基于大數據及物聯網的檔案管理系統

何艷嫻

檔案管理工作在現代化發展中需求方向發生了轉變，對于檔案信息管理的時效性要求也隨之增加。在大數據和物聯網技術的支持下，可優化檔案管理系統的多項輔助性功能得以實現。基于此，本文從大數據和物聯網兩項技術的合并運用選擇了切入點，設計了檔案管理系統框架，以便為相關研究提供理論參考。

目前，以物聯網技術為導向，進一步加強大數據分析能力的檔案管理需求不斷加強。為此，人事檔案管理系統需要借助大數據技術和物聯網技術的合并運用，達到對檔案信息管理的使用功能優化。達到人機交互、無線通信、參數采集等重要功能的開發，實現對檔案館的監控管理。

1 檔案管理系統設計需求解析

“工業4.0”的核心是大數據與物聯網技術的深度開發，在現代檔案管理系統中，需要更高的計算、存儲、數據庫、平臺遷移、開發工具、管理工具、數據分析、人工智能、移動服務、應用程序服務等方面的功能開發。基于此，在從物聯網和大數據雙重角度架構檔案管理系統的主體框架，有助于強化檔案管理系統的應用效果。

2 檔案管理系統中大數據與物聯網技術的應用價值

2.1數據鏈結構升級

現代檔案管理系統的開發，需要幫助一線檔案工作者，解決繁雜的檔案信息管理問題，化繁為簡，讓檔案工作和流程更為簡化、高效、智能、安全。數據鏈結構的設計，是基于大數據技術的開發。在檔案信息不斷增加和擴充容量的過程中，其海量信息的覆蓋面更加形成了普遍應用價值。但這種信息價值并不一定適應檔案管理工作。例如，當檢索關鍵詞信息時，無效數據也會第一時間出現在檢索結果中，那么無疑也是對于檔案調取和甄選的干擾。因而，在檔案管理系統設計需求中，必然需要更為清晰的數據信息鏈條，索引指定查詢項目，才能優化檔案管理工作的時效性。

2.2物聯網技術遷移

物聯網設備管理平臺，需要借助AWS模塊提供全智能化的托管業務，是實現檔案管理技術升級的必然路徑。物聯網技術通過部署RFID的技術導向，可改善庫存管理功能，最大限度的令數據信息更為真實有效，是加強檔案管理效能的必然路徑。支持數十億臺設備，數萬億條消息，完成最快速的檔案信息檢索，將支持檔案信息并行處理效能。物聯網模塊必須借助RFID技術支撐，令檔案信息的識別度優勢凸顯，方能在檔案管理效果上達到預期需求。由于檔案信息本身的識別度較低，已經造成了日常管理工作的繁瑣性。而RFID技術的最大特征便是為每一中檔案類型注入唯一標識碼，繼而通過標識度更高的識別特征，快速完成檔案信息調取的查詢任務，為檔案管理速度和效率提供輔助性支持。

3 基于大數據及物聯網的檔案管理系統框架結構

3.1可視化監管模塊

RFID技術作為物聯網技術中的重要功能單元，可為檔案管理系統提供最為可能實現可視化需求的技術支撐。直觀顯示檔案信息的所在位置，全程監控檔案調取的數據類型、應用方向、查詢結果、下載量等等。實現對于檔案管理流程的監控，有助于增強信息管理者對于檔案存儲條件的客觀分析。在此模塊中，可利用數據編碼全程記錄檔案利用率，而后將利用率更高的檔案信息編輯至當前搜索框內，為后續調取檔案提供更高的便捷性。同時可以借助統計資源，核實檔案信息利用價值，設計3D柱狀圖展現檔案需求方向，為檔案整理提供可視化參考。

3.2終端集成模塊

終端集成模塊是脫離主體框架的輔助性功能模塊，可利用二維條碼技術對檔案信息進行檢索標識。在現代智能管理需求中，其軟件架構也需要更為便捷的路徑指引。諸如：物聯網技術對于檔案信息標識度的設定，決定了該項檔案被檢索的速度和質量，同期身份驗證的辨識特征，可支持檔案管理系統查詢速度不斷優化。進而在整體檔案管理系統架構中，體現出網絡化結構的快速指引功能，為檔案管理工作提供快速檢索功能。利用手持終端系統支持安卓4.0以上終端系統完成例行檢查，可提供基本查詢業務操作功能，諸如入庫、出庫、盤點、移庫、報表等方面的應用功能，均可在物聯網技術的遷移下完成檢索能力的提升。

3.3業務報表模塊

業務報表模塊是基于多項輔助功能合并運用的框架技術支持，系統內部對于檔案管理信息的審核尤為重要，決定了檔案信息是否存在使用風險。而業務報表的主體功能便是從核心倉儲管理中心，提取具體的業務數據信息，采用Web Service標準接口，為檔案管理人員定制不同的任務報表。諸如：日常業務明細報表、庫存檔案更新報表、各類統計分析報表等等。在靈活運用其他模塊的對接功能后，可在自定義條件查詢檔案信息，設定多維度統計數據查詢路徑、豐富圖形報表檔案信息內容的可利用價值。與核心檔案管理軟件集成為貫穿檔案索引路徑的輔助項，考慮多種維度檔案信息利用價值，進行統計分析后，設定信息索引單元和關鍵詞，而后為安卓4.0以上的應用版本提供使用引導，支持多種格式的檔案數據導出和打印。

4 結語

綜上所述，檔案管理系統的設計，需要借助大數據技術完成信息采集的應用價值開發，同時借助物聯網技術為每一項檔案信息設定標識度更高的索引路徑。基于此，需要利用可視化監管模塊、終端集成模塊、業務報表模塊，架構更為完整的系統管理框架，為現代檔案管理系統的開發提供技術支撐。

（作者單位：廣州工商學院）