醫(yī)用耗材的物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)

葉蓮

嘉興市第一醫(yī)院設(shè)備科 （浙江嘉興 314000）

醫(yī)用物資的正常供應(yīng)是醫(yī)院順利開展臨床工作所必需的物質(zhì)條件。現(xiàn)今，供應(yīng)鏈管理、零庫存管理等理念已經(jīng)引入醫(yī)院的物資管理工作中。信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息社會已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)時代，由此應(yīng)運而生了基于云計算等新技術(shù)的物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)[1-2]。引進該系統(tǒng)對醫(yī)用耗材進行科學(xué)有效管理，優(yōu)化管理流程，降低管理成本，進而全面提高醫(yī)院的整體管理水平，一定程度可以提高醫(yī)院的核心競爭力，是獲取最佳經(jīng)濟效益的有效途徑和重要手段[3-4]。

1 醫(yī)院耗材管理中存在的問題

1.1 出入庫的相關(guān)信息不統(tǒng)一

以往醫(yī)院耗材管理過程中，各環(huán)節(jié)均采用封閉管理的模式進行管理。從采購驗收到科室領(lǐng)用，再到二級科室管理和使用收費，每個環(huán)節(jié)都有各自的管理系統(tǒng)，各個系統(tǒng)間不能相互關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)不一致，將會給全院耗材的管理、查詢和盤點帶來一定的困難。例如，在二級科室管理方面，二級管理科室有自己的物資管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)與設(shè)備科中心庫房的管理系統(tǒng)不關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)中錄入的信息和中心庫房管理系統(tǒng)中的信息不統(tǒng)一，存在名稱不一致、包裝單位和單價不統(tǒng)一等一系列問題。

1.2 缺乏相應(yīng)的二級管理功能，不能實現(xiàn)對物資的追蹤管理

隨著患者人數(shù)的增加和手術(shù)量的增大，醫(yī)院每天所使用的醫(yī)用耗材在數(shù)量、品種和價值上不斷增加，且隨著醫(yī)院管理精細、全面的發(fā)展，以往的物資管理系統(tǒng)已不能滿足醫(yī)院目前和未來發(fā)展的需要。設(shè)備科中心庫房和二級科室的管理系統(tǒng)各自獨立，不關(guān)聯(lián)，以致中心庫房的管理系統(tǒng)只能實現(xiàn)物資的一級庫房管理功能，具有一定的局限性，只能體現(xiàn)從一級庫房（設(shè)備科中心庫房）到領(lǐng)用科室（二級庫房）的相關(guān)記錄，不能體現(xiàn)從二級庫房到三級庫房（使用科室）的相關(guān)記錄，不能實現(xiàn)對領(lǐng)用耗材的全院跟蹤管理，出現(xiàn)管理過程中的數(shù)據(jù)斷流問題[5-6]。特別是針對植入性材料，領(lǐng)用、使用及其后續(xù)的追蹤管理急需二級庫管理系統(tǒng)，使其能夠做到追本溯源[7]。

1.3 證件管理缺少電子化的管理軟件，管理紙質(zhì)證件耗時又占地

《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》中明確提出應(yīng)加強對醫(yī)療器械的監(jiān)督管理，保證其安全、有效，同時規(guī)定了不得銷售、使用未獲準注冊的醫(yī)療器械。醫(yī)用耗材證件管理是管理中的難點，其涵蓋生產(chǎn)、銷售、使用等各個環(huán)節(jié)。醫(yī)院作為其使用的主要場所，更是管理中的重中之重。

由于缺少相應(yīng)的電子化管理軟件，醫(yī)用耗材的相關(guān)資質(zhì)需要供貨商提供相應(yīng)的紙質(zhì)證明；醫(yī)院的證件管理人員需要花費較多時間對其進行審查，從而保證其合法有效；審查完畢后，需要將其錄入電腦目錄，提供場所將其保存，耗時又占地。但是，隨著患者人數(shù)和業(yè)務(wù)量的增加，隨時會有新的材料進入醫(yī)院。同時，醫(yī)用耗材在使用的過程中，會有新的資料產(chǎn)生，此時便要求證件管理人員及時更新電腦上的數(shù)據(jù)和相應(yīng)的紙質(zhì)文檔。存檔證件越來越多，會出現(xiàn)存儲空間不足問題。如果能有合適的電子管理系統(tǒng)對證件進行電子化管理，省時又省力，且可節(jié)省空間。

1.4 與醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）不關(guān)聯(lián)，易導(dǎo)致收費錯誤

由于物資管理系統(tǒng)與HIS不關(guān)聯(lián)，極易出現(xiàn)兩個系統(tǒng)中同一物資價格不一致的情況。當(dāng)臨床使用人員使用耗材后通過HIS進行收費時，如果有價格變動而物價員未及時進行調(diào)整，極易出現(xiàn)收費錯誤問題。如果物資管理系統(tǒng)能夠與HIS相關(guān)聯(lián)，則有兩個價格不相符的情況能夠及時顯示，以便物價員能夠及時進行調(diào)整，以免出現(xiàn)收費錯誤問題，進而避免醫(yī)患矛盾的產(chǎn)生。

