新時(shí)代下的檔案管理工作實(shí)踐

李嘉慧

摘 要：本文通過對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的不足之處進(jìn)行了分析，同時(shí)闡述了新時(shí)代下的檔案管理建設(shè)當(dāng)前的現(xiàn)狀，針對(duì)檔案管理中的保存方式不統(tǒng)一、管理制度需改進(jìn)、安全管理不完善、管理人員素質(zhì)低等情況著重論述了檔案管理建設(shè)的解決新思路，從做好檔案資料的存儲(chǔ)和電子記錄管理，加強(qiáng)檔案資料的歸檔工作，穩(wěn)定維護(hù)檔案管理工作人員隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案工作人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)的信息和資料的資源共享，確保相關(guān)人員得到應(yīng)有的安全保障培訓(xùn)，保證信息化建設(shè)相關(guān)設(shè)備到位和設(shè)施齊全等方面入手，將檔案信息與人類社會(huì)結(jié)合在一起，盡可能實(shí)現(xiàn)檔案資料的最大作用，為人類的未來發(fā)展帶來好處，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；檔案管理；實(shí)踐

在新時(shí)代下，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展。目前的電子檔案數(shù)據(jù)開始進(jìn)入到每個(gè)行業(yè)和工作空間，逐步成為公司發(fā)展的主要影響要素。檔案是以制成材料為載體的，其形式是多種多樣的。目前在檔案管理中，常用的載體材料主要有收集龜骨、巖石、紙介質(zhì)、刻板、錄像等；記錄的方式主要有雕刻、書寫、拍攝等。檔案的形式隨著社會(huì)信息處理技術(shù)的發(fā)展，在不斷地發(fā)展變化。當(dāng)今社會(huì)，采用光盤和磁盤等材料作為檔案資料載體的例子也日益增多。

1 傳統(tǒng)檔案的不足

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)產(chǎn)生的對(duì)世界和自然有影響的歷史記錄。傳統(tǒng)的檔案管理是指貫穿文檔從頭到尾的生命周期，它存在于檔案的所有領(lǐng)域，包括創(chuàng)建數(shù)據(jù)檢查、檔案資料分類、檔案資料存儲(chǔ)、管理設(shè)備采購、存儲(chǔ)庫房建造、檔案資料維護(hù)、工作人員培訓(xùn)等方面。做好傳統(tǒng)檔案管理，對(duì)提高管理效率、縮短工作時(shí)間具有重要作用。然而，在信息時(shí)代快速增長(zhǎng)的形式下，目前傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已不再能夠有效進(jìn)行檔案材料的集中管理。

2 檔案管理的現(xiàn)狀

檔案收集工作是一項(xiàng)非常重要的工作，檔案收集的不完整，就會(huì)影響整個(gè)檔案工作，檔案就會(huì)失去它的利用價(jià)值。因此收集工作是整個(gè)檔案工作的關(guān)鍵。現(xiàn)代企業(yè)辦公形式的進(jìn)行對(duì)信息存儲(chǔ)有著非常重要的影響。值得注意的是，它主要是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)主體和通信線路中的文件。這種方法與保存紙質(zhì)文件的方法不同。這一變化表明，建設(shè)中的數(shù)據(jù)文件管理將面臨更多的磁盤讀取文件。

2.1 保存方式不統(tǒng)一

由于技術(shù)和工具的普及，工作中形成的資料日益增多，加上聲像檔案信息具有存儲(chǔ)量大，體積小，便于復(fù)制和轉(zhuǎn)換的特性，使得聲像信息攜帶方便。但這些資料大多保存在作者個(gè)人手中，沒有形成公有資源去保存利用。其實(shí)，很多人是為一時(shí)之用，保存、歸檔的意識(shí)并不強(qiáng)烈，很容易誤刪或者時(shí)間久遠(yuǎn)導(dǎo)致文件損壞。

2.2 管理制度仍需改進(jìn)

由于檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度不完善，即使存在規(guī)章制度而執(zhí)行程度不足，各種檔案資料還沒有足夠的吸引力那樣引起人們的重視。平時(shí)日常工作中檔案資料繁多，而收集歸檔卻很少，許多珍貴的資料沒有得到相應(yīng)的保存，出現(xiàn)聲像檔案的嚴(yán)重缺失，導(dǎo)致日后的工作利用變得繁瑣。

