新時代事業單位檔案管理信息化建設探微

摘 要：處于新時期，互聯網技術的迅速發展給事業單位的檔案管理工作帶來新的發展機遇和挑戰，因此，建設信息化檔案管理模式尤為重要。目前，我國事業單位檔案管理工作當中依然存在較多問題束縛了信息化建設的步伐，必須要盡快解決這一現狀，才能推動信息化建設的步伐。本文具體分析了新時期事業單位檔案管理信息化建設的重要作用，事業單位檔案管理當中存在的問題以及提高事業單位檔案管理信息化建設的主要方法。

關鍵詞：新時代;事業單位檔案管理;信息化

檔案管理工作屬于事業單位的基礎工作，要想提高事業單位的管理效率，就必須加快檔案管理信息化建設，提升檔案管理效率，這是新時期事業單位檔案管理工作順應歷史發展潮流的必然選擇。

一、新時期事業單位檔案管理信息化建設的重要作用

大數據背景下，計算機信息技術在人們的生活與工作中被廣泛運用，改變了人們的生活方式，提高了工作效率。事業單位傳統的檔案管理工作主要依靠人工管理模式，存在工作內容較為復雜，工作流程較為繁瑣，工作任務量較大等問題。積極使用現代化信息技術則可以有效解決現有的問題，因此，事業單位檔案管理的信息化建設是新時期背景下解決檔案管理問題的重要途徑，能夠滿足社會發展的需求，對單位發展有著極其重要的作用。首先，使檔案管理工作更加成熟、完善。以紙質媒介為主的傳統檔案管理模式存在較大弊端，已經無法滿足檔案管理工作的發展需求。實施檔案管理的信息化，檔案的管理方式由傳統的紙質文件管理模式轉變為電子文件管理模式，降低了信息的空間占有率，提高了檔案管理工作的效率。其次，使檔案信息的查找更加便捷。傳統檔案管理工作當中，查找資料必須從檔案室眾多資料中一一查找，操作流程較為繁瑣，而且效率較低。但是檔案工作實行信息化管理之后，獲取信息可以直接通過輸入關鍵詞的方法快速找到需要的內容，節省了時間，提升了工作效率，也保證了信息的精準度。

二、事業單位檔案管理當中存在的問題

1.對檔案信息化建設的重視程度不足

有效的檔案管理能夠促使事業單位發展，定期整理、分類檔案可以使事業單位的工作更加有條不紊，同時能夠實現資源共享的良好局面。但是，當前大部分事業單位的領導干部不重視檔案管理工作，片面的以往檔案信息化建設不重要，致使投入不足，信息化建設進行較為緩慢。

2.檔案管理工作人員的綜合素養有待提升

目前多數事業單位受到發展規模和經費的制約，沒有對檔案管理人員進行崗前培訓和考核，致使檔案管理人員致使工作人員不熟悉日常的管理規范與工作流程，只了解最基礎的信息錄入工作，而且信息的準確度也無法保障，檔案管理模式也不夠專業。另外，部分檔案管理工作人員開展檔案分類工作的時候，不注意各方面細節，不熟悉電腦，致使工作效率較低、質量較差。另外，檔案管理工作人員，安于現狀，不積極進取，缺少憂患意識、責任意識、學習的動力與創新精神，嚴重影響著檔案信息化的建設進程。

3.檔案資源的開發與使用率較低

目前我國檔案信息資源的開發和使用率較低，有效供給嚴重不足，目前我國事業單位對檔案信息資源的開發存在較多問題，例如檔案信息資源內容缺少和信息資源存在較多重復現象。而且多數單位的檔案信息資料的質量也較低。隨著信息化的發展，我國也已經建立了多個信息數據庫，然而這些數據庫當中的資源的利用率卻較低。

