淺議機關行政事務管理

楊高昌

自21世紀以來，全球各個國家的整體實力快速提升。與此同時，政府的行政事務也隨之增多，出現愈來愈多的問題。特別是機關事務管理方面，近年來逐漸暴露出部分待解決的問題。政府工作的開展需要良好的管理支持，因此需要積極解決這些問題。

1 機關行政事務管理的性質和意義

1.1 機關行政事務管理的基本性質

機關行政事務管理是對機關業務進行規劃，采取科學的方式方法，對機關的組織、人員、設備、物材和經費進行協調，進行最適宜的處理，使整體的辦事效率增高，從而較好的完成任務。通常來講，機關事務體現在服務性與綜合性兩個方面。綜合性的含義為管理者對機關事務進行監督，管理事務的處理，該項工作內容較為繁雜，且涉及的范圍較廣，因此具有綜合性。而對于服務性來說，代表的是政府的生活事務、宣傳工作等相關的服務。

1.2 機關行政事務管理的重要意義

通過機關事務管理的作用可以發現，其具有較強的制度性和實踐性。首先機關行政事務管理工作可以確保政府部門職能的發揮，此外，開展行政事務管理能夠幫助政府部門建立良好的紀律，較好的組織政府工作，促進工作效率的提高。

2 機關行政事務管理存在的問題

2.1 機關行政事務管理的機構配置不合理

眾所周知，機關行政事務管理除了內部工作事項外，還涉及到以工作會談為代表的外部事物。機關事務管理工作需要對政府事務進行監督，核查工作進程，同時還需要對下屬的地方工作開展監督，由于涉及的部門范圍較大，因此工作任務量必然較為龐大，這也是導致政府部門的工作效率與質量偏低的核心因素之一。這與我國的管理機構規劃不當有關，機關事務管理機構間職責劃分不明確，彼此間職能出現沖突，部門間未能較好的進行工作搭配，員工與員工間的工作并沒有很好的銜接。

2.2 機關行政事務管理機構的人員配備不齊

我國當前的機關行政事務管理機構體系較為落后，未進行及時的更新，在人員方面有所欠缺，在一些崗位上其工作人員并非為正式員工，未能開展良好的管理。另外，員工的整體能力方面與實際需求存在著一定差距，再加上日常政府對員工的專業知識培訓相對較少，在此背景下就會使機關行政事務管理的效率整體偏低。受到員工數量不足的影響，員工不能應對自身的工作，導致業務工作和綜合工作不能同時開展，出現業務的沖突，不能較好的體現管理部門的整體形象，其服務功能未得到體現。

2.3 機關行政事務管理不夠規范

經過全面的調查與研究，能夠清晰的看出國內行政機關事務管理工作面臨著部分待解決的問題，例如制度建設存在缺陷、管理規劃不夠科學等等，政府僅是對少量的事務工作進行處理，并沒有很好的將相關職能發揮出來。另外，我國部分基層機關部門還存在著職責分配不夠科學與合理的相關問題，導致職責過于集中，部門工作人員的任務較重，員工缺口較大，事務較為繁雜。

3 解決措施

3.1 調整規范機構，優化配置機關行政事務管理機構

為將機關行政事務管理的職能最大限度發揮的過程中，優化機構是尤為重要的，只有這樣才能夠盡可能的將職能的作用發揮出來，推動管理工作的進行，有利于管理工作的規范化，積極強化機關行政事務管理職能，避免各機構間出現職能沖突，對職能沖突的部門進行優化和剔除，合理對工作人員職能進行分配，對各個崗位的工作進行規定，對不同的崗位制定配套的規章制度，確保管理部門的工作人員能夠依法發揮自身職能，開展管理工作，推動機關單位的良好運轉，來將管理工作的服務職能更好的發揮出來，以實現更好的為人民服務。

