淺談如何做好新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作

任瓊瑛

摘 要：近幾年，我國(guó)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展越來越快。“法無(wú)授權(quán)不可為、法定職責(zé)必須為”既是依法行政的具體體現(xiàn)，也是參與工作活動(dòng)必須恪守的職責(zé)。因此本文主要從當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并積極尋找解決策略，以期能夠推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理工作更好地開展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān) 檔案 管理

一、當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對(duì)管理工作規(guī)范化的重視不足

規(guī)范化的檔案管理工作，不僅是各級(jí)機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)管理工作順利開展的重要保證，也是推動(dòng)單位未來良性發(fā)展的不竭動(dòng)力。由于不少機(jī)關(guān)單位并沒有對(duì)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行足夠的重視，因此對(duì)人事檔案管理工作的順利開展帶來不小的阻礙。雖然我國(guó)為推行檔案管理規(guī)范化建設(shè)出臺(tái)了不少規(guī)章制度，仍然沒有引起各級(jí)機(jī)關(guān)單位的足夠重視。檔案管理作為一項(xiàng)較為復(fù)雜且系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，只有具有較高專業(yè)素養(yǎng)以及管理水平的管理人員，才能在復(fù)雜且工作量巨大的管理工作中游刃有余。加之機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理工作的忽視，檔案管理人員通常是其他科室的兼職人員，因此，面對(duì)工作量大的管理工作，常常束手無(wú)策。現(xiàn)階段各級(jí)機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理的規(guī)范化建設(shè)時(shí)，僅停留在層面建設(shè)上，并沒有將其納入重點(diǎn)的改革管理中，因此在缺乏規(guī)范化、科學(xué)化的管理執(zhí)行下，不僅檔案管理的工作效率難以得到有效的提高，甚至?xí)霈F(xiàn)無(wú)法順利開展的情況出現(xiàn)。這就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位重視建設(shè)檔案管理工作規(guī)范化的重要性，在管理工作順利開展的同時(shí)，確保文件標(biāo)準(zhǔn)化管理過程的有序進(jìn)行。

（二）缺乏健全的檔案規(guī)范化管理制度

首先，由于缺乏健全的檔案規(guī)范化管理制度，大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理范圍受到限制，且管理內(nèi)容缺乏科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，阻礙管理工作的順利開展。其次，實(shí)行的備案和備案制度并不健全，在沒有統(tǒng)一管理規(guī)范的情況下，單位各個(gè)部門管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)不同，且缺乏專業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，常常使各類檔案存放混亂甚至?xí)霈F(xiàn)丟失的情況。如果檔案管理人員進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)或者管理標(biāo)準(zhǔn)不同，也會(huì)使管理工作的效率低下。最后，由于文件檔案的數(shù)量龐大且尋找過程繁瑣，如果采用傳統(tǒng)的管理方式不僅會(huì)產(chǎn)生額外的工作負(fù)擔(dān)，也使文件的使用效率得不到提升。[1]

二、做好新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的舉措

（一）做好歸檔工作

《河北省檔案工作條例》第十一條：各單位檔案工作機(jī)構(gòu)或者人員，負(fù)責(zé)指導(dǎo)文書部門和業(yè)務(wù)部門文件材料的收集、立卷和歸檔工作，統(tǒng)一管理本單位的檔案，并對(duì)直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)。因此各級(jí)機(jī)關(guān)單位需要做到以下幾點(diǎn)。一是準(zhǔn)確編制監(jiān)護(hù)表。機(jī)關(guān)單位對(duì)人事檔案進(jìn)行錄入時(shí)，需要依據(jù)《文件材料檔案范圍和保管期限表》的規(guī)范，對(duì)文檔進(jìn)行備案。二是機(jī)關(guān)單位需要在每年的四月份之前對(duì)各類的檔案資料進(jìn)行及時(shí)的整理與收集，以符合“歸完”的要求。三是在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，需要按照歸檔文件規(guī)則的要求對(duì)文件進(jìn)行歸檔，并依據(jù)規(guī)范進(jìn)行備案。四是小心整理并放在架子上。文件按照要求歸檔、包裝后，必須認(rèn)真檢查、完善并放到書架上。五是消除零散文件的堆積。要保證各類檔案和載體的檔案按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理，不積累零散的文件，保證檔案的完整性。

（二）重視對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)

首先，電子信息技術(shù)能夠?qū)芾砉ぷ鞯牧鞒踢M(jìn)行有效的優(yōu)化，保證檔案數(shù)據(jù)能夠高效、安全且及時(shí)地傳輸進(jìn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，電子檔案相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅能夠保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也能擴(kuò)大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)量，對(duì)單位人員的個(gè)人技能、薪酬?duì)顩r以及工作狀態(tài)做到及時(shí)的掌握。再次，檔案管理信息化的建設(shè)，可以方便單位領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)人力資源進(jìn)行合理的優(yōu)化配置，通過對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確獲取使機(jī)構(gòu)的發(fā)展和管理更方便。最后，由于檔案信息的私密性與嚴(yán)密性，需要單位通過殺毒軟件以及防火墻的安裝，保證電子信息檔案的安全。同時(shí)也要注意對(duì)數(shù)據(jù)傳輸安全的重視，防止各單位間在進(jìn)行資源數(shù)據(jù)的共享與整合時(shí)，被不法分子的有意操作而造成的數(shù)據(jù)丟失與損害，從源頭上杜絕可能給信息檔案帶來?yè)p害的因素。

（三）加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，提高整體素質(zhì)

首先，機(jī)關(guān)單位需要加強(qiáng)檔案專業(yè)人才培訓(xùn)，并通過對(duì)人才的引進(jìn)組建一支具有專業(yè)素養(yǎng)與管理水平的高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。其次，還需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下，使管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)技能、理論知識(shí)、管理水平、實(shí)踐能力以及法律意識(shí)能都得到提升。最后，機(jī)關(guān)單位需要建立完善的獎(jiǎng)懲制度，在提升優(yōu)秀員工薪資待遇的同時(shí)，鼓勵(lì)其他管理人員工作的積極性，以實(shí)現(xiàn)對(duì)管理工作效率的提高。

（四）經(jīng)常開展日常管理工作

機(jī)關(guān)單位需要意識(shí)到檔案管理工作的重要作用，將檔案管理計(jì)劃納入單位的議程之中。在每年的年初由檔案管理工作人員對(duì)管理計(jì)劃的制定進(jìn)行匯報(bào)，在年末總結(jié)時(shí)再對(duì)本年度管理工作的開展情況進(jìn)行總結(jié)。另外，機(jī)關(guān)單位也要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行日常的監(jiān)督，并通過模擬演練的方式，訓(xùn)練管理人員的應(yīng)急能力，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的更好開展。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作，作為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作順利開展的必要保證，需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理工作的建設(shè)，以期在管理工作順利開展的同時(shí)，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位未來的良性發(fā)展。[2]

參考文獻(xiàn)

[1]李樹春.關(guān)于縣級(jí)圖書館讀者服務(wù)工作的思考[J].都市家教（下半月），2017，3（07）：78.

[2]王立群.淺談縣級(jí)公共圖書館的讀者服務(wù)工作[J].中文信息，2017，2（10）：33.