2 基于圖特云技術(shù)的醫(yī)院物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的應(yīng)用

為了解決上述的一系列問題，我院于2016年引進使用圖特物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用內(nèi)外網(wǎng)相結(jié)合的方式，外網(wǎng)通過供應(yīng)鏈云平臺模式，進行相關(guān)的資質(zhì)證件管理和供貨商訂單操作，而內(nèi)網(wǎng)通過相對應(yīng)的軟件管理平臺與HIS、辦公自動化（OA）物資請領(lǐng)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，進行醫(yī)院物資的常規(guī)化管理。

2.1 應(yīng)用前的相關(guān)準備工作

應(yīng)用前，需要供貨商完成相關(guān)資質(zhì)的電子化，且需要通過一定的端口將圖特系統(tǒng)與HIS、OA等進行關(guān)聯(lián)。

2.2 圖特系統(tǒng)在醫(yī)院的實踐應(yīng)用

2.2.1 物資證件的電子化管理

醫(yī)用耗材進院前，供貨商會完成證件的電子化上傳工作。電子證件經(jīng)過平臺初審后，再由醫(yī)院的證件管理人員進行復(fù)審，如有不相符則會被退回要求進行修改，直至完全正確，屆時驗收人員只需核對實物上標明的證件與上傳證件是否相符即可。當(dāng)證件出現(xiàn)過期情況時，平臺上相應(yīng)的數(shù)據(jù)行會變成紅色，以便檔案管理人員進行查看，同時會通知供貨商，要求其及時更新。見圖1。

圖1 云平臺信息顯示界面

2.2.2 訂單的物資供應(yīng)鏈管理（一級庫管理）

圖特系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)從采購到中心庫房領(lǐng)用的一級庫管理功能。當(dāng)有物資需要采購時，采購人員將采購信息制成電子訂單發(fā)出，訂單會在供貨商的相應(yīng)界面顯示，同時會以短信的形式通知業(yè)務(wù)員及時發(fā)貨。到貨后，驗收人員驗收合格，掃碼入庫，倉管人員根據(jù)OA物資請領(lǐng)系統(tǒng)上產(chǎn)生的科室訂單進行發(fā)放。在此過程中，物資的名稱、包裝單位、單價等信息均是統(tǒng)一的，即采用云平臺上維護的數(shù)據(jù)，名稱和證件號均與注冊證上的信息相符。

2.2.3 二級庫物資的管理

二級庫房設(shè)有低庫存報警功能，當(dāng)物資數(shù)量低于警報線時，系統(tǒng)會有相應(yīng)提示產(chǎn)生，管理人員可以根據(jù)此信息制定采購清單，清單完成后上傳到一級庫房，設(shè)備科采購人員根據(jù)訂單信息及時采購。

二級庫下面有三級庫房，其物資的常規(guī)領(lǐng)用發(fā)放與一級庫房的發(fā)放一致，只需三級科室在終端申領(lǐng)，二級庫房系統(tǒng)上即會有相應(yīng)訂單產(chǎn)生，二級庫根據(jù)此訂單發(fā)放即可。

二級庫中有部分物資的領(lǐng)用存在特殊情況，如先使用收費，后領(lǐng)用出庫的情況，此時需要多做一步預(yù)入庫處理。先將物資進行預(yù)入庫操作到二級庫虛擬庫中（不計入科室成本，圖2），使用收費完成后，會產(chǎn)生相應(yīng)的訂單返回給一級庫房（圖3），同時，二級庫的虛擬庫中相應(yīng)物資的數(shù)量減少，一級庫房根據(jù)訂單信息進行出入庫操作（計入科室成本）。

圖2 二級庫備貨單

圖3 二級庫正式入庫單

將一、二級庫房采用統(tǒng)一系統(tǒng)進行管理，完成對領(lǐng)用物資的全院跟蹤。特別是針對植入性材料，領(lǐng)用、使用及其后續(xù)的追蹤管理能夠做到追本溯源。

2.2.4 與HIS相關(guān)聯(lián)

通過一定的端口與HIS相關(guān)聯(lián)，前期必須做好物價的匹配工作。當(dāng)使用后收費時，臨床科室通過掃碼識別，系統(tǒng)自動跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的收費項目上，如果價格不相符，會有提示顯示，系統(tǒng)無法收費，以便通知物價員及時調(diào)整。

3 小結(jié)

我院的醫(yī)用耗材物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)使用至今，通過實踐逐步完善，已經(jīng)完成了與各臨床科室、供貨商間的磨合，通過全新的電子化一體管理過程，降低了人工處理的差錯率，為臨床一線提供更及時、準確的服務(wù)，進而提高了醫(yī)院整體的管理水平。