我國中小學人事檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：人事檔案是中小學教職工人力資源管理中的一個重要環節。人事檔案是用人單位在管理人力資源的過程中形成的人事記錄，可以較為全面的反映教職工的工作能力、工作表現以及個人品德等等方面的狀況。人事檔案管理水平的高低直接體現著人力資源管理能力的好壞，目前我國中小學人事檔案的管理存在著一些問題，比如：法制化水平不高、技術手段落后、學校領導不重視等。這些問題都嚴重影響我國的中小學人力資源的充分利用，一定程度上造成人力資源的浪費，所以要迫切的加強中小學人事檔案管理，進行制度創新，加強人才隊伍建設。本文主要是研究當前我國中小學人事檔案管理中存在的問題，以及提出一些建設性的建議和對策，以促進我國中小學人事檔案管理事業的健康發展，為我國的中小學人事工作作出貢獻。

關鍵詞：中小學;人事檔案;檔案管理;解決對策

黨的十八大以來突出強調組織人事工作在國家事業單位的突出主體地位，人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。其中，人事檔案能夠為用人單位提供較為完整地人才信息，方便領導作出用人決策，更好的發揮人力資源的作用。人事檔案管理工作的好壞，會直接的影響到用人單位的工作效率，直接影響到每個人的切身利益。只有管理好人事檔案，發揮檔案的最佳作用，充分挖掘人力資源的潛力，才能最大程度上保證整個單位的正常運行。如何高效的管理人事檔案是本文研究的主旨，希望提出的一些借鑒性的建議能夠為推進管理工作而做出貢獻，能夠更好的為黨和群眾服務。

一、中小學人事檔案管理中存在的主要問題

通過人事檔案我們可以清楚的了解人才的信息，方便學校做出正確的人才決策。高效的人事資源的管理對于學校人才的持續開發也起著舉足輕重的作用。近些年，由于就業信息的不對等，很多優秀的人才很難找到稱心如意的工作，用人單位也難以招聘到合適的人才，才會出現“就業難”和“用工荒”并存的情況。這使得我國中小學的人事檔案管理一度十分缺乏，人才的流動性十分大，對于學校人事檔案管理提出了巨大的難題，影響了日常檔案的管理工作。主要有以下表現：

1.工作人員對檔案管理重視不夠

人事檔案是一份默默無聞的幕后工作，甚至有些簡單枯燥，很容易讓檔案管理人員產生厭煩的情緒。一般情況下，我們都會誤以為人事檔案管理不重要，也很難體現出工作的價值。長此以往的話，會影響到檔案管理人員的工作積極性，認為這份工作就是一些簡單地記錄和資料保管的工作，對學校領導來說沒有什么重要性，導致在工作當中的懈怠。這樣錯誤的思想不利于人事檔案管理水平的提高，工作人員也不會主動思考這份工作的責任和意義，不利于人事檔案管理人員隊伍的建設。

2.學校檔案管理軟硬件設施配備不齊全

因為現在的大部分學校都沒有認識到人事檔案管理的重要性，對于人事檔案管理的資金投入就不夠多，導致人事檔案管理的硬件和軟件水平就存在一定的欠缺。人才培養的制度不健全，檔案管理人員在專業技能上也存在一定的缺陷。有的管理檔案的人員是臨時招聘的，并不會對這個崗位和職務有更深層次的思考，缺乏對檔案管理的重視，對于收檔、裝檔、存檔的流程不熟悉，造成對于人事管理的混亂，阻礙了人事檔案管理的進程。而且，在硬件方面，部分檔案管理的設備十分陳舊，對于檔案的歸檔十分雜亂，造成在調檔時查找十分困難，影響工作效率的提高。設備的陳舊、設施的簡陋，一些線路的老化常年失修，配套的防火防盜的設備跟不上，對于檔案管理的安全是一個很大的威脅。

3.學校檔案信息化管理程度不高

隨著科學技術和信息技術的飛速發展，為檔案管理的信息化提供了重要的契機。但是目前人事檔案信息化管理的程度卻并不高，很多地方對于人事檔案的管理都是靠傳統的人力，嚴重影響了工作的效率。如果加強信息化建設，通過計算機的檢索，將檔案的信息輸入計算機中，就可以實時的顯示人事檔案的狀況，做到信息化和智能化，這對于傳統的手工翻閱和查找將是一個重大的突破。

