事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化對策

張沫 吉林省白山市渾江區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險管理中心

檔案是事業(yè)單位內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)開展的重要資源，檔案管理工作對于事業(yè)單位各項工作的開展有著重要作用。所以應(yīng)加大對檔案管理的重視力度，采用合理的管理措施，完善檔案管理，推動事業(yè)單位的良性發(fā)展。

一、檔案及檔案管理

檔案是事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展中的重要歷史數(shù)據(jù)資料，其通過圖片、文字、聲音等方式記錄事業(yè)單位不同時期的發(fā)展情況、存在的問題及相關(guān)政策落實情況，是事業(yè)單位重要的資料數(shù)據(jù)。檔案管理顧名思義，就是對檔案資料進行管理的工作，其包括檔案信息的收集和整理、檔案信息的管理及鑒定、檔案存管及搜索、檔案編輯和利用等內(nèi)容，是國家檔案事業(yè)中較為重要的組成部分。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視力度不足。加強管理意識是提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要保證手段之一，但結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的情況分析，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位對于檔案管理的重視度較低，認為該工作只是實行檔案資料的存管，對事業(yè)單位的發(fā)展的輔助作用較小。這種情況，使得檔案管理人員對自身工作的認知不夠明確，在檔案資料的收集、整理及處理上存在諸多問題，檔案資料殘缺不全，管理制度不完善，這不僅影響了檔案管理工作的效果，也為后期資料翻閱和查找?guī)砹死щy。

（二）管理模式滯后，管理設(shè)備老舊。大多數(shù)的事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，仍在沿用傳統(tǒng)以人工記錄、賬目記錄為主的低效管理模式，隨著檔案資料數(shù)據(jù)的增多，這種滯后的管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，資料數(shù)據(jù)的收集及管控力度也較低，阻礙了事業(yè)單位的有序發(fā)展。另外，事業(yè)單位內(nèi)檔案管理的相關(guān)設(shè)備都較為老舊，技術(shù)水平不高，很難提升檔案管理的效率，再加上更新效率較慢，影響了部門工作的開展。

（三）檔案管理人員的綜合技能水平不高。目前很多事業(yè)單位檔案管理部門人員都看輕檔案管理工作，認為其不過是簡單的資料管理，不存在任何技術(shù)含量，這使得部門對檔案管理人員的要求較低，甚至部分事業(yè)單位會從其他部門借調(diào)人員參與到檔案管理中來，這些管理人員并未接受過專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，檔案管理意識不強，在管理工作中很難按照規(guī)定要求開展管理工作，降低了管理水平。再者，一些員工的突然離職，使得部分檔案資料存在泄漏的風(fēng)險，對事業(yè)單位未來的工作開展構(gòu)成了威脅，增加了運營風(fēng)險。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化對策

針對上文中提到的事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，相關(guān)部門人員有必要制定科學(xué)合理的優(yōu)化解決對策，從而提升事業(yè)單位檔案管理水平。下面，筆者就將針對事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化對策進行具體說明。

（一）加深員工管理意識，明確檔案管理的重要性。雖然在檔案管理上，我國制定了一系列法律法規(guī)，如《檔案法》等，用以規(guī)定事業(yè)單位檔案管理工作，加大事業(yè)單位人員對檔案管理的重視力度，但效果卻不夠理想，這主要是由于，工作人員只是對相關(guān)規(guī)定條文進行了解，卻并未與實際工作相結(jié)合，法律規(guī)范只停留在表面上。

基于此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員有必要加強員工對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，并結(jié)合實際情況，對現(xiàn)有法律條文予以分析，明確其應(yīng)用范圍，實現(xiàn)與實際工作的有效融合。再者，加大宣傳力度，確保員工了解檔案管理的重要性，并在此基礎(chǔ)上，提高員工素質(zhì)水平，樹立正確的責(zé)任心和使命感，確保檔案管理的高效落實。與此同時，管理人員在提高自身能力水平的同時，還需加深對檔案管理的了解和認知，便于其更好的理解檔案管理重要性，不斷實行管理工作的優(yōu)化和完善。

（二）優(yōu)化檔案管理模式，加大資金投入力度。信息時代下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理工作的開展，有必要對其實行優(yōu)化和創(chuàng)新，以確保檔案管理的有效性、及時性。計算機作為信息時代的產(chǎn)物，在事業(yè)單位檔案管理中的有效應(yīng)用，能夠提升檔案資料數(shù)據(jù)收集和整合的效率，且通過相關(guān)軟件應(yīng)用，按照不同類別對收集的資料數(shù)據(jù)進行分類處理及存管，大大節(jié)省了工作時間，降低檔案管理難度。同時利用計算機技術(shù)可構(gòu)建完善的信息數(shù)據(jù)庫，便于各部門人員完成檔案資料的隨時翻閱和查找，提高工作效率。

不過在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建中，需要做好保護措施，以免因病毒入侵導(dǎo)致檔案資料丟失或損壞，影響其完整性和實用性。此外，應(yīng)加大檔案管理的資金投放力度，對檔案管理中過于老舊設(shè)備予以及時更換，以改進檔案管理的效率，營造良好的辦公環(huán)境，確保新型管理模式的高度落實，從而優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的綜合水平。

（三）加大檔案信息資源的開發(fā)力度。檔案信息資源的開發(fā)利用可從兩方面實現(xiàn)。一是結(jié)合檔案管理理念，合理優(yōu)化檔案管理模式和方法，并樹立積極的工作態(tài)度，加大事業(yè)單位對檔案管理的重視力度，明確檔案信息資源開發(fā)的重要性，在保證檔案管理價值的基礎(chǔ)上，合理應(yīng)用檔案信息資源，為事業(yè)單位的運營提供良好服務(wù)。

二是要提高事業(yè)單位員工的主動性和自覺性，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展情況，合理規(guī)劃檔案管理工作內(nèi)容，促進檔案管理的優(yōu)化完善，保證資料數(shù)據(jù)的安全與齊全，為工作決策提供幫助。同時應(yīng)加大宣傳力度，讓更多的人了解到事業(yè)單位的服務(wù)政策，在民眾中為事業(yè)單位建立良好的形象，進而構(gòu)建利于檔案管理工作的環(huán)境，提升管理水平。

結(jié)語：目前，事業(yè)單位的檔案管理要與信息時代的發(fā)展相適應(yīng)，優(yōu)化管理理念和管理模式，加大檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建力度，且注重人員培訓(xùn)，完善管理人員的綜合素養(yǎng)，以此為檔案管理工作的開展及事業(yè)單位服務(wù)職能的轉(zhuǎn)化奠定基礎(chǔ)，推動事業(yè)單位的持續(xù)前行。