社保檔案管理的優化方法探析

孫德禮

[摘? 要]隨著我國社會經濟的迅速發展與社保體系的不斷健全，社保檔案的數量與種類也在日益增多。同時，國家也對社保工作提出了更高的標準，這給社保檔案管理工作增加了難度。為了提高了社保檔案管理的質量、水平及效率等，應用現代科技手段已成為必然趨勢和要求，對促進社保檔案管理的良性發展有著不可替代的作用。文章主要講解了幾個能提高社保管理質量、水平及效率等的現代化方法。

[關鍵詞]社保檔案管理;電子檔案;信息技術

中圖分類號：G279

1? 電子檔案和條形碼技術

隨著現代社會信息技術的不斷發展，各個領域和行業的信息化水平不斷提高，許多管理工作也實現了電子化和智能化。在當前社保案管理過程中，電子檔案和條形碼技術的應用已經成為發展的必然趨勢，并取得了較為理想的效果，在很大程度上提高了社保檔案管理的質量。因此，社保檔案管理人員應加強對電子檔案和條形碼技術的認識，合理使用，確保社保檔案管理的順利開展。

電子檔案和條形碼技術的應用，保證了檔案的安全。在傳統的社保檔案管理中，通常將人工記錄作為檔案信息。這樣容易造成檔案信息的錯誤，也可能造成檔案保管不當造成文件丟失。在電子檔案和條形碼技術的應用基礎上，形成電子社會保障檔案，使檔案管理人員隨時掌握檔案信息，對外部檔案進行有效監督，提高檔案管理的安全性。另外，對于傳統的紙質文件，管理過程中的存儲空間比較大，查找文件信息需要很長時間。有些文件由于時間長而惡化，造成文件損壞。使學生檔案信息安全是很困難的。電子檔案和條形碼技術的應用，可以有效地提高社保檔案管理的效率。在當前社保檔案管理過程中，電子檔案和條形碼技術的應用使傳統紙質檔案成為電子文件。在此基礎上，可以大大提高檔案管理的效率。在檔案管理過程中，條形碼的應用可以形成一個電子化的社保檔案，使檔案信息的查詢和使用更加方便。通過掃描條形碼，可以準確地確定社保文件的位置，大大節省了檔案信息的搜索時間。此外，相比于傳統的紙質檔案管理、條碼實施社保檔案管理的使用可以大大降低檔案管理成本，并能使全國聯網的實現，使社保文件可以查詢任何地區，可以實現檔案信息資源。共享在查詢和使用方面更為方便。

在社保檔案的實際管理過程中，檔案管理單位和有關人員應當根據有關規定對社保檔案信息進行收集和管理，并對其進行合理的分類歸檔。在社保業務過程中，經常涉及大量的相關業務信息，包括改變客戶的個人數據、審查社保金額等。所涉及的信息主要包括業務流程和業務管理。類型和業務處理時間等，在實際的管理過程中，所涉及的所有信息都需要記錄和存檔。如果我們以傳統的方式記錄文件，組織文件往往是復雜的。后來的參考和打電話也很不利。因此，電子檔案和條碼技術可以應用和業務可以使用。將條碼轉換成條碼模式，條碼由專用設備打印成標簽樣式，標簽附在相應的紙質文件上，條碼掃描信息將條碼信息及相關電子文件信息存儲在電子文件中。可以形成相關的搜索索引。如有必要，可利用索引快速查找相關電子文件。此外，對于每一個條碼，它具有獨特的功能，因此沒有重復，因此每個電子文件都有其自己的特點，可以有效地避免混淆或重復編號。

就實際情況而言，計算機技術在社保檔案管理中的應用已經非常普及，以及社保服務的有關部門已在處理相關的業務選擇的過程，所以每個企業的信息，他們的流量對應的數字。在實際的管理過程中，條碼技術可以將流量轉化為條碼。對于每個社會保障服務，證書表都通過條形碼處理，可以有效地防止丟失的業務信息的發生。有了這些條形碼，商業信件可以用電子文件備份。條碼與業務信息可以緊密結合，使條碼技術能夠應用于提高可靠性，從而有效提高條碼的應用效果。另外，在社會保障檔案管理過程中，電子檔案和條形碼技術的應用可以復制紙質檔案。這樣，即使文件損壞或丟失，也能保存文件信息，避免信息丟失，提高安全性。

