事業單位檔案管理存在的問題及對策研究

周穎

摘? 要：在事業單位發展的過程中，檔案管理工作是較為重要的環節。但是在當前的事業單位檔案管理工作中，由于受到部分因素的影響，使得檔案管理工作存在著一定的問題，直接影響到檔案管理的質量和效率，進而影響了檔案的利用率。本文將對事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出相應的解決策略，以期能夠為事業單位檔案管理工作的健康發展奠定基礎。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;管理問題;規范化

現如今，越來越多的事業單位開始使用信息化方式來進行檔案管理，在傳統檔案管理方式逐漸向著信息化管理方式轉變的過程中，依然存在著一定的問題，特別是檔案的管理方式、觀念以及管理人員能力方面，都存在著一定的不足之處。因此，有必要對當前檔案管理工作中存在的問題進行分析和研究，希望能夠為事業單位檔案管理工作的發展提供參考建議。

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理重視程度不高

在事業單位發展的過程中，部分事業單位對檔案管理的重視程度不夠，其主要表現在：第一，事業單位領導對檔案管理工作的認識不夠，認為檔案管理工作只是簡單的文字整理和抄寫等，并不能夠為事業單位的發展帶來更多實質性效益，因此，很多領導都不會將更多精力放在檔案管理上。正因為如此，事業單位的檔案管理水平通常較低。第二，由于領導的不重視，使得相關管理人員也沒有對檔案管理工作有足夠的重視，這樣就很容易導致泄密的事情出現，甚至可能會出現故意盜竊機密檔案的情況發生，直接影響了事業單位的發展。

（二）檔案管理信息化程度較低

現如今，各行各業都已經逐漸借助信息技術來發展，對于事業單位的檔案管理工作來說，使用信息化技術勢在必行。當前，很多事業單位都已經意識到信息化檔案管理方式的重要性，也逐漸開始利用信息技術來對檔案進行管理，不僅方便了檔案信息的查詢和使用，同時也降低了管理的成本，但是檔案管理信息化程度并不高，很多檔案管理人員都只是將檔案信息錄入到計算機數據庫中進行簡單的記錄，而不是將這些檔案資料高效化的管理和利用，導致檔案管理工作效率低下，直接影響了事業單位的發展。

（三）檔案管理人員綜合素質偏低

檔案管理工作看似簡單，實際上對相關管理人員的綜合能力要求較高，不僅要求其具備過硬的專業技能，同時也要求其具備良好的職業道德和強烈的責任感。但是在當前的事業單位中，普遍存在檔案管理工作人員綜合能力偏低的情況，一方面，檔案管理人員不能夠與時俱進，無法適應新常態下事業單位發展對檔案管理的需求，對檔案材料的收集整理、裝訂以及歸檔等方面的業務流程不夠熟悉。另一方面，部分檔案管理人員的職業道德素養偏低，不具備責任心，在工作的過程中敷衍了事，對自己的要求較低，進而直接影響了檔案管理工作的整體效率。

二、加強事業單位檔案管理工作的幾點建議

面對事業單位檔案管理工作中存在的問題，事業單位應當要給予足夠重視，從不同的角度加以改善，提升檔案管理工作的質量和效率。筆者總結出以下幾點內容：

（一）提高對檔案管理工作的重視

提高對檔案管理工作的重視，就需要事業單位的領導層級先轉變觀念，提高檔案管理的意識。第一，事業單位應當要將檔案管理提上日程，真正從根源上抓起，充分調動檔案管理人員的積極主動性，提高其對信息的收集和管理能力。第二，為了加強工作人員對檔案管理工作的重視，需要事業單位制定一套完善的考核制度，加快激發和挖掘年輕人的潛力和熱情，同時也能夠不斷規范管理人員的行為，促進檔案管理工作更加科學化和規范化。第三，事業單位應當要加強檔案保密方面的工作，安排專員對檔案進行管理，制定保密協議和查閱條件，禁止無關人員進入檔案室查閱檔案，與此同時，還要在外部環境上采取“加固措施”，避免機密檔案外泄。

（二）提高檔案管理的信息化建設

為了提升檔案管理工作的整體效率，應當要加強信息化建設。第一，借助計算機技術的優勢，建立相應的檔案管理信息系統，實現檔案的規范化、系統化的管理，將檔案按照不同的標準來進行分類管理，這樣不僅能夠提高檔案的管理效率，同時還能夠提高信息的利用效率。與此同時，還應當要建立信息共享和交流的平臺，實現“線上+線下”共同管理的方式，提高檔案信息資源的利用效率和檔案管理的整體效率。第二，事業單位應當要重新調整資金配置，在檔案管理方面加大資金的投入力度，配置性能良好、數量足夠的計算機基礎設備，并劃分一定的款項來對檔案管理工作人員計算機操作能力進行培訓，使其能夠全面掌握先進的計算機檔案管理技能，提升事業單位檔案管理的整體效率。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質對檔案管理工作的質量和效率有著直接的影響，因此，事業單位應當要加強檔案管理人員綜合素質的培養。第一，事業單位應當要與檔案管理人員進行配合，共同努力，無縫對接。事業單位可以邀請檔案管理相關專家來到單位內部進行新技術和理論知識的傳授，使檔案管理工作人員的專業技能能夠緊跟時代的腳步，全面提升自身的綜合能力。第二，事業單位應當要注重培養檔案管理人員的職業道德素養，定期展開思想政治教育，并積極引進三觀正確的人才，保證檔案管理工作人員能夠時刻秉承著認真、負責、嚴謹的態度。第三，檔案管理人員應當要提高自學的能力，積極并主動學習信息技術、管理觀念和能力基本技能，如：統計學、計算機基礎操作、心理學等，將檔案工作與現代化技術全面結合，提升檔案管理綜合能力。

總之，檔案管理工作是事業單位發展中的重點，隨著事業單位的發展，檔案管理工作也逐漸向著更好的方向發展。但是在發展的過程中，依然存在著諸如信息化程度低、管理人員綜合能力低的問題，因此，事業單位應當要給予一定的重視，加強對檔案管理工作的重視，提升管理人員的綜合能力，并加大資金投入力度促進檔案管理信息化建設，以提升事業單位檔案管理的質量。

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