論信息技術對會展行業的優化提升

陳雷

[摘?要]行業會展已成為國家重點的第三產業，但現階段的中國會展行業依然處在傳統的粗放式運作階段，急需通過信息化技術手段進行產業改造升級。文章主要從會展運作的角度，淺談當前中國行業會展運作的現狀、存在問題，研究如何用信息技術及系統來科學地提升行業會展質量。

[關鍵詞]信息技術;現狀;會展行業

[中圖分類號]F713.83

1?前?言

會展行業以其不同行業的匯聚效應、相關服務產業的帶動效應以及符合國際潮流的低碳環保效應等眾多優點，將成為我國目前正大力發展的第三產業（如建筑業）中的重要組成部分，并能夠帶來可觀的經濟效益。進入21世紀以來，國家的“十一五發展規劃綱要”將會展行業提升到了在未來一段時期內進行重點扶持并大力推廣的行業給予關注。

2?中國會展行業運作現狀

中國展覽行業是一個新興產業。但是，與國際展覽行業相比還有很大的差距。“中國出口商品展示交易會（廣交會）”，直至今日依然是由政府來主導的商業性展覽會，與純粹由市場調節為基礎的行業專業化的展覽會有著不小的區別。“北京國際汽車展覽會”是中國較早舉辦的專業性商業展覽會，2019年3月1日舉辦的“2019中國國際模板腳手架施工技術及產品設備展覽會”，都很成功。但是，要大力發展行業專業化的展覽會，與專業行業（如機電工程）結合組織展覽會還存在不少問題。

專業行業有著自己獨特的行業背景與模式，特別是技術性展覽會，既有行業內的各種標準，但同時也有著很強烈的對外宣傳與交流欲望，但如果展覽會不能體現出行業的專業性，而過多地強調商業屬性或社交屬性，必然會由于內涵的不足難以給予行業必要的幫助。

2.1?從業人員專業素質

從事會展行業項目的工作人員，教育背景雖很豐富，有機械、工程、計算機、信息、管理、經濟、文學、傳媒等各種專業背景，雖對會展行業的運作和理解達到了一定的水準，但是，對需展覽的行業還不熟悉。如建筑業（土木、建筑、機電）需要熟悉專業、范圍、新技術應用、發展方向。而長期以來大多數從業人員往往支撐不過兩年就離職或調崗，新近加入的人員又面臨之前相同的問題，從而時有會陷入惡性循環的怪圈，對展會的籌備組織工作造成不利的影響。因此，會展從業人員難以得到運作的工作要求。

2.2?工作流程管理及數據應用水平不高

中國會展行業目前的工作流程相對還較傳統，通常分為招展、規劃、現場運營及財務結算四個主要步驟。但在四個主要流程的眾多分項中，很多時候流程并不明確，往往是根據決策層的臨時決定或是工作人員的個人偏好而無據可循，多種數據的粗放化管理。

2.3?技術手段對展會運作的支持不足

目前大多數中國會展公司所能使用的技術硬件主要是電話、傳真、計算機、網絡等工具;軟件應用主要集中在電子郵件系統、通信軟件及表格文檔辦公軟件的簡單應用。而技術水平更高的數據庫管理系統（DBMS）、管理信息系統（MIS）、決策支持系統（DSS）等雖有所應用，但還是徘徊在對基礎數據的存儲與查閱階段。對建筑及其他工業制造行業已經習以為常的企業資源規劃系統（ERP）更是極少涉及。

傳統工業及制造業是管理信息系統實現自身價值的第一主戰場，自20世紀70年代誕生以來，管理信息系統一直致力于服務工業，通過對流程的梳理及再造，對物料庫存的管理與調控，對生產質量的把控與規則實施，都使得傳統制造業從質量到管理規范性有了飛躍性提升，目前幾乎所有的制造業企業都在或多或少的使用管理信息系統，從最簡單的財務管理系統、庫存管理系統到復雜的ERP系統和DSS系統，都已經在制造業中占據了不可或缺的地位。

3?信息技術及系統科學對會展行業提升的手段

現代信息技術以“信息高速路”的概念，強調了信息在獲取、加工、存儲、傳輸乃至計算推導中對傳統的管理模式、決策方法以及流程再造的巨大作用。

3.1?提高對從業人員的專業水平

通過信息化、系統化的手段，提高對從業人員的專業水平。如通過DBMS對海量數據進行統一化管理，任何校對的工作僅需要使用系統的條件檢索糾正功能，在數據獲取端進行條件約束以及校驗提示，多角度從源頭上避免之前的很多問題，可以將一系列存在的問題用一些相對簡單的IT工具加以解決，大大降低工作量。同時，對從業人員的信息化理念與技術、運用系統化模塊化的思維方式進行提升。

從業人員信息化水平的提高，不僅能很好地幫助他們從事具體的工作，更重要的是培養其信息化、系統化的思維方式與工作處理流程意識，將各種紛繁復雜的工作，在執行前或執行過程中有系統性地梳理整合，通過賦予權重意識的方式可以更好地將工作有序排列并完成，這樣可以真正提高其專業辦展水平。

3.2?對會展業務運作流程進行規范

工作流程是信息技術對傳統產業改造的核心。結合行業專業的特點，將所有的工作內容進行流程化、規范化梳理，通過流程將工作內容進行細致的劃分整理，使工作人員、供應商、客戶以及合作方對工作都做到各司其職與無縫銜接，減少了大量的溝通與聯絡成本，進而提高了效率。

規則與標準，是保證所有產品與服務質量的關鍵性因素，一套符合實際且滿足質量控制需要的標準，可以很好地衡量工作完成的精準性與內容飽和程度，而標準的缺失會造成服務產品的不完整與價值漏洞，是對展覽會本身的破壞與弱化。

