對事業(yè)單位辦公室檔案管理的若干思考

田岳海 韓秀英

摘 要：事業(yè)單位要想實現(xiàn)規(guī)范、持久發(fā)展，就必須做好行政、文書、技術(shù)以及人力資源庫等方面的檔案管理工作。隨著信息時代的到來，各行各業(yè)對信息的需求量在不斷增加，而且，對于所有的企事業(yè)單位來說，做好檔案管理工作都是至關(guān)重要的?；诖耍疚膶⑹紫确治鲛k公室檔案管理對事業(yè)單位的作用，然后分析事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中存在的問題以及相關(guān)的強化策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室檔案管理；作用；問題；策略

在我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，事業(yè)單位檔案的數(shù)量也在持續(xù)增多，從而就使得我國的檔案管理工作中產(chǎn)生了諸多變化和問題，要是不能采取有效措施來解決這些問題，就會對事業(yè)單位的長期發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。所以，事業(yè)單位必須要及時發(fā)現(xiàn)辦公室檔案管理工作中存在的問題，并采取措施對辦公室的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與調(diào)整，以此來跟上時代發(fā)展的潮流，實現(xiàn)更加長久的發(fā)展。

1 辦公室檔案管理對事業(yè)單位的作用

對于事業(yè)單位來說，做好辦公室的檔案管理工作是至關(guān)重要的。具體來說，辦公室檔案管理工作的作用主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，辦公室檔案管理工作的開展可以給事業(yè)單位其他的各項工作提供更多基礎(chǔ)的參考資料。第二，在事業(yè)單位的日常管理過程中，可以通過檔案資料對工作效果進(jìn)行合理評價，從而也就可以促使績效管理的順利開展。第三，在事業(yè)單位引進(jìn)企業(yè)化管理與社會化人才機制以后，辦公室的檔案管理不但可以提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也可以給單位的其他部門提供各種類型的文件與信息，促使事業(yè)單位可以合理地調(diào)整管理制度，其管理效率也就隨之大幅度提升。

2 目前事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理制度不完善

從目前來看，大多數(shù)事業(yè)單位都尚未建立起健全的檔案管理制度，因此導(dǎo)致其實際作用難以得到最大化發(fā)揮。例如，很多事業(yè)單位沒有對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一化管理，資料的編號雜亂無序，規(guī)格大小也各有不同，從而就導(dǎo)致檔案的整編工作難以順利開展與推進(jìn)。此外，很多事業(yè)單位的保管與移交資料制度尚未健全，資料交接秩序混亂，從而就可能會導(dǎo)致資料的遺失，歸檔工作也就不能順利開展。

2.2 檔案管理的信息化程度較低

在信息化時代到來之后，事業(yè)單位的內(nèi)部信息化水平也在不斷提高，從目前來看，電子化操控已經(jīng)普遍存在。但是，許多事業(yè)單位并沒有意識到檔案信息化管理的現(xiàn)實意義，從而就導(dǎo)致辦公室檔案管理工作的效率大幅度降低。此外，一些事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備陳舊，創(chuàng)新速度慢，難以跟上社會發(fā)展和科技進(jìn)步的步伐。

2.3 管理人員的專業(yè)水平不高

目前，很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員在專業(yè)知識方面都有明顯不足，而且有部分事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作會安排非專業(yè)人員負(fù)責(zé)，從而就會導(dǎo)致眾多問題產(chǎn)生。對于所有的工作內(nèi)容來說，相關(guān)的工作人員都必須要有積極的工作態(tài)度和較高的工作熱情，而且，一個事業(yè)單位的實際發(fā)展情況和工作人員的工作責(zé)任意識直接相關(guān)。但是，很大一部分事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作人員的工作態(tài)度都不夠積極主動，責(zé)任意識不足，在開展過程中不能做到對檔案資料的及時更新，也沒有耐心去發(fā)現(xiàn)和解決其中存在的問題，從而就會對事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的不利影響。

2.4 檔案管理人員的檔案意識薄弱

宣傳力度不足是導(dǎo)致事業(yè)單位辦公室檔案管理人員檔案意識薄弱的主要原因。事業(yè)單位要是沒有對檔案資料和檔案管理進(jìn)行有效地宣傳，從而造成了工作人員的檔案意識不足，然后也就會產(chǎn)生重單位建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象。