4.學校檔案管理的內容不規范

目前，對于檔案管理可行的規章制度還是挺少的，加上有些檔案管理的部門沒有嚴格的執行這些制度，造成現如今人事檔案管理混亂的局面。比如：檔案用紙的統一性、檔案的格式要求、檔案卷宗不美觀整潔等等.這些不規范的行為就會加大人事檔案管理的難度，也會嚴重的影響我國人事檔案不斷改革的進程。

二、中小學人事檔案管理工作的幾點建議

學校人事檔案管理的過程中不乏會出現一些問題，但是只要積極地尋找解決的措施，不斷地改進，人事檔案管理的水平一定會更上一個臺階。

1.提高認識，加強領導

很多單位都對人事檔案管理都不是十分的重視，這也是為什么我國人事檔案管理整體水平上不去的一個重要原因。只有把人事檔案管理的工作提上日程，從上到下都要引起高度的重視，才能很好的推進人事檔案管理的進程。所以，要設立一個專門管理人事檔案的部門，加強人事檔案人才的培養和儲備，定期對檔案管理工作進行檢查，及時的發現問題，對于一些突出的問題，及時的整理和反饋。同時要加強人事檔案管理的制度規范建設，將人事檔案管理納入規范化的軌道，進一步推進人事檔案管理的科學化開展。領導要充分發揮總指揮的作用，高度重視，加強人才的培養。同時要加大資金的投入，改善硬件設施，對于一些老化的和陳舊的設備要及時的更換，做好防火、防盜、防潮的工作，保證檔案室的干凈整潔。

2.加強培訓，強化隊伍

檔案管理人員的素質會直接影響檔案管理工作水平的高低。因為管理人員主要是經常和檔案打交道，對于檔案管理的流程不熟悉的話，就會造成檔案的混亂。人事檔案是人才信息最重要的載體，通過人事檔案我們可以清楚的看到個人的基本信息、求職經歷以及社會關系等等各個方面，也是用人單位作出用人決策的重要依據，由此可見人事檔案的重要性。如果由于管理人員的工作意識淡薄，會給整個單位造成很大的損失。只有加強了人事檔案管理人員的素質，在進行檔案管理的環節才能更有保證，才能使得這項工作更加有效地開展。線管的部門要將強人才的重視和培養，對于管理基層的人員，要加大培訓的力度，提高他們專業素養的同時，還要讓他們重視這份工作，認識到檔案管理的重要性。主動地向優秀的單位學習先進的經驗和方法，提高對檔案工作的服務質量和水平，做好檔案管理基礎工作。

3.運行整章建制，規范

一切按照規矩來辦事就會簡單很多，凡事有規矩可循，在獎懲方面就會有一定的依據，也能保證整個工作的規范運行。所以相關部門要進行人事檔案管理制度的建設，對于原有的不符合實際的情況要進行舍棄，并且根據實際情況進行改進。當合理的制度建立起來就好嚴格的按照規章制度來執行，使得人事檔案管理朝著更加規范的科學化的方向發展。

4.引入技術，建設信息化

將現代的科學技術引進人事檔案管理，將紙質的檔案轉化為圖片和文檔，不僅查閱方便，而且還可以長期保存，紙質人事檔案與數據檔案并存，而且還增加了人事檔案管理的保險系數，實現了檔案資源的共享，極大地提高了檔案的利用效率。

5.建立制度，做好檔案管理工作的安全保障

制度建設是人事檔案工作的基礎性工作，加強制度建設，嚴格依法做好檔案工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。首先，要建立健全分管領導、部門負責人、檔案管理員崗位責任制，吧檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等各項制度都落到實處，分工負責，責任到人，加強各部門各類檔案的監督與管理，其次，要指定完善的人事檔案管理制度、利用制度、保密制度、鑒定銷毀等制度，嚴格按照規章辦事，確保檔案資料保管安全無隱患。

三、結語

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。信息時代飛速發展，人力資源越來越成為一種不可忽視的力量，只有在不斷地重視人才和人事檔案的管理，才能更好地將人才為我所用。雖然，現在我國人事檔案管理的工作有一定的不完善的地方，但是發現問題才能更好地解決問題。只要檔案管理人員重視檔案管理的重要性，在制度上進行創新，在設備更新上跟上步伐，積極地態度解決當前遇到的問題，我國中小學人事檔案管理機會獲得長足的發展，為我國的教育事業發展提供更多的人才支持。

參考文獻：

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[3]孫麗媛.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].管理觀察，2015（34）

作者簡介：羅許慧（1985-），女，碩士研究生，中級館員，人事勞資和人事檔案管理。