中國石油檔案管理系統在基層單位的應用及成效

徐艷

摘 要：中國石油檔案管理在國內屬于較為規范的企業，已基本形成一個以綜合檔案室為基礎，以檔案館為骨干的有中國特色的石油檔案管理系統的框架。檔案管理系統是石油企業檔案管理現代化的必備條件，目前該系統已經廣泛應用于集團公司及其全資子公司、直屬企業單位，它所帶來的社會效益和經濟效益不容忽視。本文分析了檔案管理系統在專業化服務企業檔案管理中的應用和效果，使檔案信息資源管理不再停留在理念層面，而在實際的檔案管理中發揮作用。

關鍵詞：檔案系統；應用；成效

西部鉆探工程有限公司是在集團公司優化鉆探資源，理順管理體制，推進鉆探業務集約化、專業化管理，促進技術進步和業務發展的大背景下，以鉆井、測井、地質錄井為主要業務組建的專業化技術服務公司。西部鉆探吐哈錄井工程公司是西部鉆探工程有限公司下屬的基層單位之一，成立于2008年1月。

隨著公司生產經營規模的擴大，管理的現代化、精細化程度越來越高，公司在日常的生產經營過程中，形成的資料越來越多，公司檔案工作的覆蓋面也越來越廣。如何充分利用信息化技術，加快檔案的信息化、數字化建設，以便更快、更好地為公司的生產經營提供優質服務，成了擺在檔案管理人員面前的緊迫任務。

2011年，集團公司全面推廣應用中國石油檔案管理系統，該系統是中國石油天然氣集團公司統一規劃，利用先進的信息技術實現集團公司各類檔案的統一管理、為建設綜合性國際能源公司提供有效檔案信息支持的信息系統。系統采用集中部署架構，實現檔案收集、整理、保管、利用和統計等功能，統一接收和管理集團公司歷史檔案、新歸檔檔案及統建信息系統產生的有歸檔價值的電子文件的信息平臺。中國石油檔案管理系統的推廣應用為提升公司檔案信息化管理水平提供了一個良好的契機。

1 中國石油檔案管理系統實際應用

1.1 利用收集整理模塊，逐步推行源點著錄

在中國石油檔案管理系統中“誰產生、誰錄入、誰審核”， 這種歸檔流程已經成為固定模式和管理規范，這一規范打破了公司傳統的檔案收集方式?！罢l產生、誰錄入、誰審核”，可稱之為“源點著錄”，就是由歸檔單位（部門）將生產經營活動中形成資料的主要信息錄入至檔案管理系統中，同時上載相應的電子文件。這無疑給歸檔單位（部門）增加了不少工作量，但是有利于提高各類歸檔資料的及時性、準確性，同時還能減輕檔案管理人員繁重的手工整理、資料核對及數據錄入的工作，將工作重心轉移到對檔案數據的審核、及檔案資源信息的開發利用上。

中國石油檔案管理系統在公司應用之初，檔案管理人員做了大量的基礎工作，為了真實體現檔案的原始、證據和參考作用，從源頭抓好檔案著錄信息的有效性和真實性，檔案管理部門通過定制度、發通知、舉辦兼職檔案員培訓班、現場指導等多種舉措，逐步在公司的各基層生產、科研、后勤及其他資料產生部門推行歸檔資料的“源點著錄”模式，經過3年多的不懈努力，目前歸檔資料已100%的實現了“源點著錄”，大大提高了資料歸檔的真實有效、齊全完整、及時準確。

1.2 利用收集整理模塊，逐步改變整理方式

在使用中國石油檔案管理系統整理前，單井類檔案是以“井”為保管單元按“卷”形式進行保管，這樣的整理保管方式有一定的連續及成套性，但是這樣的整理方式存在著工序繁雜，整理耗時的弊端。以一口生產井為例，從設計、錄井、射孔、成果資料審核移交周期至少一個月，一口單井要收集齊全所有檔案后才能進行檔案整理，整理周期延長直接影響到檔案的及時利用；其次，單井組“卷”整理之后，同一口單井的檔案無法再進行條目的添加。使用中國石油檔案管理系統后，單井類檔案檔號編制規則采用全宗號+一級類目代號+保管號形式，以“件”的方式進行整理歸檔，縮短了整理周期，簡化了檔案人員的整理工序，極大的提高了檔案人員的工作效率，為檔案利用的及時性提供有效保障。

