對(duì)企業(yè)技改技措項(xiàng)目可追溯、規(guī)范性管理的一些思考

姜玉明

摘 要 保證技改技措工作可追溯管理是企業(yè)管理活動(dòng)中很重要的一部分，只有管理制度到位，資料歸集職責(zé)明確，企業(yè)重視形成資料各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項(xiàng)目歸檔資料的完整規(guī)范。

關(guān)鍵詞 可追溯技改技措歸檔資料 完整規(guī)范 管理

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)體制的逐步建立，社會(huì)需求日益變化增長(zhǎng)，產(chǎn)品更新?lián)Q代速度越來越快，尤其是市場(chǎng)發(fā)育較完善的民品領(lǐng)域競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)更為嚴(yán)峻，像筆者所在的民口軍工配套材料生產(chǎn)企業(yè)，伴隨著主機(jī)廠裝備材料的不斷升級(jí)換代也面臨著人工成本、加工手段及質(zhì)量保證等諸多阻礙企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的瓶頸問題亟待解決，許多企業(yè)的老廠區(qū)及老生產(chǎn)線已完全適應(yīng)不了企業(yè)發(fā)展的需要，為了解決這些問題，企業(yè)多渠道獲得國(guó)家資金支持或投入自有資金對(duì)現(xiàn)有設(shè)備設(shè)施進(jìn)行技術(shù)改造是較常用的手段和出路，通過采用新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備、新材料努力提高產(chǎn)品質(zhì)量，促進(jìn)產(chǎn)品升級(jí)換代，降低能耗和原材料消耗，加強(qiáng)資源綜合利用和治理環(huán)境污染等，提高社會(huì)綜合經(jīng)濟(jì)效益和實(shí)現(xiàn)以內(nèi)涵為主的擴(kuò)大再生產(chǎn)。

一、技改技措工作可追溯、規(guī)范性管理的作用和意義

企業(yè)技改技措可追溯管理是指國(guó)家對(duì)企業(yè)投資的基礎(chǔ)能力建設(shè)項(xiàng)目、研保條件建設(shè)項(xiàng)目和批生產(chǎn)能力建設(shè)項(xiàng)目等專項(xiàng)技改項(xiàng)目以及本企業(yè)自籌資金建設(shè)的技改技措項(xiàng)目從立項(xiàng)到國(guó)家以及本企業(yè)驗(yàn)收過程中所形成歸檔資料的全過程管理。在整個(gè)生產(chǎn)建設(shè)、自我完善的技改技措工作過程中將會(huì)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件、電子存儲(chǔ)資料，將之收集整理形成企業(yè)技改技措工作可追溯、規(guī)范性的歸檔資料尤其具有重要意義，它是企業(yè)技改技措工程項(xiàng)目建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實(shí)反映，對(duì)于加強(qiáng)技改技措工程質(zhì)量控制、竣工驗(yàn)收以及工程項(xiàng)目日后維修、改建、擴(kuò)建等具有重要指導(dǎo)作用。

企業(yè)技改技措項(xiàng)目的實(shí)施具有建設(shè)周期長(zhǎng)、管理部門交叉、責(zé)任主體不明、涉及工種及專業(yè)面廣、形成資料多種多樣等特點(diǎn)，往往在日常管理工作中會(huì)因責(zé)任不清晰、事前沒規(guī)劃以及標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一等各種原因而產(chǎn)生資料識(shí)別不到位、未及時(shí)歸集立卷，如不加以規(guī)范管理，不重視在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的歸檔工作，極易在企業(yè)中形成管理上的盲點(diǎn)，造成不必要的損失。

二、技改技措項(xiàng)目歸檔工作的基本原則

那么如何確保企業(yè)技改技措歸集資料管理的規(guī)范性、完整性呢？通過近些年所在企業(yè)的東調(diào)搬遷改造及組織實(shí)施企業(yè)自籌資金技改技措具體工作中的思考和體會(huì)認(rèn)為：一是單位領(lǐng)導(dǎo)要重視、管理制度應(yīng)先行，建立集中和分散管理相結(jié)合的管理模式；二是要事前明確部門和人員的職責(zé)范圍、確立標(biāo)準(zhǔn)化管理模板；三是要及時(shí)實(shí)施管控，注重資料歸集、整理組卷等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，確保技改技措項(xiàng)目檔案資料的完整規(guī)范，其工作開展應(yīng)遵循如下原則：

（一）縱向集中管理的原則

企業(yè)的技改技措工程是一項(xiàng)復(fù)雜的企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)，它所產(chǎn)生的項(xiàng)目論證、立項(xiàng)、報(bào)批、批復(fù)等文件；各項(xiàng)設(shè)備儀器的招標(biāo)采購，調(diào)試運(yùn)行維修等文件；工程建設(shè)審批，勘察設(shè)計(jì)、實(shí)施到竣工驗(yàn)收過程中形成的文件；以及以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體的電子文件等等，檔案種類繁多，牽涉到企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)計(jì)劃部門、設(shè)備保障、基建部門、生產(chǎn)使用部門、科研、信息部門、檔案部門等眾多部門，如何才能管理好這些檔案，使實(shí)施項(xiàng)目達(dá)到可追溯管理，在企業(yè)內(nèi)最重要的就是要有一個(gè)牽頭單位，建立縱向的自上而下的責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理體系。

