文書檔案管理探索

曾川

文書檔案對于單位乃至社會的發(fā)展均具有重要的意義，其管理水平的高低也能體現(xiàn)了單位的辦公水平。隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，文書檔案管理也存在著一定的問題和挑戰(zhàn)，同時也帶來了很多機(jī)遇。應(yīng)充分利用現(xiàn)代社會帶來的機(jī)遇，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提出文書檔案管理策略，提高文書檔案管理水平，為發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。

所謂的文書檔案，即團(tuán)體、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位產(chǎn)生的由通用文書轉(zhuǎn)化成的那一部分檔案的稱謂。文書是檔案的一種形式，是單位的信息數(shù)據(jù)庫，是工作開展的基礎(chǔ)，其記載了事業(yè)單位的發(fā)展歷史，客觀書寫了事業(yè)單位的社會活動，為事業(yè)單位的業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支持，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。因此對事業(yè)單位來講，文書檔案的管理也具有了重要的意義。加強(qiáng)對文書檔案的管理可以方便對以往信息的查詢，做到查有依據(jù)；同時也可以優(yōu)化事業(yè)單位的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并為其長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

文書檔案管理對單位的發(fā)展具有重要作用，歷來受到領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視。例如秦朝，雖然統(tǒng)治時間十分短暫，但是其給后世留下了數(shù)量巨大，類型繁多，內(nèi)容豐富的文書檔案，文獻(xiàn)價值巨大，影響及其深遠(yuǎn)。秦朝之所以留下世人矚目的文書檔案，與其嚴(yán)密完善的文書檔案管理制度有這緊密的聯(lián)系：（1）能夠組織規(guī)模龐大且效率極高的文書檔案官員；（2）能夠保證文書檔案的載體安全可靠，記錄內(nèi)容真實(shí)有效；（3）能夠保障文書可以暢通無阻的運(yùn)轉(zhuǎn)下去。再比如明朝皇帝朱元璋，能夠充分利用文書檔案工作用于國家建設(shè)中，并領(lǐng)導(dǎo)文書檔案工作取得了突出的成就，促進(jìn)了中國文書檔案事業(yè)的發(fā)展，在中國文書檔案史中占據(jù)重要位置；（1）注重對前朝檔案的收集和整理，并對本朝文書檔案進(jìn)行積累；（2）對各級文書檔案的工作高度重視，并加強(qiáng)其機(jī)構(gòu)的建設(shè)；（3）對文書檔案工作制度進(jìn)行制定和完善；（4）充分發(fā)揮文書檔案在建設(shè)中的積極作用。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和信息化現(xiàn)代化的快速發(fā)展，提高文書檔案工作者的整體素質(zhì)，建立完善的文書檔案管理體制，強(qiáng)化文書檔案工作者的檔案意識，提高文書檔案管理的水平是符合現(xiàn)代發(fā)展文書檔案管理的必然趨勢。尤其是隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，大部分單位的文書檔案管理工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了符合時代潮流發(fā)展的現(xiàn)代化的管理和應(yīng)用，取得了顯著的成效，減少了文書檔案管理者的勞動強(qiáng)度，減少了部分復(fù)雜繁多的手工勞動，使文書檔案管理工作的效率得到了顯著的提高。

雖然現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展對文書管理工作提供了諸多便利和條件，帶來了新的機(jī)遇，同時也給現(xiàn)代文書檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，不得不讓我們提高警惕。（1）電子形式的文書檔案容易導(dǎo)致內(nèi)容泄露，保密性問題成了一個很大的隱患。電子文書檔案能被外人修改，遭到破壞，且不會留下任何的修改痕跡，從而不能很好辨別出是復(fù)印件還是原件。因此，防止文書檔案被修改是文書檔案管理工作面臨的一大挑戰(zhàn)。（2）一些文書檔案管理者綜合素質(zhì)低下，不能完全掌握利用先進(jìn)手段進(jìn)行文書檔案管理，受傳統(tǒng)管理模式的影響較大，即使引進(jìn)先進(jìn)的自動化設(shè)備也沒有專業(yè)的人員進(jìn)行操作，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。（3）文書工作和檔案工作的銜接存在一定的問題。在實(shí)際的工作中，兩者應(yīng)該相互配合，相輔相成，既能相互聯(lián)系，又有各自的特點(diǎn)，形成了一個分體式的體系。然而在兩者的銜接主體上，即處理辦法和公文格式方面存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象，例如所用紙張不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范；編號不規(guī)范，原稿不齊全；辦理程序不合規(guī)范，文體使用不當(dāng)，等等；（4）單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作的管理不夠重視，存在著片面的認(rèn)識，在眾多職能中地位不是很高，把文書檔案工作想象的過于簡單，說起來工作很重要，但是做起來卻是次要的工作。況且，文書檔案工作往往投入巨大，但是見效卻很緩慢，并且經(jīng)濟(jì)效益也不能明顯的看到。只需將單位文件妥善保管就好，當(dāng)需要的時候能夠提供一定的參考就行。（5）文書檔案者的培訓(xùn)仍然需要加強(qiáng)。某些單位文書檔案管理者從沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對文書檔案管理事項(xiàng)往往一知半解，不能抓住要領(lǐng)。其綜合素質(zhì)不能達(dá)到新時期文書檔案管理者的要求，仍然相差一段距離。特別是現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展，利用計算機(jī)對文書檔案進(jìn)行管理已經(jīng)是必然趨勢，因此應(yīng)加強(qiáng)對文書檔案的技能培訓(xùn)，是管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化更加規(guī)范化。（6）單位的各個部門對文書檔案的配合不夠，限制了文書檔案的管理水平。一些部門不愿意把需要?dú)w檔的文件資料交給文書檔案管理者統(tǒng)一保管，在對此努力未果的時候，他們也只有對他們妥協(xié)，久而久之，一些非常重要的文檔就很容易丟失，想要追究責(zé)任，重新找回時也為時已晚。（7）從事文書檔案者偏少，并一兼多職，并缺乏專業(yè)管理人員，他們負(fù)責(zé)收發(fā)文件，文字的整理，信息的宣傳等等方面的工作，而負(fù)責(zé)文書檔案管理的精力就十分有限了，因此對檔案的收集，整理不到位，不完整，造成工作中的很大漏洞。

