職業(yè)院校檔案管理工作的問(wèn)題和對(duì)策研究

代園園

職業(yè)院校學(xué)生檔案是記錄學(xué)生成長(zhǎng)和學(xué)習(xí)情況的重要載體，對(duì)于職業(yè)院校教學(xué)規(guī)范運(yùn)行具有重要意義。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，職業(yè)院校學(xué)生檔案建設(shè)進(jìn)程不斷推進(jìn)，有效提升職業(yè)院校教育綜合水平。

1當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1學(xué)生檔案內(nèi)容不全面

目前大多數(shù)職業(yè)院校對(duì)于學(xué)生的檔案管理不能充分重視，也沒(méi)有明確學(xué)生的檔案材料歸檔和要求。檔案是反映一個(gè)學(xué)生綜合素質(zhì)的最佳材料，沒(méi)有將其進(jìn)行明確的歸檔和要求，會(huì)導(dǎo)致學(xué)生的綜合素質(zhì)得不到充分的反映，不能全面了解一個(gè)學(xué)生。還有大部分院校中目前所存在的檔案問(wèn)題之一是主觀內(nèi)容過(guò)多，例如常見(jiàn)的一些，“同意以上意見(jiàn)”“以上內(nèi)容屬實(shí)”等，這些大都來(lái)自于班主任、班委以及團(tuán)支部提供的一些意見(jiàn)，在一定程度上，并不是全面反映學(xué)生于客觀情況的材料。對(duì)于能夠全面評(píng)價(jià)學(xué)生的客觀性材料相比甚少，導(dǎo)致學(xué)生的整個(gè)檔案內(nèi)容顯得過(guò)于單薄，質(zhì)量并不會(huì)很高。此外，職業(yè)院校的教職工對(duì)于學(xué)生的檔案管理意識(shí)也很淡薄，導(dǎo)致檔案并不能滿足一些用人單位對(duì)于人才選擇的需求，特別是一些私企，更加注重招聘學(xué)生的能力而輕視檔案問(wèn)題。職業(yè)院校在辦學(xué)條件、教學(xué)水平、科研以及學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模各個(gè)環(huán)節(jié)都有待提高，所以檔案管理的工作由于其特殊的工作性質(zhì)，雖然在短時(shí)期內(nèi)并不能影響到學(xué)校的大局，但是長(zhǎng)期以往，可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)生檔案不能及時(shí)歸檔整理以至于檔案散失。并且在這樣一個(gè)職業(yè)院校的認(rèn)同率并不高的社會(huì)中，很多院校在學(xué)生畢業(yè)前會(huì)將學(xué)生之前記過(guò)的處分消除，并且成績(jī)?cè)旒賳?wèn)題比較嚴(yán)重，這樣導(dǎo)致檔案失去原本的真實(shí)性，也會(huì)使得檔案的利用率逐漸降低。

1.2檔案管理制度不夠完善

學(xué)生檔案管理沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一、詳細(xì)的管理制度，基本上按照原先流傳下來(lái)的老辦法，缺少與時(shí)俱進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)，難以使學(xué)生檔案材料盡善盡美。在整理檔案方面，缺乏科學(xué)的管理制度，在保密、管理、核對(duì)等工作中顯得不規(guī)范。管理制度不完善，主要是在工作方法上有很大出入，有的學(xué)生檔案是按照入學(xué)年度進(jìn)行編制的，有的則是按照專(zhuān)業(yè)進(jìn)行編制的，沒(méi)有一個(gè)規(guī)范的方法，雖然短時(shí)間內(nèi)影響不大，但是時(shí)間一長(zhǎng)，沒(méi)有一個(gè)目錄，也沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的頁(yè)碼編排，甚至有一些檔案袋都沒(méi)有密封，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理混亂。

