信息時代檔案管理工作面臨的問題

劉峰峰 青島市城陽區(qū)檔案館

近年來，我國大大小小的企業(yè)發(fā)展迅速，經(jīng)濟(jì)交流也日漸密切，各行各業(yè)的發(fā)展都少不了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的輔助，建筑行業(yè)利用信息技術(shù)測算施工精度；教育行業(yè)利用信息技術(shù)設(shè)計課件輔助教學(xué)；異地企業(yè)利用信息技術(shù)實現(xiàn)貿(mào)易互通等等，要想在信息交流頻繁的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的記錄，檔案管理工作就必不可少。檔案管理工作實際應(yīng)用中雖然因為信息時代的影響變得更加方便快捷，但也卻因此面臨著一些負(fù)面問題，嚴(yán)重情況下甚至?xí)ζ髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)效益造成不利影響。以下就對這些問題進(jìn)行探討，分析解決方案，促進(jìn)檔案管理工作隨著時代的發(fā)展而更好地進(jìn)步。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）安全性問題

信息時代的檔案管理工作大多依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)，用電子檔案的模式來對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。記錄的地點(diǎn)也不像原來的方式一樣紙質(zhì)材料統(tǒng)一保管在一個地方，而是在電腦上建立一個數(shù)據(jù)庫，以此來進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲。但是網(wǎng)絡(luò)有著安全方面的威脅，一旦操作有誤在電腦中無意中植入了病毒，或是技術(shù)原因出現(xiàn)系統(tǒng)故障現(xiàn)象，都會導(dǎo)致存放檔案的數(shù)據(jù)庫受到損害，即使后期進(jìn)行了恢復(fù)，也無法保障數(shù)據(jù)得到有效還原，給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）保密性問題

安全性一旦受到不利影響，直接就會造成檔案的保密性出現(xiàn)問題。當(dāng)前電子檔案的管理普遍是專業(yè)人員通過賬戶密碼進(jìn)行系統(tǒng)登錄，有相應(yīng)的權(quán)限去進(jìn)行操作，雖然電腦系統(tǒng)操作更為便捷，但是一旦登錄系統(tǒng)被人惡意攻破，就會使得檔案面臨著被泄露的威脅，如果不法分子利用這些盜取的信息做違法事情，就不僅僅是信息泄露的問題，將會對信息所有者帶來巨大的麻煩。如果不加強(qiáng)檔案管理的保密性，勢必會因為大量信息的泄露而造成全社會的恐慌，使人們失去對檔案管理的信任感。

（三）管理問題

電子檔案管理的優(yōu)勢就在于可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將復(fù)雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)一化，方便使用者更好地查找信息或是有序的保存信息。但由于我國檔案管理工作的信息化水平發(fā)展較晚，管理水平跟不上社會的需要，檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)，自動化較低的問題。不利于信息共享的需求，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的發(fā)展。

（四）人員問題

雖然信息時代下的檔案管理工作主要依靠網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行的，但是信息的錄入還需要工作人員去操作，一旦人員素質(zhì)不高，或是不細(xì)心導(dǎo)致管理出現(xiàn)問題，將會對檔案的存儲造成不利影響。這就需要檔案管理人員有極高的和職業(yè)道德，嚴(yán)格按照規(guī)章制度去進(jìn)行檔案的管理。然而當(dāng)前我國檔案管理人員雖然有較強(qiáng)的管理意識，但軟件操作水平較低，無法高效的完成電子檔案管理工作。

二、信息時代檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）提高數(shù)據(jù)庫質(zhì)量

相關(guān)管理人員要意識到當(dāng)今檔案管理工作是依靠網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來運(yùn)行的。因此就需要提高數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，最大程度地保障安全性。質(zhì)量的提高還在于系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)用，要滿足人們的閱讀習(xí)慣，盡量簡潔明了的讓使用者和操作者進(jìn)行無障礙閱讀和使用。除此之外，還需要重視對檔案管理系統(tǒng)的后期維護(hù)，安排專業(yè)的技術(shù)人員定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查，成立信息技術(shù)部門，出現(xiàn)系統(tǒng)風(fēng)險就及時進(jìn)行維護(hù)，以此來保障檔案信息的安全。

（二）改進(jìn)管理制度

為了解決管理不規(guī)范這一問題，就需要建立健全管理體系，制定明確的管理制度，學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)良好的檔案管理技術(shù)，將不同類型的檔案進(jìn)行分類保存。有關(guān)部門也要積極制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，明確管理的標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理工作提供制度上的支持，使檔案管理工作更加規(guī)范。

（三）完善信息保障制度

在當(dāng)今信息時代，檔案信息對于個人來說是必不可少也是相當(dāng)重要的，對于企業(yè)來說甚至可能有關(guān)企業(yè)未來的發(fā)展，因此檔案信息的安全性就尤為重要。完善信息保障制度也已經(jīng)成為了檔案管理工作的重中之重，需要管理人員加強(qiáng)對電子檔案的整理記錄，出現(xiàn)與原有格式不符的檔案就需要重點(diǎn)調(diào)查是否是惡意信息；在日常大量的檔案收發(fā)工作中要進(jìn)行明確分類，保證檔案管理的規(guī)范性；在有條件的基礎(chǔ)上可以將檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置為內(nèi)網(wǎng)，除內(nèi)部人員外他人無法使用，也防止信息流出，保障檔案的安全性；同時還需要做好備份，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障檔案丟失，也能保證有備用文件使用。

（四）提高人員素質(zhì)

相關(guān)企業(yè)要對檔案管理人員進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)方面的培訓(xùn)，在提高管理人員管理技術(shù)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對其思想素質(zhì)的教育，以此來防止內(nèi)部人員惡意擾亂管理秩序的行為。加強(qiáng)對技術(shù)水平的提升，學(xué)習(xí)相關(guān)的存儲系統(tǒng)操作流程、編目標(biāo)引的自動化技術(shù)等來使工作人員能夠發(fā)揮先進(jìn)系統(tǒng)的最大作用，簡化工作量，提高工作效率。

結(jié)語：綜上所述，當(dāng)前信息時代下檔案管理工作雖有了較大的提高，但受發(fā)展落后和技術(shù)水平的影響，在實際工作中仍然存在著安全問題、保密問題、管理問題和人員問題等。在當(dāng)前科技的發(fā)展帶來機(jī)遇的同時，也要認(rèn)識到其中的挑戰(zhàn)所在。就需要在檔案管理工作中提高數(shù)據(jù)庫質(zhì)量、完善管理制度和信息保障制度，并且要提高人員素質(zhì)，綜合方面實現(xiàn)檔案管理工作的改善，以此來使檔案管理工作滿足社會發(fā)展的需求，使之工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效。