3 加強事業(yè)單位辦公室檔案管理的策略

3.1 完善檔案的管理體系

隨著信息時代的到來，事業(yè)單位必須要持續(xù)進(jìn)一步提升檔案資料的使用率，通過對檔案的合理利用可以促使自身實現(xiàn)更好發(fā)展。具體來說，事業(yè)單位應(yīng)該要更加重視辦公室檔案管理工作，通過定期地檢查來隨時了解檔案管理的實際情況，從而也就能確保事業(yè)單位其他相關(guān)工作的順利開展。此外，在開展檔案管理工作的過程中，事業(yè)單位應(yīng)該要不斷地對管理規(guī)則進(jìn)行調(diào)整與完善，使用更加科學(xué)有效的方式開展管理工作，這樣不但可以最大化地節(jié)省人力、物力、財力的投入，還可以進(jìn)一步地提高檔案管理效率。在具體的工作過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些資料的變動，所以，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作人員必須要和社會發(fā)展潮流時刻保持一致，通過持續(xù)收集新的材料來進(jìn)一步擴充檔案庫，以此來促使檔案管理體系更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，進(jìn)而提高事業(yè)單位的檔案工作質(zhì)量。

3.2 實現(xiàn)信息多元化

第一，事業(yè)單位應(yīng)該對辦公室檔案管理展開信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，只有這樣才能夠有效提高檔案的管理水平與利用效率。此外，通過信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也可以實現(xiàn)紙張模式與電子模式的共同發(fā)展，不但可以有效利用傳統(tǒng)的紙張管理模式的有利之處，而且也可以提高對網(wǎng)絡(luò)管理的使用率。雖然將電子工具作為主要載體的檔案管理工作也是由人對計算機進(jìn)行操控，但是在這種方式下，計算機和檔案之間有更加緊密的聯(lián)系，只需在計算機上設(shè)置科學(xué)有效的管理程序，就能夠?qū)崿F(xiàn)對信息的自動管理。第二，不斷提高檔案管理工作效率，對傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行有效創(chuàng)新，例如，改變檔案統(tǒng)計的方法，使用電子信息共享模式來根據(jù)每個部門的具體特點確定相應(yīng)的信息統(tǒng)計步驟，對于辦公室檔案管理工作人員來說，可以使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料的統(tǒng)計與整理，并對其進(jìn)行核查和修改，以此來確保檔案信息的實時更新。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，就必須要對檔案管理工作人員進(jìn)行定期地培訓(xùn)，以此來提高工作人員的專業(yè)水平，幫助辦公室檔案管理工作人員樹立起正確的工作意識，進(jìn)一步提高其對辦公室檔案管理工作的思想認(rèn)識。此外，在我國經(jīng)濟社會快速發(fā)展的過程中，信息化也得到了進(jìn)一步地普及，所以，事業(yè)單位的檔案管理工作人員必須要緊跟時代發(fā)展潮流，避免出現(xiàn)由非專業(yè)人員從事檔案管理工作的情況。此外，事業(yè)單位也必須要加大對檔案資料的保護(hù)力度，提高辦公室檔案管理工作人員的責(zé)任意識，定期檢查檔案管理工作的開展情況，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并采取有效措施進(jìn)行解決。最后，雖然辦公室檔案管理工作看起來比較簡單，但是實際的工作過程是非?，嵥榕c復(fù)雜的，所以，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作人員必須要時刻保持足夠的耐心和高度的責(zé)任意識。

3.4 加強宣傳力度

意識是行為的指導(dǎo)和前提，所以，為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位的檔案管理效率，就應(yīng)該加強對檔案管理知識的宣傳力度，以此來幫助辦公室檔案管理人員清楚認(rèn)識檔案管理的作用與意義。不僅要通過培訓(xùn)、考核等關(guān)鍵指標(biāo)引導(dǎo)檔案員全身心地投入工作過程，履行好自己的責(zé)任與義務(wù)，還要加強與主管領(lǐng)導(dǎo)溝通，爭取人力、財力、物力的支持，這樣單位的檔案管理水平才會不斷提升。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案管理是一項至關(guān)重要的社會工作。作為國家政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展的重要支撐，事業(yè)單位的檔案管理工作更是直接和事業(yè)單位的規(guī)范、持久發(fā)展息息相關(guān)。因此，事業(yè)單位的辦公室檔案管理方式應(yīng)該盡可能地與和社會和單位的發(fā)展需求一致，持續(xù)創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方式，添加新的理念，以此來提高事業(yè)單位辦公室檔案管理效率，促使其更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。

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作者簡介

田岳海（1976-），男，漢，河北省石家莊市，副研究館員，從事行政管理。