一所醫院的發展歷程，以及在發展過程當中尤為重要的事件以及一些較為重要的醫療研究成果等等。這些內容在一定程度上可以對今后的醫療工作產生極大的影響。因為有許多內容可以從中參考，而且這些內容對于醫院今后整體的發展起到關鍵性作用。而現在處在一個辦公自動化的環境下，醫院該如何對檔案進行管理就變成了一個值得探討的話題。

一、辦公自動化環境下對于醫院檔案管理的影響

首先，最明顯的一個特點是提高工作的時效。醫院檔案自然是要進行分類整理的，比如像病歷、財務、文書、人事等等許多方面。如果能夠將辦公自動化應用到這當中來，對于醫院檔案管理人員是非常有益的。這已經突破了傳統的檔案管理工作，能夠使檔案管理工作變得更為簡單、科學，利用起來也會變得方便快捷。其次，這在一定程度上對于檔案管理人員來說是挑戰。因為在辦公自動化環境下，要求已經不再是傳統模式下的管理辦法，更多的是一些技術性的辦法。這就要求相關的管理人員能夠掌握新的技術。因為這樣才能夠對醫院的檔案管理工作起到作用。自然，還有一點值得注意，即檔案管理的建立標準。辦公自動化是有標準作為根本的。標準，是自動化進行的一個關鍵。有了統一的標準，才能夠逐漸滿足辦公自動化的需求。另外，醫院檔案存儲的方式，也逐漸趨向了多樣化。檔案存儲已經不僅僅如傳統方式那樣，知識單一的紙質存儲模式。隨著醫療技術的發展，一些圖像、影音等等也能夠完好地保存下來，作為日后參考的資料。而且，這些新出現的方式不僅僅減少了存儲空間，也方便快捷，便于取用。最后，辦公自動化能夠滿足在一定范圍內的信息傳遞。之所以這樣說，是因為在傳統的檔案管理當中，這個工作也是分部門的，也就是說，檔案存儲較為分散。當辦公自動化開始應用后，計算機在其中的功勞是很大的。能夠高效查詢并獲取自己需要的醫學資料，打破了原有了空間限制。資源的共享對于醫療事業的發展可以說有很大的推動作用。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理面臨的風險

值得肯定的是，現在的辦公自動化環境對于醫院的檔案管理工作有很多益處。但同時也存在一定的問題。首先是存儲文檔的保密工作。隨著網絡技術的不斷發展和普及，保密性確實是一個值得擔憂的話題。電子文件是很容易被修改的文件。并沒有一些特殊的、易于分辨的特征。而且在醫院的檔案當中也有許多病人的資料，這些資料很容易涉及病人的隱私問題，醫院的資料一旦進行過不正當的修改，那么對于今后的醫療研究將存在很大的隱患。所以這是一個尤為關鍵的問題。其次的問題是，關于檔案管理人員的技術能力問題。畢竟這種在辦公自動化環境下的管理模式與曾經的傳統管理模式是存在很大區別的。之前的管理模式，不需要具備太高的學歷，但是在現在這個環境下，就顯得難以適應這種新模式。檔案管理人員在具備了相關的管理基本原則，并具有計算機技術和一些其他能力后，才能夠勝任這份工作，能提高醫院檔案管理水平。最后，是關于辦公自動化系統。它本身也存在一定的問題。現在它的水平還比較低、軟件的投入也還不夠等等一系列問題。因為有一些開發隊伍經驗有一定的欠缺，很容易造成軟件的質量不高、實用功能太少等問題，這樣對于醫院的檔案管理來說不是好事，反而會造成許多不必要的麻煩，干擾正常的運行模式。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理問題解決辦法

首先必要管理的問題是網絡安全的建設。網絡系統對于辦公自動化的重要性已不必多說。想要對醫院的文檔進行保密存儲，就要確保網絡安全。可以通過一些防火墻、數據加密等工作來保護文檔。這對于醫患雙方的利益都至關重要。其次，要適時建立檔案管理人才的培養機制。隨著醫療事業的不斷發展，有越來越多的科研成果需要掌握。醫院的檔案會越來越多，形式上也會有很大改變。這意味著對于醫院的管理人員來說，是一個巨大的挑戰。而且，也要科學合理地制定檔案的管理標準。無論是檔案管理的哪一步驟，都要確保它的科學可行性，能夠符合醫院的實際情況，這樣才能夠進行更為規范的管理。最后，醫院的檔案利用率低。醫院可以組織相關的活動，將醫院的檔案進行充分利用，為醫療的研究助力。

四、結束語

總而言之，在這種新模式下進行管理的確能夠為醫院、患者帶來方便。但也不得不說，該新模式的應用過程當中也存在很大的問題。所以它的推進是一個循序漸進的過程，需要建立相關的標準、確保網絡的安全性以及資金投入、人員培訓等等。希望在辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作，能夠將醫院的資料進行合理利用。在提高管理水準的同時，促進醫療事業健康發展。

【參考文獻】

[1]王坤.基于辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國衛生產業，2016，13（24）：148-149.

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