2? 數字化技術

社保檔案的有效管理直接關系到我國每位公民的利益，同時，社會保障工作也起到了穩定社會的重要作用。近年來，伴隨我國經濟的迅速發展，參保人員不斷增加，一定程度上擴大了社保檔案管理的工作量。目前我國的社保檔案信息化管理水平處于起步階段，在社保檔案管理中還存在一些問題，因此，加強數字化技術的有效運用是重要的研究課題。

我國的社保檔案管理工作的數字化建設依然處于初起階段，政府部門雖然也提出了加大對檔案數字化管理的要求，可是，沒有頌布相應的標準化文件，導致不同區域的的工作者對檔案數字化建設的理解難以達成共識，使得各地區的檔案數據化管理的程序千差萬別。對此，有關機構應當加強制定相應的操作流程與標準規范，確保各個區域的社保單位有章可循，有法可依。檔案管理的標準化建設是實現檔案數字化的重要前提，同時，數字化建設也會推動我國的檔案信息的管理更加規范，因此，二者是辯證統一的關系。在社保檔案管理工作中有效地應用數字化技術，不要單純考慮某個方面產生的影響，而應當兼顧整體，充分促進總體機構的優化，確保檔案數字化管理系統高質、高效地運行。同時，在檔案管理數字化建設期間，還需要注意與當前的辦公、業務、財務系統保持有效地銜接，可以確保數字化信息在體系中重復應用，降低檔案管理的任務量，提升體系的整體性能的發揮。為了促進數字化技術更好地運用在社保檔案管理中，最為基本的應用則是檔案資料的電子化，例如：紙質的照片、檔案、錄音等內容，皆要變成電子檔案。很多管理機構利用掃描、制作的形式完成檔案的數字化。當建立數字化的管理平臺時，管理方式就要從傳統的單純儲存紙質檔案，逐漸過渡到紙制、電子檔案共同儲存、轉交的雙歸檔方式。既推進了數字化檔案管理的發展，又降低了檔案管理的工作量。在進行數字化期間，應當注意規范操作，以確保檔案的質量。正確掃描相應的索引信息，可以按照信息內容迅速查詢需要的檔案資料;且依據特定的程序完成掃描，促進檔案管理中各個環節順利進行，確保結果準確無誤。

為了提升社保檔案信息的管理水平，需要加強檔案資料管理的信息化建設。數字化技術的應用顯得十分重要，同時，還要提升檔案人員的綜合素質。唯有檔案管理人員具有較強的專業技能，才會更好地實現檔案資料的信息化管理。第一，管理人員應當增強自身對信息化的理解，積極更新傳統管理思想，加強對檔案資料信息化管理的重視。第二，對管理工作者展開應用數字化技術的培訓活動，讓其更好地適應先進的管理方式與技術。同時，管理人員還需要深入學習信息化管理技術，及時補充新的知識，從而實現社保檔案的信息化管理。

3? 完善管理制度

為保證社保檔案可以規范化的運轉，提高社保檔案管理工作的總體量質量，還要完善社保檔案管理工作制度，優化社保檔案管理工作的細則，從而在基層有效的落實社保檔案管理工作制度。首先，加強社保檔案管理法規的建設，根據國家最新的社保管理辦法明確基層社保檔案的運轉流程，全面保證檔案的準確性與有效性。其次，加強社保檔案管理體系建設，成立專職的社保檔案管理部門，由專職人員進行社保檔案管理，并且形成社保檔案管理技術培訓體系，不斷加強專業技術水平。第三，對社保檔案管理工作運行機制進行評估，找出社保檔案管理工作存在的漏洞，從而形成完善的社保檔案管理工作體系，從而滿足社保檔案規范化運行的需求，切實在信息化條件下實現檔案的有序運轉，不斷研究和推出新政策，在有效便民服務的基礎上提高檔案管理質量。例如，針對60、70人員建立檔案查詢與糾錯管理制度，建立社保繳費檔案追查制度，以及完善服務下鄉知青社保服務機制。還要圍繞著當代大學生創新就業新形勢需要，移動轉接業務等形成專門的檔案轉調機制等，從而滿足社會發展對社保檔案使用提出的新需要。

4 結語

本文認為現代社保檔案管理工作是建立在信息化的基礎之上的，因此應當在社保檔案管理發展改革的過程中具備智能化、創新性與體系化的思維，在強調提高社保檔案運行規范化的基礎上提高社保檔案管理總體水平。我們可以從多方面著手，采取更有效更先進的方法，以滿足社會發展的需求。

參考文獻：

[1]姜薇.信息技術在社保檔案管理中的應用[J].卷宗，2019（2）.

[2]黃炳輝.淺談加強社保檔案管理的重要性及策略[J].現代經濟信息，2018（18）.