新時代下的檔案管理工作實踐

李嘉慧

摘 要：本文通過對傳統(tǒng)檔案管理的不足之處進行了分析，同時闡述了新時代下的檔案管理建設當前的現(xiàn)狀，針對檔案管理中的保存方式不統(tǒng)一、管理制度需改進、安全管理不完善、管理人員素質(zhì)低等情況著重論述了檔案管理建設的解決新思路，從做好檔案資料的存儲和電子記錄管理，加強檔案資料的歸檔工作，穩(wěn)定維護檔案管理工作人員隊伍，增強檔案工作人員的素質(zhì)，實現(xiàn)重點的信息和資料的資源共享，確保相關人員得到應有的安全保障培訓，保證信息化建設相關設備到位和設施齊全等方面入手，將檔案信息與人類社會結合在一起，盡可能實現(xiàn)檔案資料的最大作用，為人類的未來發(fā)展帶來好處，實現(xiàn)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

關鍵詞：新時代；檔案管理；實踐

在新時代下，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展。目前的電子檔案數(shù)據(jù)開始進入到每個行業(yè)和工作空間，逐步成為公司發(fā)展的主要影響要素。檔案是以制成材料為載體的，其形式是多種多樣的。目前在檔案管理中，常用的載體材料主要有收集龜骨、巖石、紙介質(zhì)、刻板、錄像等；記錄的方式主要有雕刻、書寫、拍攝等。檔案的形式隨著社會信息處理技術的發(fā)展，在不斷地發(fā)展變化。當今社會，采用光盤和磁盤等材料作為檔案資料載體的例子也日益增多。

1 傳統(tǒng)檔案的不足

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動產(chǎn)生的對世界和自然有影響的歷史記錄。傳統(tǒng)的檔案管理是指貫穿文檔從頭到尾的生命周期，它存在于檔案的所有領域，包括創(chuàng)建數(shù)據(jù)檢查、檔案資料分類、檔案資料存儲、管理設備采購、存儲庫房建造、檔案資料維護、工作人員培訓等方面。做好傳統(tǒng)檔案管理，對提高管理效率、縮短工作時間具有重要作用。然而，在信息時代快速增長的形式下，目前傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已不再能夠有效進行檔案材料的集中管理。

2 檔案管理的現(xiàn)狀

檔案收集工作是一項非常重要的工作，檔案收集的不完整，就會影響整個檔案工作，檔案就會失去它的利用價值。因此收集工作是整個檔案工作的關鍵。現(xiàn)代企業(yè)辦公形式的進行對信息存儲有著非常重要的影響。值得注意的是，它主要是指存儲在計算機主體和通信線路中的文件。這種方法與保存紙質(zhì)文件的方法不同。這一變化表明，建設中的數(shù)據(jù)文件管理將面臨更多的磁盤讀取文件。

2.1 保存方式不統(tǒng)一

由于技術和工具的普及，工作中形成的資料日益增多，加上聲像檔案信息具有存儲量大，體積小，便于復制和轉(zhuǎn)換的特性，使得聲像信息攜帶方便。但這些資料大多保存在作者個人手中，沒有形成公有資源去保存利用。其實，很多人是為一時之用，保存、歸檔的意識并不強烈，很容易誤刪或者時間久遠導致文件損壞。

2.2 管理制度仍需改進

由于檔案管理的各項規(guī)章制度不完善，即使存在規(guī)章制度而執(zhí)行程度不足，各種檔案資料還沒有足夠的吸引力那樣引起人們的重視。平時日常工作中檔案資料繁多，而收集歸檔卻很少，許多珍貴的資料沒有得到相應的保存，出現(xiàn)聲像檔案的嚴重缺失，導致日后的工作利用變得繁瑣。

2.3 安全管理不完善

走訪很多檔案管理機構，這些機構的檔案資料在安全管理方面存在著或多或少的不足，甚至有些機構連保證檔案完整保存的條件都不具備。要達到聲像檔案的安全管理，必須具備相應裝具和環(huán)境條件。

2.4 管理人員素質(zhì)低

當今的時代，檔案管理建設缺乏高水平管理人員。很多檔案管理人員的檔案資料保存意識淡漠，資料收集歸檔能力低下，導致很多資料在保存后不具備能夠及時查看的能力，這給檔案資料的再利用帶來了很大的困難。

3 檔案管理的新思路

3.1 檔案管理的數(shù)據(jù)化

做好檔案資料的存儲和電子記錄管理，尤其對于新檔案資料更加做好保存。同時，保證員工在查閱當前檔案資料時，能夠要得到相對應的電子資料，這樣可以保護原始數(shù)據(jù)。

3.2 檔案管理的歸檔

加強檔案資料的歸檔工作，增強檔案資料的管理能力。按照檔案資料管理的有關要求，載文件和照片進行轉(zhuǎn)換和記錄。加強對檔案資料的收集，確保在檔案資料被檢查時能夠找到對應的記錄和存儲。積極開展檔案資料的獲取和使用相關技術對檔案資料進行及時處理。每一個檔案資料都是社會活動的歷史記錄和具有真實價值，所以所有檔案資料都是極其珍貴的。

3.3 檔案管理的人員培養(yǎng)

從檔案管理工作人員隊伍的穩(wěn)定維護到增強檔案工作人員的素質(zhì)，這就要求做到以人為本。為了保證檔案系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理，就需要檔案管理工作人員了解軟件開發(fā)和增加相關專業(yè)知識的存儲，提高檔案管理工作人員的業(yè)務能力。引進適當?shù)母偁帣C制，創(chuàng)造合適的崗位，充分調(diào)動檔案管理工作人員的積極性和主動性，努力鍛煉自身的業(yè)務素質(zhì)。

3.4 檔案管理的資源共享

無論是現(xiàn)代檔案管理，還是傳統(tǒng)檔案管理，資源共享都是檔案管理工作中必須發(fā)展的重點。檔案館應組織有關部門實現(xiàn)重點的信息和資料的資源共享。隨著目前科學技術的飛速發(fā)展，資源共享已成為網(wǎng)絡和信息時代的永恒話題。

3.5 檔案管理的安全保障培訓

檔案管理機構務必保證組織妥善管理檔案，確保相關人員得到應有的安全保障培訓。對于重要的檔案資料，及時進行電子文檔的備份，開展檔案管理信息化建設。同時，檔案管理機構要保證信息化建設相關設備到位和設施齊全。

4 結束語

檔案是的對世界和自然有影響的歷史記錄，檔案管理工作是一項非常重要的工作。然而，由于檔案保存方式不統(tǒng)一、保存方式不統(tǒng)一、管理制度需改進、安全管理不完善、管理人員素質(zhì)低等原因，很多檔案資料沒有得到及時有效的保存。因此，要做好檔案資料的存儲和電子記錄管理，加強檔案資料的歸檔工作，穩(wěn)定維護檔案管理工作人員隊伍，增強檔案工作人員的素質(zhì)，實現(xiàn)重點的信息和資料的資源共享，確保相關人員得到應有的安全保障培訓，保證信息化建設相關設備到位和設施齊全。總之，檔案管理建設能夠更好地將檔案信息與人類社會結合在一起，盡可能實現(xiàn)檔案資料的最大作用，為人類的未來發(fā)展帶來好處，實現(xiàn)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

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