2 檔案管理（E6）系統推廣應用的成效

中國石油檔案管理系統的推廣應用，將檔案管理工作中存在的理念不一、標準不一等問題得到了充分的解決，為檔案管理工作的標準化和規范化奠定了基礎，實現了檔案集約化、專業化、一體化的管理要求，使公司的檔案管理工作提升到了一個新的臺階，具體成效有以下幾點：

第一，改變了長期以來人們對檔案工作僅僅由檔案管理人員獨立完成的認識和狀態，從檔案工作范圍和檔案意識上實現了前端的延伸，讓更多的人了解了檔案，走進了檔案。檔案室由單純的檔案實體保管場所逐漸變成了公司檔案資源中心和信息匯集中心。檔案管理人員對錄入系統中的各類歸檔資料信息進行合理分類，規范標識， 形成統一、標準的檔案信息數據；目前，公司在中國石油檔案管理系統內有63361條檔案信息數據，可供科研、生產技術等各類資料利用人員查詢使用。而且每一位檔案利用者都能通過局域網，便捷的利用中國石油檔案管理系統查詢、借閱，在創造良好的經濟效益和社會效益的同時，提升了利用者對檔案價值的認識。

第二，“誰產生、誰錄入、誰審核”歸檔的全面實施，提高了各類資料歸檔的及時性，改變了過去前線生產單位各項施工資料長期拖欠、滯后歸檔的問題，歸檔完整性、準確性得到了改善，從而也提高了辦公效率。各生產單位（部門），可通過企業內部局域網，利用中國石油檔案管理系統，在各類資料產生的源頭及時地將資料信息匯入檔案數據庫。以前的一口地質錄井資料從一線錄井施工中產生的原始資料匯集至地質資料審核人員處需要一個生產周期，從資料審核人員處移交至檔案部門需要5-10天，檔案人員分類、著錄、標識整理入庫需要2天。使用中國石油檔案管理系統后，一線錄井施工人員利用離線客戶端模塊就可以直接將數據進行錄入，審核人員只需匯總后移交檔案管理部門既可，檔案的收集、整理過程縮短了一半時間，提高了檔案管理工作的效率。

3 結束語

中國石油檔案管理系統在西部鉆探吐哈錄井工程公司的應用，使公司的檔案管理工作從實體管理走向檔案資源信息化管理的轉變，實現了公司對檔案資源現代化的管理。公司檔案人員充分利用中國石油檔案管理系統的各模塊，完成了新舊系統數據的遷移整合，推行“源點著錄”模式，對存量檔案進行數字化加工，使公司庫存檔案的量、質同步提升；檔案資料歸檔的及時性、統一的標準的檔案信息數據以及充分利用先進的局域網，極大的方便了檔案利用人員對檔案的查詢、借閱工作，從而最大程度的發揮了檔案的利用價值。

中國石油檔案管理系統的充分應用，不僅使檔案工作人員逐漸擺脫了繁重的手工勞動提高了工作效率，而且還明顯提高了檔案管理人員的現代化管理意識，同時讓更多的基層檔案資料產生部門的人員，走進了檔案，了解了檔案。使公司的檔案管理更加科學、規范，產生的經濟效益也顯著提高。

參考文獻

[1]萬彩娟.企業推行源點著錄歸檔的過程及其成效》[J].創新：檔案與文化強國建設--2014年全國檔案匯總者年會優秀論文集（中國文史出版社，ISBN 978-7-5035-5295-8；中國版本圖書館CIP數據核字（2014）第189654號） 檔案工作者

[2]《檔案管理手冊》