2.3 安全管理不完善

走訪很多檔案管理機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)的檔案資料在安全管理方面存在著或多或少的不足，甚至有些機(jī)構(gòu)連保證檔案完整保存的條件都不具備。要達(dá)到聲像檔案的安全管理，必須具備相應(yīng)裝具和環(huán)境條件。

2.4 管理人員素質(zhì)低

當(dāng)今的時(shí)代，檔案管理建設(shè)缺乏高水平管理人員。很多檔案管理人員的檔案資料保存意識(shí)淡漠，資料收集歸檔能力低下，導(dǎo)致很多資料在保存后不具備能夠及時(shí)查看的能力，這給檔案資料的再利用帶來了很大的困難。

3 檔案管理的新思路

3.1 檔案管理的數(shù)據(jù)化

做好檔案資料的存儲(chǔ)和電子記錄管理，尤其對(duì)于新檔案資料更加做好保存。同時(shí)，保證員工在查閱當(dāng)前檔案資料時(shí)，能夠要得到相對(duì)應(yīng)的電子資料，這樣可以保護(hù)原始數(shù)據(jù)。

3.2 檔案管理的歸檔

加強(qiáng)檔案資料的歸檔工作，增強(qiáng)檔案資料的管理能力。按照檔案資料管理的有關(guān)要求，載文件和照片進(jìn)行轉(zhuǎn)換和記錄。加強(qiáng)對(duì)檔案資料的收集，確保在檔案資料被檢查時(shí)能夠找到對(duì)應(yīng)的記錄和存儲(chǔ)。積極開展檔案資料的獲取和使用相關(guān)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)處理。每一個(gè)檔案資料都是社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄和具有真實(shí)價(jià)值，所以所有檔案資料都是極其珍貴的。

3.3 檔案管理的人員培養(yǎng)

從檔案管理工作人員隊(duì)伍的穩(wěn)定維護(hù)到增強(qiáng)檔案工作人員的素質(zhì)，這就要求做到以人為本。為了保證檔案系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理，就需要檔案管理工作人員了解軟件開發(fā)和增加相關(guān)專業(yè)知識(shí)的存儲(chǔ)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。引進(jìn)適當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)機(jī)制，創(chuàng)造合適的崗位，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性和主動(dòng)性，努力鍛煉自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.4 檔案管理的資源共享

無論是現(xiàn)代檔案管理，還是傳統(tǒng)檔案管理，資源共享都是檔案管理工作中必須發(fā)展的重點(diǎn)。檔案館應(yīng)組織有關(guān)部門實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)的信息和資料的資源共享。隨著目前科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，資源共享已成為網(wǎng)絡(luò)和信息時(shí)代的永恒話題。

3.5 檔案管理的安全保障培訓(xùn)

檔案管理機(jī)構(gòu)務(wù)必保證組織妥善管理檔案，確保相關(guān)人員得到應(yīng)有的安全保障培訓(xùn)。對(duì)于重要的檔案資料，及時(shí)進(jìn)行電子文檔的備份，開展檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)要保證信息化建設(shè)相關(guān)設(shè)備到位和設(shè)施齊全。

4 結(jié)束語

檔案是的對(duì)世界和自然有影響的歷史記錄，檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作。然而，由于檔案保存方式不統(tǒng)一、保存方式不統(tǒng)一、管理制度需改進(jìn)、安全管理不完善、管理人員素質(zhì)低等原因，很多檔案資料沒有得到及時(shí)有效的保存。因此，要做好檔案資料的存儲(chǔ)和電子記錄管理，加強(qiáng)檔案資料的歸檔工作，穩(wěn)定維護(hù)檔案管理工作人員隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案工作人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)的信息和資料的資源共享，確保相關(guān)人員得到應(yīng)有的安全保障培訓(xùn)，保證信息化建設(shè)相關(guān)設(shè)備到位和設(shè)施齊全。總之，檔案管理建設(shè)能夠更好地將檔案信息與人類社會(huì)結(jié)合在一起，盡可能實(shí)現(xiàn)檔案資料的最大作用，為人類的未來發(fā)展帶來好處，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

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