探究大數據時代高校學生檔案智慧化管理

唐麗 陳家劍

摘? 要：大數據正在悄悄改變著人們的生活及工作方式，高校學生的檔案管理工作在大數據時代到來下也迎來了新的發展機遇。同時，大數據時代信息的共享性和開放性也給高校學生檔案的管理帶來了一定的挑戰。針對以上情況，必須要改革當前高校學生檔案的管理工作，以智慧化來直面大數據帶來的挑戰。本文首先分析了大數據時代高校學生檔案管理的挑戰和進行智慧化建設的合理建議，以及在大數據時代背景下高校學生檔案管理具體的工作思路，為如何進一步提升高校學生檔案管理事業發展做出貢獻。

關鍵詞：大數據;高校學生檔案;智慧化管理

近年來，“大數據”已經成為目前社會上的熱點話題，國家和多個政府部門也對大數據領域進行了深入的探討和研究，同時也促進了大數據的快速發展和進步，這也是大數據時代帶來的前兆。如何將高校的檔案管理工作與大數據有效的結合，來實現高校檔案管理的智慧化，從大量的信息中獲取最有效的信息資源，是每一位高校檔案管理人需要思考和直面的問題。

一、“大數據”的首次提出以及高校檔案管理新挑戰

（一）大數據的首次提出

《大數據：創新、競爭和生產力的一個前沿領域》由聞名于世的咨詢公司麥肯錫在2011年首次提出，并明確指出，大數據已經滲透到了每一個職能部門和行業領域，成為促進其發展的重要因素。隨即美國政府在2012年頒布了《大數據的研究和倡議》。與此同時，大數據被全世界人民熟知和認可。

（二） 高校檔案管理的新挑戰

檔案指的是，某個人或者是某個組織在社會價值實現過程中，形成的具有明確的記錄和完整的各種信息。在大數據時代背景下，高校面臨的信息數量和質量在不斷的上升過程中，同時，一切有價值的、或者是有潛在價值的文本數據和音頻都屬于檔案管理的范疇。因此，大數據信息時代背景下高校學生的檔案管理工作中的信息種類和龐大的數量呈幾何式增長。

在大數據背景下，高校學生對檔案的需求和質量都在不斷的增多和提高，涉及的內容也在不斷的擴大著，并表現出明顯的多元化發展趨勢。其一，隨著國家對信息公開透明度和條例的改革與發展，高校中的學生和教師對國家的政策和法律法規信息的需求量呈明顯的上升狀態;其二，隨著高校的不斷建設和設施的完善，對以往校園建設過程中的檔案以及文化發展非常重視，要求學校在校園中大力投建校史檔案館和建立校友檔案材料;其三，隨著科技的不斷進步和發展，高校中的學生對檔案信息的查詢也有了新的要求，比如：在國際化辦學的熱潮中，越來越多的高校大學生會選擇出國深造，這些因素的出現必然會使檔案的查詢量不斷上升，大部分學生不僅到檔案館查詢自己的學習成績，同時要求檔案館出具具有中英文的學歷證明和學習成績單。這就給檔案管理工作人員帶來了新的挑戰。大數據的意義和作用就在于能使高校的學生和教師都能在龐大的數據中獲取對自己有使用價值的信息來進行研究和探討，因此可靠的信息來源才具有研究的價值，高校檔案館對學生檔案信息的保留，不論對學生還是教師來說，都具有原始性和權威性，是最真實的信息來源地。因此，高校學生檔案信息的智慧化管理占據著明顯的優勢。

二、對大數據時代高校學生檔案智慧化管理合理建議

（一） 不斷提升檔案管理人員的素質

由于高校是以培養各種高科技人才為主要目標。因此，在高校學生檔案智慧化管理的水平也要不斷的提升，才能不斷的滿足和適應高校學生的需求。因此要加強檔案管理工作人員的自身素質并加大培訓力度，將“大數據思維”深入到每一位工作人員的心中。要保證檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，還要不斷的學習計算機知識，來提升大數據時代背景下檔案智慧管理的安全性，要不斷的完善和改進日常中的基礎性工作內容，注重檔案管理過程中的各個步驟和環節，使工作人員都能具備較高的服務意識。不斷的提升檔案管理工作的技能和水平。比如：每年對檔案管理人員繼續教育的要求，檔案管理工作人員要不斷的豐富自己的業務知識水平，為適應大數據時代高校檔案管理工作的需求堅持不懈的努力。

（二）建立和完善數字化檔案的管理

大數據時代高校學生的檔案管理和檔案信息之間有著密切的聯系，當工作人員將學生的信息逐步錄入計算機后，大量信息就會演變成數據庫，在計算機網絡化的不斷進程中，要求檔案管理工作人員及時建立和完善數字化檔案的管理，使其具有較高信息的使用價值和流通速度，有效的提升數據庫的可靠性和安全性，并在學校的統一指導下，加強各部門之間的內在聯系，保障檔案信息的流通速度。比如在計算機對數字貯存技術的支持下，檔案管理具有較強的可視性，學生可以隨時地在計算機上進行查詢和實時瀏覽。

（三）提供堅實可靠的保障

以相關的法律法規為依據，來制定符合高校實際情況的制度和措施，對全校學生的檔案智慧化管理和建設進行維護和指導，為大數據時代背景下高校學生檔案的智慧化建設提供依據。不僅如此，還要加強工作人員軟硬件的使用情況，將專業的數字設備接入檔案管理工作人員的計算機中，實現統一的配備和采購，使其功能充分的實現。在編制、搜索的自動化過程中提升檔案管理工作人員的技能。大數據時代下，還要求工作人員必須具備較高的計算機使用水平，并定向給工作人員提供培訓的機會，及時補充工作人員在工作中所欠缺的知識。為大數據時代高校智慧化管理提供堅實可靠的保障。

三、大數據時代高校學生檔案智慧化管理工作思路

（一） 資源整合建立規范數據庫

高校檔案館中的各個部門可能會采用不用的格式來建立學生的檔案信息，進而就會產生不同類型的數據庫，大量的異形數據出現就會形成信息孤島，在高校學生檔案工作管理中，要想建立規范的數據庫，就要消除信息孤島，形成資源的共享和利用是大數據時代背景下首先要解決的問題。將結構化和非結構化的信息進行資源整合實現合并管理，這樣一來，大數據和將來的云計算的應用才能得以實現，分析和在龐大數據中挖掘有價值的信息才會成為可能。