新時期文書檔案管理中存在的問題與對策探討

王天巧

摘 要：文書檔案管理，是社會信息體系整合的重要環節，它具有系統性、連貫性、階段性等特征。基于此，本文結合新時期文書檔案管理的相關理論，著重對如何在社會數字化信息高頻率互動狀態下，實現檔案管理效率提升的策略進行探究，以達到綜合把握學科教學要點，實現社會信息資源系統性調配的目的。

關鍵詞：新時期；文書檔案管理；優化策略

信息化時代的到來，不僅加快了信息溝通的速度，還為社會資源體系整合提供了趨向引導。研究發現，結合檔案管理要點，實施有效的資源管理策略，是新時期檔案信息管理工作持續性推進的有效方式。由此，關于文書檔案管理方法的分析，將為國內文化資源整合提供指導。

1 新時期文書檔案管理中存在的問題

文書檔案管理工作持續性開展，在社會信息資源綜合調控中占有不可忽視的地位[1]。但隨著數字化技術社會普及程度逐步增加，傳統的文書檔案管理工作實施中，逐步暴露出諸多不足，筆者將當前文書檔案管理工作中存在的問題歸納為：

1）文書檔案管理方式落后。新時期的檔案管理工作全面性推進，不僅在資源管理實踐速率上有了較大水平的提升，還在實踐手段上進行了相應的優化。傳統的以人工管理為主導的管理方法，自然無法滿足自動化、人工智能化的程序生產需求，繼而也就出現了人員實踐方法不當，技術實際應用效果不佳的問題。

2）文書檔案管理機制更新速率緩慢。新時期的文書檔案管理工作的實施，應是文案內容管理、資源應用、檔案安全管理、日常管理機制等多方面內容同時調控的過程。但從當前實踐的具體情況來說，文書檔案管理工作開展期間，似乎并未注重對檔案管理資源的運用、安全管理等方面進行相應的防護，由此，原有的檔案管理機制，在實際中所發揮的作用自然是越來越小。

3）文書檔案管理人員能力有待提升。隨著數字化技術的逐步融合于時代發展各個領域，傳統的“固定化”思維管理模式，逐步暴露出信息管理內容不夠科學，管理要素把握與實際不相符的問題，這些從文書檔案管理實踐主體-人的層面，延伸出來檔案管理實踐趨向缺失，自然也是文書檔案管理人員能力實施時需要把握的要點之一。

2 新時期優化文書檔案管理策略的有效方法

新時期文書檔案管理工作的有序性開展，在于彌補以上文書檔案管理中存在的問題，實行有效的檔案管理實踐戰略。

2.1 更新文書檔案方式

新時期的文書檔案管理工作，應隨著社會文化結構體系的完善進行整合改革，由此，有效的解決文書檔案管理當前實踐中的問題，就應從更新文書管理方式層面入手[2]。具體來說，一方面是指將文書檔案管理方式，要轉換為無紙化辦公體系；另一方面，做好文書檔案管理資料層面的承接工作。

如，某地區檔案館進行資源管理時，為了充分發揮新型檔案管理技術的優勢，檔案館采取了文書檔案管理方式數字化建設。其具體的建設策略點可歸納為：

1）借助數字化編程技術，建立檔案館專用文書檔案信息程序，該程序內不僅可提供各類文書樣本模式，還可以實行文書資料的自動篩選，用戶可依據自身需求創建有效的文字檔案管理模式。

2）打造多方補充、記錄的文書檔案管理方法。即，用戶可通過圖片信息上傳、紅外線掃描等方式，將原有的紙質文件傳輸到電子程序中。

3）建立大數據為基礎的，檔案信息應用、信息整合、信息調控等多方協調的信息溝通實踐渠道。該地區檔案館進行檔案信息管理方式數字化的調控過程，不僅充分發揮技術優勢，實現了實踐資源的綜合調節，還解決了傳統文書檔案管理中資源管理中的非連貫性文件處理問題。從這一層面來說，該種以數字化技術為核心的技術應用方式，充分發揮了數字化技術的應用優勢，在推進社會文書檔案信息結構完善的方面發揮著重要作用。

2.2 整合文案檔案管理機制

檔案管理機制的科學性調節，在于檔案管理制度、檔案管理崗位工作職務、以及檔案安全調控三方面。更詳細的說，文書檔案管理制度的調節，在于將原有的檔案管理調用憑證考察，到檔案存儲、整合、應用三方面同步監管的管理機制。而檔案管理崗位工作職務管理，是突破頻繁性的崗位工作調動體系，創建專業性、針對性、穩定性的檔案管理機制，盡量避免文書檔案管理期間，出現多次檔案管理信息“轉手、交接”的問題。檔案安全調控，是指實際進行檔案管理時，除了從檔案管理的具體視角上尋求到有效的資源調控渠道，也應對數字化系統、虛擬文書檔案存儲環節的安全問題進行分析。

如，某地區檔案館進行文書檔案管理策略優化時，為充分發揮新時期檔案管理在社會發展中的作用，就采取了如下文書檔案管理策略：

1）檔案館的文書管理機制建立時，一方面保留了原有的檔案信息應用階段的證件信息考察管理要求，另一方面也增加了檔案存儲、檔案信息輸入、檔案運用等方面的應用管理機制。若檔案文書資料應用人員并未達到“證件齊全”的狀態，需要進行臨時檔案“借用”備案。

2）檔案館采取檔案管理崗位職務長期性任職制度，且設定專業的聘用技術審核要求，對在職人員的能力進行考察，以最大限度確保每一次組織崗位調動，均實現長效性的人員應用趨向。

3）檔案館全面實行檔案信息的綜合調控，也采用數字化密碼、檔案館專用IP等方法，加強對檔案館內文書檔案信息的管理。

以上案例中所提到的，科學、合理的進行文書檔案管理方法的優化戰略，實現了檔案管理內容、管理職務、安全防護等方面工作的協調性開發，由此，新時期的文書檔案管理策略的優化方法，具有較大的社會實踐可行性戰略。

2.3 檔案管理人員能力提高

文書檔案管理工作的有序性實施，與文書檔案管理人員實踐能力的全面時代化更新有直接聯系，其實踐要點在于加強在職人員工作的職業認知高度和檔案管理操作技術實踐兩方面。

如，某地區檔案管理部門進行新時期檔案整合戰略。一方面，檔案管理人員相應的進行了檔案管理理念教育，讓在職人員看到個人工作實踐的價值；另一方面，當地檔案管理部門，著重從數字化程序、現代化文書檔案管理方法的層面上進行職員實踐能力的提升。以上案例中所提到的實施方法，也是新時期優化文書檔案管理策略的有效渠道。

3 結論

綜上所述，新時期文書檔案管理中存在的問題與對策探討，是社會資源持續性整合與開發的理論代表。在此基礎上，本文通過更新文書檔案方式、整合文案檔案管理機制、檔案管理人員能力提高，解決當前文書檔案管理中存在的問題。因此，本篇文章的研究結果，將為社會資源綜合開發提供趨向指導。

參考文獻

[1]馬鵬程.新時期企業人事檔案管理中存在的問題及解決對策[J].人才資源開發，2019（02）：83-84.

[2]高榮欣.新時期文書檔案管理工作面臨的問題及對策[J].辦公室業務，2018（19）：83.