事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)探究

邵麗 東營(yíng)市疾病預(yù)防控制中心

近幾年，計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入與信息化水平的提高推動(dòng)了企事業(yè)單位信息化建設(shè)進(jìn)程，尤其是事業(yè)單位，想要憑借互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)提升自身信息化管理。檔案管理一直是事業(yè)單位較為重要的任務(wù)，在新時(shí)代下，怎樣借助計(jì)算機(jī)技術(shù)落實(shí)檔案信息化建設(shè)，以促進(jìn)檔案管理能力提升是事業(yè)單位目前急需解決的問(wèn)題。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

以往事業(yè)單位檔案多以紙質(zhì)檔案居多，管理工作幾乎依賴(lài)于管理人員完成，導(dǎo)致管理效率低下，且易于出現(xiàn)差錯(cuò)[1]。現(xiàn)如今，檔案信息化在事業(yè)單位檔案中已是不可或缺的一部分，也是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然選擇。檔案信息化旨在將既往的紙質(zhì)檔案變成依附于網(wǎng)絡(luò)電子檔案的一個(gè)過(guò)程。相比較既往檔案管理，檔案信息化極大的促進(jìn)了管理效率，除節(jié)省人力與物力外，還能有效減少人為錯(cuò)誤，促使檔案分類(lèi)、調(diào)取及保存工作更具簡(jiǎn)單性和準(zhǔn)確性。

二、檔案信息化在建設(shè)進(jìn)程中存在的問(wèn)題

（一）缺乏科學(xué)的管理體系

檔案信息化是基于既往檔案管理的創(chuàng)新和改進(jìn)，因此要大力整改檔案管理體制，提升檔案管理效率[2]。然而，就目前來(lái)看檔案信息化工作并未以科學(xué)、系統(tǒng)、安全的管理體系作為前提保證，比如登記與整合方面缺乏用戶(hù)電子信息預(yù)留及人事系統(tǒng)安排。因事業(yè)單位的特殊性，致使檔案管理缺失嚴(yán)重重視，造成檔案管理總體質(zhì)量低下。

（二）檔案軟件各有差異

雖說(shuō)信息化檔案并不單單局限在使用電腦的方式，但仍然是以電腦為基礎(chǔ)的。目前，各部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)規(guī)格不同，且型號(hào)各異，使開(kāi)發(fā)出的軟件并不能通用，不能形成有效、統(tǒng)一的應(yīng)用于搜索文件的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，且不同事業(yè)單位使用的檔案軟件也不相同，在此情況下難以推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（三）檔案工作人員素質(zhì)有待提升

檔案工作的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，需要能力較高的管理人才完成，而檔案信息化則對(duì)這類(lèi)工作人員提出了更高的要求，要求檔案管理人員具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)，且能夠熟練操作計(jì)算機(jī)。當(dāng)前，因多種因素導(dǎo)致我國(guó)檔案專(zhuān)業(yè)化人才缺失，嚴(yán)重阻礙信息化進(jìn)程。

三、檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略分析

檔案信息化建設(shè)屬于事業(yè)單位檔案管理的主要發(fā)展方向，怎樣彌補(bǔ)目前檔案信息化建設(shè)的不足已成為事業(yè)單位急需處理的問(wèn)題。要想切實(shí)落實(shí)檔案信息化建設(shè)，事業(yè)單位應(yīng)注意下面幾點(diǎn)：

（一）協(xié)商制定檔案信息化建設(shè)方案

檔案信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢，要求事業(yè)單位結(jié)合自身情況與檔案管理模式及其發(fā)展趨勢(shì)商定檔案信息化建設(shè)方案。并且為保證建設(shè)方案的實(shí)效性與可靠性，事業(yè)單位還應(yīng)基于自身發(fā)展特點(diǎn)、目標(biāo)實(shí)施科學(xué)論證與探析，在此背景下制定檔案信息化建設(shè)方案[3]。同時(shí)事業(yè)單位需逐漸形成以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的新型管理模式，大力推動(dòng)檔案信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。另外，檔案信息化建設(shè)進(jìn)程要重視系統(tǒng)的延伸性，為后期信息化檔案管理創(chuàng)造更多的空間。

（二）改變檔案管理模式

首先，基于數(shù)據(jù)方面，要有效融合公文處理與檔案管理，促使文檔整體化發(fā)展，達(dá)到多種檔案資料的整合工作自動(dòng)化完成的目的，且繪制相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)圖；其次，將人工記錄與檢索變成電子版，也就是轉(zhuǎn)變成以電腦為前提的圓形工作區(qū)域，促使檔案指導(dǎo)、編制下作逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化。最后，結(jié)合現(xiàn)實(shí)與實(shí)際狀況，主動(dòng)改革信息技術(shù)，重塑檔案管理運(yùn)營(yíng)環(huán)境，使其更加適應(yīng)信息化管理。

（三）提升管理人員自身素質(zhì)

在信息化背景下，檔案管理人員必須深刻認(rèn)識(shí)到自身素養(yǎng)的重要性，不但要積極參與單位上組織的多種課程培訓(xùn)活動(dòng)，還要學(xué)會(huì)利用閑暇時(shí)間給自己充電，熟練掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，保證自身專(zhuān)業(yè)水平滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)需求。同時(shí)積極主動(dòng)轉(zhuǎn)變以往舊思想，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)發(fā)現(xiàn)代化管理思維，適應(yīng)信息化管理模式，并且在日常工作中端正自己態(tài)度，具備使命感與責(zé)任感，最大限度促進(jìn)檔案信息化水平不斷提升。

（四）加強(qiáng)與政府、企業(yè)單位的交流溝通。信息資源共享是檔案信息化的重點(diǎn)發(fā)展模式，尤其是在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的今天，更應(yīng)給予高度關(guān)注。立足于信息化時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)做到“引進(jìn)來(lái)，走出去”，與相關(guān)政府實(shí)施有效交談，汲取其他單位管理經(jīng)驗(yàn)，從而提高自身檔案信息化水平，促使檔案工作更快更好發(fā)展[4]。同時(shí)要充分將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用起來(lái)，設(shè)立檔案管理局域網(wǎng)，增強(qiáng)信息資源共享程度，以符合檔案管理透明化和公正化要求，保證檔案信息化發(fā)揮最大利用價(jià)值。

（五）明確檔案管理終極目標(biāo)。事業(yè)單位應(yīng)在開(kāi)展檔案管理工作中對(duì)信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)加以明確，且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化，改進(jìn)與創(chuàng)新檔案管理模式，積極在事業(yè)單位檔案工作中納入信息化技術(shù)，從而確立檔案管理終極目標(biāo)，進(jìn)而讓檔案工作變得更加準(zhǔn)確，更加便捷，為用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)：事業(yè)單位的檔案信息化在現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。檔案信息化的建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享，促進(jìn)工作人員快速檢索與調(diào)取檔案信息，有效提高工作效率。由此可見(jiàn)，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案信息化建設(shè)給予高度關(guān)注，運(yùn)用科學(xué)手段增強(qiáng)檔案信息化水平。