1.3檔案管理人員素質(zhì)不高

職業(yè)院校學(xué)生檔案管理人員，真正科班出身的很少，很多人員是兼職做這項(xiàng)工作，專(zhuān)業(yè)性不是很強(qiáng)，自身業(yè)務(wù)能力或許不符合當(dāng)前工作要求，主要表現(xiàn)在檔案記錄、檔案?jìng)鬟f等方面，沒(méi)按照規(guī)定及時(shí)完成有關(guān)工作，造成部分重要檔案內(nèi)容缺失。

2做好職業(yè)院校檔案管理工作的對(duì)策

2.1完善健全院校檔案管理規(guī)章制度

當(dāng)前，國(guó)家及我省相繼制定出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法》等一系列法規(guī)制度。職業(yè)院校應(yīng)加強(qiáng)這些法規(guī)制度的宣傳貫徹，并結(jié)合院校實(shí)際情況，建立和健全檔案管理制度，并將其納入整個(gè)教學(xué)管理制度建設(shè)，確保檔案工作有章可循。

2.2逐步加快檔案信息化建設(shè)步伐

檔案部門(mén)進(jìn)行信息化建設(shè)，首先要解決的一個(gè)觀念問(wèn)題，就是檔案的信息化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)檢索檔案，也不是僅僅是用計(jì)算機(jī)保存檔案，而是要借助信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，改善、改革檔案管理中的一些做法。這是一種高層次的認(rèn)識(shí)，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，不斷在工作實(shí)踐中改進(jìn)。堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與院校信息化建設(shè)統(tǒng)籌規(guī)劃、同步推進(jìn)。同時(shí)，認(rèn)真研究檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)、充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力。

2.3提升檔案管理的信息化水平

檔案管理數(shù)量巨大，現(xiàn)代科技可以有效提升管理效率。隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作開(kāi)始深度融合。職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作量很大，而且較為復(fù)雜，通過(guò)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，可以減少人工操作的失誤，提升檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。在職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作過(guò)程中，要注重?cái)?shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用與分析，通過(guò)多種方式提升工作的信息化水平，讓信息技術(shù)充分融入到學(xué)生檔案管理過(guò)程中來(lái)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)，提升綜合管理水平。

2.4提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的意識(shí)。在職業(yè)院校的檔案

管理工作中，由于經(jīng)費(fèi)的投入不足，并且基礎(chǔ)也比較薄弱，檔案的管理設(shè)施和管理方法都比較落后。職業(yè)院校的教職工對(duì)于學(xué)生的檔案管理意識(shí)也很淡薄，導(dǎo)致檔案不能很好地發(fā)揮應(yīng)有的作用。所以應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理規(guī)章制度的意識(shí)，建立與學(xué)校規(guī)模相當(dāng)?shù)臋n案管理工作制度，加強(qiáng)檔案管理與保護(hù)意識(shí)。同時(shí)也要求管理工作者豐富學(xué)生的檔案內(nèi)容，檔案是一個(gè)學(xué)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)方式之一，所以除了提供一些主觀的學(xué)生分析材料以外，還應(yīng)該提供一些客觀的分析材料，而不是在社會(huì)對(duì)于職業(yè)院校認(rèn)同率步步高的前提下修改學(xué)生的一些信息甚至是處分，以備能夠更加全面地了解一個(gè)學(xué)生。例如，可以在學(xué)生的檔案中增加誠(chéng)信，這對(duì)于培養(yǎng)學(xué)生在平常的誠(chéng)信待人中能夠起到很大的作用，讓每個(gè)學(xué)生意識(shí)到維護(hù)誠(chéng)信的重要性，將考試作弊等都可以寫(xiě)入檔案，在職業(yè)院校中營(yíng)造誠(chéng)信的氛圍，當(dāng)然還有學(xué)生在校期間表現(xiàn)良好的材料也要記入檔案，這對(duì)于用人單位更好更全面地了解一個(gè)學(xué)生有很大的幫助，同時(shí)也為全面推進(jìn)素質(zhì)教育打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提高職業(yè)技術(shù)院校的教學(xué)質(zhì)量。

（作者單位：黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院）