檔案信息管理系統在檔案管理中的應用

李冰馨一

【摘要】隨著近年來我國科學技術的快速發展，基于計算機技術形成的檔案信息管理系統在檔案管理中得到了廣泛應用。在信息技術的推動下，檔案管理向網絡化、集成化方向發展，檔案信息管理系統的廣泛應用也給檔案管理帶來了新的機遇與挑戰。

【關鍵詞】檔案信息管理系統;檔案管理;應用

隨著近年來我國社會的快速發展，人們越來越重視檔案信息資源的使用，檔案信息資源在社會管理中的價值也越來越高。檔案信息管理系統的廣泛應用更新了檔案管理模式，使得人們能夠更加快速準確地查閱各類檔案信息，檔案管理工作效率也越來越高，給人們高效利用檔案資源提供了便利。

一、檔案信息管理系統在檔案管理中應用的意義

檔案信息是對社會發展的有效記錄，是人類社會發展的寶貴記憶遺產，是重要的信息資源，在整個社會管理系統中具有獨特的作用與價值。隨著信息技術的快速發展，檔案信息管理系統被廣泛應用到檔案管理中，檔案管理信息化建設成為檔案事業發展的新趨勢。在檔案管理中應用檔案信息管理系統具有巨大的功能優勢，是傳統檔案管理方式無法相比的。檔案信息管理系統具有檢索速度快、可靠性強、查詢方便、保密性好、信息保存時間長等優勢，在很大程度上提高了現代檔案管理水平，使檔案管理由傳統的人工模式向科學化、專業化方向邁進。但從目前檔案管理現狀來看，我國檔案管理正處在數字化與人工化并行交替階段，檔案信息管理系統的功能優勢沒有全面發揮出來。自從檔案信息管理系統作為一種新的技術手段應用到檔案管理中，使傳統的檔案管理方式向信息化、智能化方向邁進，檔案管理效能大幅度提升。

二、檔案信息管理系統在檔案管理中的應用方式

（一）自動編目。自上世紀90年代以來，隨著計算機的普及，檔案信息管理系統被廣泛應用到檔案編目領域，這是目前檔案信息管理系統使用最廣泛的一種方式。自動編目方式的形成改變了傳統的人工檢索方式，極大提高了檔案信息資源的利用效率，在推動檔案信息全面利用的基礎上，使檔案信息管理系統能準確地為社會各領域用戶提供服務。

（二）檔案自動檢索服務。檔案信息管理系統被應用到檔案管理中的另一個主要方式是檔案自動檢索服務，但自動檢索服務比自動編目更為先進，檔案管理者可隨時利用檔案管理系統查詢檔案信息，也可以通過接入檔案管理網絡精確搜索檔案信息。從檔案使用范圍的大小，可以將檔案這種檢索服務劃分為通報式、追溯式兩種;從檔案信息管理系統的使用方式來看，這種檢索服務可以分為問答式檢索服務和批處理式檢索服務，使檔案檢索效率大幅度提升。

（三）檔案信息自動管理。根據檔案資源的類型以及使用方式的不同，不同用戶使用檔案信息資源具有不同的目的，當涉及檔案信息利用者的情況、使用方式的時候，根據檔案管理手續以及檔案的密級權限，檔案的使用方式被稱為利用登記，檔案信息管理系統的應用可實現計算機系統對檔案使用進行自動管理，檔案信息管理者可隨時借助系統查詢檔案的使用情況，對檔案資源的損耗情況也可以詳細排查，能有效把握檔案的使用動態，使檔案資源利用效率提升。

（四）在檔案編制中實現信息自動管理。在檔案編制中，檔案管理者可以利用檔案信息管理系統輔助完成檔案編制工作，可以針對檔案主題進行篩選，根據不同的主題對檔案資源進行集成，使不同種類的檔案資源按照專題聚類到一起，使檔案資源的價值最大程度發揮出來。

三、加強檔案信息管理系統應用的保障措施

在檔案信息管理系統全面應用到檔案管理中后，檔案管理者的工作壓力以及工作負擔有效減輕，為了提高檔案使用效率，使檔案信息管理系統的效能最大程度發揮出來，要加強檔案信息管理系統的應用保障，使檔案信息管理系統處在最佳工作狀態，滿足人們高效使用檔案信息資源的需求。

（一）加強檔案信息管理系統的內部管理。檔案信息管理系統的全面應用，使珍貴的檔案資源暴露在開放的網絡環境中，這將會給檔案信息資源的安全帶來隱患。事實上，網絡中的惡意攻擊無處不在，為了有效應對網絡的惡意攻擊，檔案管理專家要加強檔案信息管理系統的內部管理，要針對檔案信息管理系統定期維護、定期查詢漏洞，針對發現的漏洞要及時修復，要利用加密技術對重要的檔案信息資源進行高度加密，在保障檔案信息資源高效使用的同時，提高檔案信息資源的安全性，使檔案信息管理系統穩定運行。

（二）加強檔案信息資源的安全管理。對于檔案信息管理系統的使用來說，最重要的部分在于數據庫存儲的重要檔案資源，防止檔案資源流失與信息泄密應是檔案管理者高度重視的問題。這也需要技術人員加強檔案信息管理系統的安全防護，有效避免病毒侵襲。通常情況下，網絡病毒的傳播是依靠信息網絡進行的，當檔案信息管理系統感染網絡病毒后，是無法通過物理手段化解的。為了保障重要檔案信息資源的安全，在每部計算機中要設置防火墻，要使檔案信息資源數據庫與檔案信息管理系統獨立分開，當用戶查詢時必須具備一定權限才可獲取檔案資源，這樣能全面保障檔案信息資源的安全，提高檔案信息管理系統的有效性。檔案信息管理系統是滿足檔案高效管理以及便捷使用需求的計算機系統，對提高我國檔案管理信息化水平有著重要意義。這也需要檔案管理人員加強檔案資源的防護意識，在檔案使用每個環節、流程中做好檔案的安全保護工作，防止重要檔案信息資源泄露，使檔案信息管理系統高效穩健運行。

四、結語

信息技術快速發展使利用計算機進行檔案信息管理成為了可能，檔案信息管理系統的應用建設減輕了檔案管理人員的工作負擔，使檔案資源利用效率得以提升，不僅提升了我國檔案管理信息化建設水平，也使用戶獲取查詢檔案更為便捷，使檔案資源得到科學利用。

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