信息化背景下的檔案管理創新策略分析

閆文華

摘 要：隨著現代科學技術不斷發展，將信息化技術合理的應用到檔案管理過程中，能夠有效提高檔案管理的實效性。本文通過具體論述信息化背景下的檔案管理創新的重要性，并根據實際情況提出信息化背景下的檔案管理創新策略，旨在為開發和利用檔案資料提供更多的便利條件。

關鍵詞：信息化；檔案；創新策略

在現代社會不斷發展的背景下，廣大人們的生活也隨之發生了一定的變化，所以信息技術的應用也在一定程度上影響了檔案管理的形式與方法，讓檔案管理工作的開展變得更加的便捷化和高效化。因此，在信息化背景下進行檔案管理創新具有重要的現實意義。

1 信息化背景下的檔案管理創新的重要性

在信息化背景下創新檔案管理具有非常重要的意義，其具體表現在下列幾個方面：

一是通過創新檔案管理策略，能夠有效增強檔案管理的服務能力。信息技術的高速發展為檔案管理提供了更多的便利，但是出現了一系列的問題，所以需要積極的創新檔案管理形式和方法，這樣能夠增強檔案管理部門的服務能力，為提升檔案管理的水平奠定堅實的基礎。

二是能夠改善檔案管理的服務手段。在以往檔案管理的過程中，主要是以手工管理為主，通過人工進行查閱，在一定程度上影響了檔案管理的效率。在現代信息化技術快速發展的背景下，傳統的檔案管理模式已經難以適應現代社會發展的要求，所以需要將信息技術與檔案管理進行全面整合，充分利用網絡技術進行搜索和查詢，這樣有利于改善檔案管理的服務手段，增強檔案管理的水平。

三是能夠實現檔案管理的多元化服務。隨著現代觀念不斷更新，廣大人們已經逐步認識到了檔案管理工作的重要性，所以將信息化技術合理的應用到檔案管理過程中，讓檔案管理逐步朝著多元化的模式發展，能夠讓檔案管理資料開發呈現出多元化的趨勢，讓檔案管理資料更好的為單位發展服務。

2 信息化背景下檔案管理存在的問題

1）對檔案的重視程度不夠，信息化檔案管理意識偏低。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

2）檔案管理制度不健全，管理手段不夠規范。當前大多數政府部門及社會組織單位并沒有建立一個相對健全和完善的管理制度。而在我國快速發展的這幾年，對于檔案管理的規范和標準也在不斷地更新、變化，導致我國當前檔案管理比較混亂。雖然這幾年計算機技術的普及和發展給檔案管理工作帶來許多先進的技術和手段，但是還不能夠很好地普及。傳統的檔案管理仍然是使用手工操作，不僅工作量大而且效率低，容易出錯，給檔案管理工作帶來許多麻煩。例如缺乏標準宗卷外觀規定，有些宗卷頁數缺乏頁碼，不利于歸檔；案卷歸納缺乏統一標準，導致許多宗卷缺乏標題或題目不完整。由于一些組織對檔案管理重視程度不夠，有些工作人員在進行檔案管理工作時責任心不足，在進行資料的收集、分類、匯總時過分強調檔案的保密性，致使一些檔案被塵封在保密架，無法被充分使用，造成資源浪費

3）對檔案管理工作投入不足，檔案管理人員素質偏低。對于一些基層單位，檔案管理人員不足，以及管理人員素質偏低等問題十分普遍。檔案管理工作十分繁瑣，需要對眾多宗卷資料進行收集、歸納和整理，因此需要消耗很大的人力物力，然而檔案管理人員不足，素質偏低使檔案管理工作處于被動狀態。許多單位對檔案管理工作投入不足，對檔案室的建設不規范，設備落后陳舊，對檔案材料保護不足，使一些檔案材料損壞、缺失，嚴重影響檔案管理工作質量。