3.2.1?結構化流程的管理

MIS對于結構化流程的定義是在系統運行中，常規的有著固定操作步驟且不可隨意改變順序的工作程序。在會展組織的基礎層面中，大量的工作都屬于結構化的工作流程。結構化的工作雖然簡單重復，但卻是構成展覽會眾多工作中最基礎性的內容，將所有的結構化工作保質保量完成，是任何展覽會最基礎的要求與根本，所有的運營都是分解后的機構化工作，是展覽會最重要的因子。

對于結構化流程的管理，與建立MIS一樣，最重要的就是需求的調查和分析。有了明確的需求內容和實現目標，在設計流程的時候就可以找到既符合程序設計一般規律的過程，同時又兼顧了為之服務的對象的要求，這樣設計出來的結構化流程才會合理而有效。這不僅是應用于MIS系統的需要，更是適應現實工作的必要輔助。將之前的流程進行規范后，可以得到一個更合理的流程，使工作內容得到更好控制。

3.2.2?緊密與展覽行業結合

非結構化的流程主要出現在決策層面，往往沒有特定的規律或結構性模型參考，但亦并非完全沒有規律可循，只是變化復雜，涉及的行業多，內容多。因此，對決策前需要了解和參考專業行業哪些數據、思考時需要考慮哪些組成部分，分析的內容和哪些原始數據進行比對等流程，如機電工程行業，要了解機電工程的范圍、內容、特點，新技術應用及發展趨勢，這些在非結構化的流程中還是可以定義的，這些內容經過整理總結后形成的集合體，就是DSS中的一個重要概念——知識庫的組成部分。同時，也是ERP中進行控制的重要依據。

3.3?對會展組織工作的提升

會展組織這項工作是不同具體工作的組合體，包含了銷售、文案、客服、工程、財會、調度、編輯等工作內容并進行特定方式的結合。只有借助信息技術手段可以改造會展。以數據庫技術為依托的信息管理方式可以將重要的數據進行有效的整合：結合已成熟的B2B模式將對客戶的服務用網絡進行點對點在線實施，擺脫了傳統的時間空間約束;改傳統工作人員的客戶跟蹤為全自動化的動作響應。這樣，會展的組織工作才能自動完成以往需要很多人工操作完成的內容，適應對各專業行業的需要。

4?信息技術與系統科學對會展行業未來的影響

4.1?會展從業人員對信息化手段的依賴

會展行業對信息技術的依賴，特別是對專業化的軟件信息系統的需求將越來越精準。會展行業的從業人員無疑也將會大量依據這些信息手段，這不僅可以簡化他們大量復雜煩瑣的工作方式，同時亦可降低超負荷的工作強度，更重要的是與他們的工作發生聯系的各種人、事、資源都將通過信息化的手段和平臺來協助他們完成工作，實現對會展行業的信息化改造。

管理本身不是一件一勞永逸的工作，信息系統也不是一成不變功能唯一的工具，否則也就不會在制造業中演進出ERP和DSS這種向區塊鏈和人工智能方向發展的新事物。筆者目前從事的展會信息系統，雖然與很多跨國會展集團架設的昂貴系統不可相比，但也在努力進行著連同會展所有參與方的行動，特別是即使已經不斷得到了使用者的認可，但依然在堅持每屆展覽會后都要進行功能和系統優化的升級工作，從而不斷向滿足展覽會需求的方向進步。

而隨著互聯網技術的發展與深化，特別是移動互聯網技術的發展深化，各種自媒體、新型互動技術的出現，又使得數據越發呈現碎片化的趨勢，這種大環境下，對傳統意義上的數據發現、采集、整理、加工和存儲應用，都帶來模式以及方向上的更新，充分利用好更為影響廣泛的互聯網技術并使之與會展從業人員結合，將是今后相當長一段時間內改變甚至顛覆會展產業的提升手段。

4.2?會展工作內容規范化、制度化、流程化

會展工作在組織過程中有很多的不確定性、人為干預性以及不可預見性，表面上看這些特點相對獨立而不可控，沒有任何的標準可循，使會展組織需要處理的工作面臨不可控。隨著工業化、信息化不斷迅速發展，生產力水平提升，中國的會展行業在經高速發展、市場的調節力量后，系統科學將推動會展業向規范化、制度化、流程化的方向發展，這也是信息技術革命需要的內在動力。

雖然現今的信息技術水平相較于21世紀初，已經有了質的飛躍，但會展行業的特殊性還是使信息技術認識到了自己的瓶頸。客觀地說，所謂的瓶頸很多時候是由于流程拒絕妥協而給技術帶來的難題，但作為解決方案的提供者，依然要尊重既成事實的真實狀況以及市場競爭、使用習慣、行業潛規則等復雜問題的意義，但隨著技術的進一步發展特別是人工智能以及自適應機器學習研究的深入，問題都可以得到破解。

5?結?論

信息技術作為服務于各個領域的輔助力量，正逐步與會展行業深度融合。當今信息技術在會展業中的缺失與滯后更多是由會展業自身的發展水平所限與不規范造成的，隨著會展行業在發展優化過程中自我修復、更正，信息技術為會展業的服務將更廣更深。未來，為會展定制化的信息系統解決方案，基于數據管理與統計分析的軟件將會用于會展在線服務，一個嶄新的信息化會展時代將會到來。

參考文獻：

[1]孟建國.我國會展經濟的發展展望[J].中國市場，2008（1）.

[2]都薇.新媒體在會展營銷中的運用策略[J].中國市場，2018（24）.