辦公室文秘工作效率的提升策略研究

摘 要：我國政府、企事業機構所開展的日常事務，都離不開文秘對多種工作的支持，文秘在各個部門之間也起著重要的組織作用。當前不同企業或機構的瑣碎業務多，需要大量文秘人員，對辦公室的文檔資料、檔案進行整理、分析與存儲，這就對文秘的工作水平提出較高要求。本文主要以文秘的工作效率作為切入點，探討提高文秘辦公室工作效率、工作質量的策略。

關鍵詞：辦公室；文秘；工作效率；提升

辦公室中多種業務或工作的分配，主要根據不同人員的職務、制度，來對不同部門人員的工作內容、工作狀況進行協調。而文秘作為一種綜合性的事務處理人員，其不僅要具備專業的文案處理能力，還要依據上級要求做好不同部門的溝通，提高行政、數據處理等事務的工作效率，這樣才能確保企事業單位日常工作的順利進行。

1 辦公室文秘工作的主要內容及重要性探究

1.1 企事業單位辦公室文秘工作的主要內容

辦公室作為企業事業單位中最重要的區域，其中存在著多個部門和管理負責人，不同部門負責某一方面工作的處理。而辦公室文秘在企業行政管理中，主要負責傳達領導指示、布置工作任務、匯報工作開展情況、處理文件或檔案等，因此辦公室文秘的外在形象、工作能力與工作效率，直接影響著單位日常工作的進度、完成質量，還會對企業口碑或信譽產生影響。

辦公室文秘對于日常工作的開展，需遵守企業事業單位的規章制度，端正自身的工作態度，還要具備以下幾方面的工作能力：專業的文案處理能力、高效的工作效率、謙虛的學習精神等。首先專業的文案處理能力，是對文秘工作技能考察，在面對海量復雜、繁重的工作任務時，熟練的文案處理能力可以幫助文秘人員，在較短時間內完成公司規定的工作任務，并且保證工作處理的質量。其次，謙虛學習精神可以引導文秘革新理論知識，在日常工作中不斷學習與實踐，真正將不同部門的工作任務、完成情況等落到實處。

1.2 企事業單位辦公室文秘工作的重要性

文秘作為企業領導、下級部門之間的連接人，其不僅擔負著日常行政事務、文案處理的工作，還起到參謀作用、樞紐作用與協調作用，甚至能夠對企業經營的每一項工作產生影響。第一，秘書人員要做好文件的篩選工作，將重要文件、急件進行篩選與分類，之后交由領導審閱批示。第二，文秘需要與有關部門一道，分配和處理日常的工作流程、工作內容，協調不同部門之間的工作任務，加強與公司人員的信息溝通、感情交流，以消除工作人員的疑慮或問題，化解不同部門之間的人際交往矛盾。所以文秘在企業辦公室事務的處理中，具有至關重要的作用與重要性，只有文秘自身的專業素養、工作效率、工作質量得到提升，才能促進企業工作事務處理、內部管理的不斷優化。

2 目前企事業單位辦公室文秘工作效率低的原因分析

2.1 辦公室文秘的職業素養不達標

辦公室文秘人員作為企業重要的協調人員，要承擔多種多樣的文案處理、事務協調工作，相比于文秘在日常工作中的專業技能，其職業素養對辦公事務的影響更大。當前多數中小企業的文秘人員，缺乏對自身工作的總體規劃，只是按照領導要求，開展行政公文傳達、文書撰寫、文案處理和客戶接待等工作，這不僅導致辦公室文秘人員的工作非常繁忙，而且不能有效提高單位時間內的工作效率。同時，在某些企事業單位缺乏考核機制、獎勵機制情況下，文秘人員的工作態度會發生轉變，工作懈怠、應付了事的工作方式，時常存在于疏于管理的公司機構，并對企業整體規劃、日常事務的進展產生負面影響。