3.2 強化干部隊伍，提高人員素質

機關局要積極開展團建和黨建活動，宣揚實踐精神，促使員工積極學習，提升員工的綜合素質和工作積極性，使員工具有良好的精神面貌。同時還需要積極開展教育活動，積極培養員工的個人道德修養，宣傳誠實禮貌、團結友愛、尊老愛幼、勤儉節約的道德標準，增強員工對自身責任感的認識，培養責任意識，真正的重視自身的工作，形成樂于為人民服務、團結互助、勇往直前的良好品德。加強對員工的崗位技能培訓，及時總結和糾正工作中出現的問題，促進員工專業技能的提升。

3.3 優化管理制度，精化工作流程

在對管理制度、工作流程優化的過程中，需要在機管局的督促下完成，在對當前的實際情況綜合的、全面的剖析后，根據員工的愛好與潛能來進行分工，在此基礎上達到創新工作流程與管理模式的目標，朝著制度化、規范化的方向發展。另外，還有助于對資源的整合與運用，不但可以最大限度的來對員工的工作積極性進行激發，同時員工的實踐操作能力也會得到長進，這對于機關行政事務管理工作效率與質量的提升具有積極意義。

3.4 利用信息平臺，快速做出反應

信息是領導做出決策的重要資源，及時的搜集準確的信息，對于領導的決策具有重要意義，有利于科學決策的實現。在對當前形勢進行正確分析后，較為快捷的對事關大局的重要情況、領導關注的重點問題、重大突發性事件、重要社情民意做出反應，反饋有效信息。在信息工作開展的進程中，需要及時的、有效的來對資料收集，并根據具體的內容多層次開展問題研究，從而較為準確的反映工作現狀，表現其多層次的問題。信息的搜集要注重其真實性，在開展工作時需要尊重客觀事實，真實的反映工作中存在的缺陷。要加強對信息的綜合篩選，從中得到具有價值的信息。加快信息的搜集速度，對事物發展趨勢進行預測，掌握先機，為科學決策提供真實有效的信息資源。

3.5 注重團結協作，形成管理“團隊”

辦公室的工作質量很大程度上取決于工作人員的配合，因此需要加強工作人員之間的配合度，使其主動進行溝通，具有共同的工作目標，才能使辦公室成為一個整體，從而具有良好的工作效益，建立整體的形象觀念。在管理工作的開展中要注重員工的關懷，推行人性化管理，通過此方式使員工具有較強的歸屬感，激發工作活力，從而提高整體實力。對此，行政機關的辦公室需要從以下幾點內容：其一，加強對員工潛能的挖掘與激發。由于辦公室工作人員存在的不同特性，每個人的處事能力與方法不盡相同，由于辦公室工作的專業性，因此執行人性化管理是非常有必要的，在對員工的實際情況與內心想法了解后，才能夠制定出更加合理、有效的管理制度，最大程度上發揮員工的個人能力，使員工的工作效率大大提升，激發工作熱情。第二點為激發活力。由于辦公室的特殊性，員工的工作量較大，需要處理繁雜的事務，工作也較為枯燥。只有在管理中營造輕松的工作氛圍，為員工提供一個較為自由的工作環境和政策環境，才能使員工熱愛自身工作，積極發揮自身能力，面對工作充滿了斗志。第三為推進工作。開展管理是為了推動辦公室的進一步優化。提升辦公室工作效率，使工作人員更為積極處理事務，將辦公室的整體形象展現出來，切實為人民群眾解決問題，發揮與群眾的橋梁紐帶作用。辦公室的人性化管理要從員工出發，使員工積極發揮自身能力，促進整體的進步，為政府機關作出巨大貢獻，實現可持續發展。

總的來說，在機關行政事務管理的過程中，效率是尤為重要的，同時對社會建設的影響是特別巨大的。在機關行政事務管理工作創新、改革階段，需要花費大量與精力，并需要僅僅跟隨時代的發展，只有這樣才能夠達到高質量、高效率的目標。同時伴隨著我國經濟發展的不斷加快，我國政府要加強政府機關行政事務管理工作的建設，提高整體的工作效率，為社會建設提高有效的指導，實現我國的全面發展。新時代標明新方位，新征程提出新任務。把智慧和力量凝聚到偉大復興的中國夢上來，不忘初心，牢記使命，銳意進取，埋頭苦干，實現中華民族的偉大復興夢！

（作者單位：江蘇省淮安市人大常委會辦公室）