針對現(xiàn)代文書檔案管理面臨的挑戰(zhàn)和問題，應(yīng)該想出積極的應(yīng)對之策，以提高文書檔案管理的工作水平，一邊為單位更好的服務(wù)，提供數(shù)據(jù)參考。

（1）增強(qiáng)文書檔案工作重要性的意識

文書檔案是單位活動中形成的具有保存價值的文件，是了解和掌握活動規(guī)律的重要依據(jù)。無論是領(lǐng)導(dǎo)者還是文書檔案管理者，都應(yīng)該明白文書檔案管理的重要性，對其他部門起到示范和榜樣，同時加強(qiáng)合理的宣傳，是單位每一個工作者均意識到文書檔案管理的意義，自覺自愿的參與到文書檔案管理的工作中來，為單位及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題提供可靠的依據(jù)。

（2）建立一套文書檔案的現(xiàn)代化管理制度，并保證制度的有效執(zhí)行。

加強(qiáng)管理制度的建設(shè)，能夠?qū)ξ臅芾硖峁┲贫缺Ｕ稀＝Y(jié)合文書檔案管理技巧，更能有效的保證文書檔案的儲存與應(yīng)用。為加強(qiáng)制度建設(shè)，首先應(yīng)該舍棄傳統(tǒng)的不和時宜的落后管理制度，揚(yáng)棄結(jié)合并彌補(bǔ)缺失。在國家文書檔案管理的原則框架下，并結(jié)合本單位的實(shí)際管理體制，組織結(jié)構(gòu)和管理方法，建立適合本單位發(fā)展要求的管理制度，有效改變不符合要求的管理制度，完善制度結(jié)構(gòu)，形成一個嚴(yán)密的管理制度體系。

（3）對文書檔案管理進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)文書檔案信息化進(jìn)程

傳統(tǒng)的文書檔案管理手段已經(jīng)不能符合現(xiàn)代化的需求，過于陳舊，繁瑣復(fù)雜。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案管理必須和現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行結(jié)合才能使管理變的更有效率，加快文書檔案管理的信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)管理電子化、一體化進(jìn)程。從而減少文書檔案管理的任務(wù)量，也能進(jìn)行便捷的查詢，從而促進(jìn)整個單位的高效快速地進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。

（4）引進(jìn)文書檔案管理專業(yè)人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)

合理的文書檔案管理制度的實(shí)施，必須依靠合適的專業(yè)的人來執(zhí)行完成，先進(jìn)的文書檔案管理技術(shù)，更需要專業(yè)的人才才能有效的完成和實(shí)施。因此應(yīng)加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍的鍛煉和培養(yǎng)，提高文書檔案管理者的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，從實(shí)際出發(fā)，有目的有計劃，有層次，有重點(diǎn)的進(jìn)行培養(yǎng)，更新業(yè)務(wù)知識。同時建立優(yōu)勝劣汰的管理機(jī)制，使文書檔案管理者能夠公平公正的競爭，保證優(yōu)秀人才的晉升渠道，促進(jìn)文書檔案管理的良性發(fā)展。

總之，深刻認(rèn)識到文書檔案工作的重要性，根據(jù)時代發(fā)展需求，創(chuàng)新管理方式，提高文書檔案管理者的綜合素質(zhì)，讓文書檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為單位發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（作者單位：重慶建筑工程職業(yè)學(xué)院）