2.2 辦公室文秘的專業技能水平低

企業文秘在職業技能學習、職業規劃發展中，缺乏長遠規劃、具體目標，這導致大量辦公室文秘人員的專業技能水平較低。從我國企事業單位行政事務的處理來看，多數秘書專業人員僅僅學習過Word、Excel、PPt等文檔編輯軟件，在應用文書格式、表達方式及寫作方面，以及手寫速記、會議籌備、會議記錄與總結方面，缺乏相應的文案編輯與管理經驗，也不知應如何去分配輕、重事務的優先級，難以對面臨的突發事件作出及時處理。因此在互聯網高速發達的現代社會，辦公室文秘專業技能、綜合技能的限制，會大大降低企業事務處理的工作效率、工作質量。

3 辦公室文秘工作效率提升的應對策略研究

3.1 制定嚴格的文秘工作考核與協調制度

文秘人員工作效率、工作質量的好壞，不能僅僅靠企業領導的口頭評價來決定，而需要通過一系列工作考核制度的制定，從具體工作事務的執行、完成情況方面，對文秘人員的整體工作作出評價。首先要在文秘職業素養的考核中，制定工作態度、工作積極性、溝通能力、服務精神等指標，根據企業員工、客戶對文秘人員的評價，將其表現分為多個等級，并推選出多個較為優秀的文秘工作人員。其次，應根據文秘人員的日常工作任務，制定文書寫作、網絡辦公、手寫速記、會議策劃、接待服務等工作的考核標準。根據以上多種工作考核制度，可以對文秘人員工作效率進行嚴格監管，加強文秘人員的工作積極性、職業責任感，促使文秘養成端正的工作態度、服務意識，從而提高其日常事務處理的工作效率。

3.2 加強文秘人員職業素養、專業技能的培訓

文秘人員作為企事業辦公室的主要工作人員，其應該具備完善的知識結構、專業技能，并根據企業生產經營的相關要求，對領導指派的一系列工作任務進行完成，這樣才能保障辦公室文秘工作效率、工作質量的提高。在這一內部工作制度的要求下，政府或企事業領導部門要定期對文秘人員進行培訓，聘請專業的專家或講解人員，組織文秘開展文案編輯、檔案管理、會議籌備、客戶接待、述職報告等知識學習，加強文秘人員的專業知識教育、服務與奉獻精神教育等，使文秘理論知識真正能轉化為相應生產力，來促進企事業單位各項事務的順利、高效開展。

3.3 設置科學化、合理化的工作效率獎懲機制

企事業單位辦公室工作效率獎懲機制的構建，主要考量文秘人員的工作態度、工作能力與工作結果，依據不同文秘人員的工作情況，對其給予相應的物質、薪酬獎勵或懲罰，督促其努力完成下一步的文案處理、接待等工作。對于那些緊跟時代潮流、工作態度端正、工作效率高的文秘人員，要從薪資獎勵、物質獎勵、職位晉升與精神鼓勵等方面，給予其優厚的待遇與獎勵，優先為這些工作人員提供專業的工作培訓、指導機會，推動文秘人員的工作能力、工作效率的進一步提升。而對于那些工作懈怠、效率較低的文秘人員，則應對其進行思想教育、崗位調整或辭退處理，來保證文秘工作的高效率完成。

4 結語

企事業單位辦公室日常事務的處理中，不僅要求文秘工作能夠保質保量，而且更注重文秘開展文案策劃、文檔管理、會議服務、述職報告、客戶接待等工作的效率，注重在單位時間內文秘人員的工作完成情況。通過從文秘工作考核制度、職業技能培訓、工作獎懲機制等方面入手，制定辦公室文秘工作效率的實施策略，可以有效保障政府機構或企業各項事務的順利完成。

參考文獻

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作者簡介

劉紅新（1973-），男，漢族，河南湯陰縣人，本科，現在安陽市湯陰縣衛生健康委員會擔任基層指導股股長。