3 信息化背景下的檔案管理創新策略

1）創新檔案管理意識，為檔案管理工作的開展奠定意識基礎。隨著信息化技術不斷發展，在檔案管理工作的實際開展過程中，需要檔案管理人員樹立創新的意義，始終堅持與時俱進，并緊密結合現代化的服務方式，為優化檔案管理服務奠定基礎。其中，作為現代化的檔案管理人員，需要具備創新性意識，切忌按部就班，并在不斷實踐的過程中學習一些新的計算機技術和手段，始終堅持與時俱進，學會充分利用網站、微博、微信公眾號等方式展開檔案服務，并借助信息化技術開展遠程的業務指導、檔案管理培訓等。從而為提升檔案管理的實效性奠定堅實的思想理念基礎。

2）完善檔案管理政策制度，為檔案管理有效開展奠定堅實的制度保障。健全的法律法規體系是各項工作順利開展的重要保障條件，而通過制定科學合理的政策制度是各項工作展開的重要保障。因此，在信息化背景下的檔案管理過程中，應該全面分析當前檔案管理工作存在的問題，并根據實際情況建立完善的法律法規制度，為檔案管理工作的有效奠定良好的法律保障，為檔案管理工作的開展指明方向。作為檔案管理的負責人需要對電子文件歸檔進行相應的指導、驗收、保管和提供利用，為檔案管理資料的開發和利用奠定堅實的制度保障。

3）創新檔案管理手段，為增強檔案管理的實效性創造良好的條件?；谛畔⒓夹g發展背景下的檔案管理過程中，應該積極的創新檔案管理手段，為提升檔案管理的實效性創造良好的條件。

首先，在檔案資料上傳和收集方面實行自動化。基于信息化背景下的檔案管理過程中，檔案資料的錄入和信息收集是非常關鍵的環節，而在人工進行上傳和下載的過程中一旦出現問題，便會嚴重影響檔案信息資料管理的真實性和準確性。因此，可充分利用現代信息技術優化程序軟件，以此來保證檔案信息資料的真實性，為提升檔案管理的水平創造良好的條件。

其次，構建信息化管理平臺。在信息化背景下的檔案管理過程中，必須根據實際情況建立信息化管理平臺，全面搜集和處理檔案數據資料，合理的將檔案管理資料與現代科學技術進行整合，在以創新思維為指引的背景下，通過全面實現各項資源共享，能夠真正突破傳統檔案管理過程中的空間與時間限制。因此，通過全面開展資源在線查詢服務，有利于提升檔案資料的利用效率。

最后，優化信息化管理模式。在信息化背景下的檔案管理過程中，通過優化信息化管理模式為現代檔案管理創造良好的條件。充分利用管理系統對檔案資料進行規范化處理，明確檔案管理的細則，全面進行檔案硬件基礎設施和軟件設施升級，優化檔案管理形式，最大限度提升檔案管理的實效性。

4）構建檔案管理工作人才體系，打造高素質的檔案管理人才隊伍。在信息化背景下的檔案管理過程中，為了真正保證檔案管理的實效性，便需要建立完善的檔案管理工作人才體系。一方面，高校的發展將為檔案管理工作輸出相關的專業人才，這是檔案管理工作開展過程中的主要人才來源；另一方面，在檔案管理工作的開展過程中，還需要定期組織檔案管理工作人員參與專業化培訓，有效提升檔案管理人員的專業知識水平和專業技能，切實增強檔案管理工作人員的綜合能力。同時。在檔案管理工作的開展過程中，應該注重檔案管理工作人才儲備建設，采取與校方開展實習學習合作的模式，為檔案管理工作的開展儲備人才，最大限度提升檔案管理的實效性。

總之，在現代信息化技術快速發展的背景下，應該根據實際情況建立信息化下的檔案管理制度、優化檔案管理模式、建立檔案管理工作人才培養體系，全面提升檔案管理質量，讓檔案管理工作逐步朝著規范化和安全化的方向發展。

參考文獻

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