4.缺乏健全的軟硬件系統設施

目前，事業單位缺乏和檔案管理工作需求相符合的軟件系統，這是影響檔案信息化建設的重要因素。大多數事業單位，軟硬件設備不能滿足檔案信息化建設的實際需要。

三、提高事業單位檔案管理信息化建設的主要方法

1.健全信息化管理機制

首先，科學合理的規劃檔案信息化管理工作。事業單位不同時期其發展狀態和目標之間存在差異，檔案信息化建設應該根據實際情況設定不斷完善的總體計劃，穩步扎實向前發展，不能盲目模仿，使用循序漸進的模式開展信息化建設，才能真正實現建設目標。其次，建立完善的內部控制制度體制。內部管理體制的制定要有利于單位的經營效益與效果。因此，事業單位化應該不斷優化檔案信息化管理的內部體系，根據自身發展的實際情況，嚴格遵守國家相關標準，制定科學合理的內部管理標準體制，才能充分利用現有資源，提高工作效率，促進單位和諧、高效發展。

2.健全監督管理體系

事業單位要想保證檔案信息化管理的安全性，就必須要健全檔案管理監督機制。事業單位檔案信息化建設實施過程當中，其核心問題就是保證檔案信息的安全，因此，必須要確保其在嚴格的監管和監督機制有序開展。首先，重視自我監督。事業單位要強化自我監督，設置檔案訪問權限，對于提取信息、查閱信息等操作都必須要獲得上層權限的審批。構建涉密檔案保密管理責任制度，單位主要領導承擔涉密檔案保密管理的主要責任，保密管理工作人員承擔涉密檔案的保密管理責任。把事業單位內部工作人員的身份信息錄入到檔案信息系統當中，記錄好每一位訪問者的身份、時間以及借閱內容，攔截不明身份的外部訪問者，同時核對其IP地址和身份，切實做好檔案保密工作，確保信息安全。其次，實施公開監督模式。事業單位檔案管理工作可以采取公開監督模式，積極采納社會公眾的建議，及時調整內部管理方式，提高服務質量，提升工作效率，樹立良好形象。

3.加大信息化建設資金的投入力度

先進的設備與技術是事業單位檔案管理信息化建設的重要條件。缺少設備和技術，信息化建設就無法順利開展。事業單位在開展檔案信息化建設進行當中，應該根據實際情況，及時更新設備技術，使檔案信息化開展能夠擁有一個良好的環境。檔案信息收集與整理的任何一個環節都需要先進技術設備的支持，因此，事業單位信息化建設過程當中，應該保證技術設備采購資金充足，必要時提高采購設備資金的比例。其次，盡快建立數字化檔案館。數字化作為檔案管理以及存儲的重要手段，數字化檔案館則集中了各種先進的數字技術，可以提高檔案信息的利用效率。因此，在信息化建設過程當中，事業單位應該積極采用各種先進的數字技術，把物質資源轉變為數字化資源，建立數字化檔案館，全面發揮數字技術的優勢。

4.提高檔案管理人員的綜合素養

檔案工作具有較強的科學性與業務性，對管理人員的綜合素養要求較高。建設信息化檔案管理模式，必須要提高檔案管理人員的綜合素養，才能保證其能夠符合新時期檔案管理工作的發展需求。首先，提升思想認識。隨著社會的不斷發展，檔案管理工作壓力越來越大，難度也逐漸增加，事業單位應該提升檔案管理人員對該項工作的認識。強化管理意識，保證其具備高度的社會責任感、良好的職業道德以及積極向上、勇于創新的工作態度，全心全意為人民服務。其次，加強人才的教育和培訓工作。事業單位應該定期組織相關工作人員進行集體學習，給檔案管理人員提供一個相互交流學習的平臺，不僅可以系統學習檔案管理的基本理論知識，還可以根據檔案管理工作實際情況學習專業技能。另外，定期組織現有檔案管理人員開展信息化學習，使用科學的知識與方法他們的專業能力，保證其具備熟練的計算機軟件的操作技能，符合信息化時代檔案管理工作發展需求。

綜上所述，在加快事業單位檔案管理信息化過程當中，事業單位和檔案管理人員都應該意識到檔案管理工作的重要性，樹立先進的管理理念，與時俱進，創新管理模式，才能促使檔案管理信息化有效開展。

參考文獻：

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作者簡介：

李竹垠（1983--）女，漢族，山西省翼城縣人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。