（二）橫向責(zé)任到位原則

企業(yè)技改技措檔案資料形成時(shí)間長(zhǎng)、專業(yè)領(lǐng)域廣、接觸人員多，基本上分散在企業(yè)各個(gè)部門，在管理上更應(yīng)橫向到所有涉及項(xiàng)目實(shí)施的部門，實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的工作責(zé)任機(jī)制。技改技措項(xiàng)目歸檔內(nèi)容一般包括科研檔案、設(shè)備儀器檔案、基建檔案和電子檔案等。其管理工作內(nèi)容要納入企業(yè)對(duì)各部門的年度工作目標(biāo)中去，由指定的牽頭單位負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)技改技措項(xiàng)目進(jìn)行檢查、協(xié)調(diào)、考核、組織驗(yàn)收等全過程的管理工作，實(shí)時(shí)監(jiān)控工作質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，予以糾正。企業(yè)檔案職能部門應(yīng)對(duì)其他部門的歸檔資料把好質(zhì)量關(guān)，在具體業(yè)務(wù)上進(jìn)行督促和指導(dǎo)，各資料產(chǎn)生部門應(yīng)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)化模板要求及時(shí)歸集各類檔案資料。

（三）事前規(guī)劃原則

為確保企業(yè)技改技措項(xiàng)目檔案資料歸檔工作的及時(shí)有序，企業(yè)技改技措牽頭部門在下達(dá)技改技措項(xiàng)目計(jì)劃的同時(shí)，應(yīng)向各資料產(chǎn)生部門通知相關(guān)工作內(nèi)容，比如此次技改技措項(xiàng)目所牽涉的（基本建設(shè)工程的內(nèi)容、設(shè)備儀器的名稱、數(shù)目），發(fā)放需要?dú)w集資料清單等，使各橫向部門相關(guān)管理人員做到心中有數(shù)，所需各種資料從收集開始就有序進(jìn)行，切實(shí)做到檔案資料歸集與項(xiàng)目建設(shè)同時(shí)實(shí)施管理。

（四）項(xiàng)目驗(yàn)收原則

在企業(yè)技改技措項(xiàng)目檔案資料管理中，所有的資料歸集工作都應(yīng)圍繞著生產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收而進(jìn)行，工程驗(yàn)收是項(xiàng)目實(shí)施完成很重要的一項(xiàng)內(nèi)容。企業(yè)技改工作職能部門通知各部門驗(yàn)收時(shí)間后，相關(guān)部門的檔案管理人員應(yīng)按時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)其管理的檔案資料進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)，然后向企業(yè)檔案管理職能部門提交報(bào)告，檔案部門進(jìn)行匯總后，由企業(yè)技改職能部門提交本次技改技措項(xiàng)目檔案管理總結(jié)報(bào)告，各部門相關(guān)管理人員接受驗(yàn)收組對(duì)技改技措項(xiàng)目檔案資料的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，最終形成規(guī)范的可追溯管理檔案。

三、對(duì)加強(qiáng)企業(yè)技改技措項(xiàng)目可追溯、規(guī)范管理的幾點(diǎn)建議

（一）建立完善的歸檔制度

企業(yè)技改技措項(xiàng)目資料收集管理中最讓人頭疼的問題就是技改技措工程實(shí)施期間所歸檔案不夠完整規(guī)范。比如在設(shè)備儀器檔案的管理中，由于相關(guān)技術(shù)人員的不重視，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)前期招標(biāo)文件、合同以及后期檢測(cè)運(yùn)行維修過程中技術(shù)報(bào)告的丟失和遺漏等，都是資料歸檔不夠完整規(guī)范的具體表現(xiàn)。針對(duì)這些容易在資料收集中出現(xiàn)的問題，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況制定切實(shí)可行的技改技措項(xiàng)目歸檔管理制度，作為指導(dǎo)監(jiān)督技改技措項(xiàng)目檔案管理的執(zhí)法依據(jù)。同時(shí)還應(yīng)制定生產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸集標(biāo)準(zhǔn)化管理模板清單，使相關(guān)參與人員在工程管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)中能夠有法可依，有章可循，杜絕部門和人員之間的推諉扯皮，從而保證技改技措資料歸檔的完整規(guī)范。其次，結(jié)合工程項(xiàng)目施工進(jìn)程所涉及的內(nèi)容和單位，制定相關(guān)部門人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)及考核措施，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)參與人員的業(yè)務(wù)考核，將資料管理納入每一位管理人員的績(jī)效考核范圍，增強(qiáng)工作責(zé)任心，從而在企業(yè)中形成完整的監(jiān)督、檢查和管理的資料收集工作機(jī)制。

（二）加強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)：針對(duì)企業(yè)技改技措資料歸檔

所涉及的部門多和人員分散的實(shí)際情況，如果參與人員的資料歸檔意識(shí)不夠強(qiáng)，自覺性、主動(dòng)性差，對(duì)國(guó)家及行業(yè)關(guān)于技改技措工程歸檔的相關(guān)知識(shí)要求了解不深，就會(huì)直接影響技改技措檔案的規(guī)范管理。要解決這一問題，企業(yè)的檔案管理職能部門應(yīng)該組織企業(yè)內(nèi)與技改技措工程相關(guān)的專、兼職資料管理人員以及設(shè)備、基建、科研、生產(chǎn)部門中的相關(guān)技術(shù)人員開展技改技措項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)，使相關(guān)人員進(jìn)一步理順技改技措項(xiàng)目檔案管理的工作思路和方式方法，對(duì)于與技改技措工程檔案相關(guān)的管理規(guī)定、編制規(guī)范等技改技措項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有進(jìn)一步的理解和認(rèn)識(shí)，提高全體參與人員的檔案意識(shí)，為技改技措項(xiàng)目資料歸檔工作的全面展開打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，同步實(shí)施歸集資料管理工作

企業(yè)應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施之期即同步下達(dá)歸檔資料收集管理工作計(jì)劃，將工作目標(biāo)和責(zé)任落實(shí)到位，相關(guān)歸檔資料管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)企業(yè)技改技措項(xiàng)目管理制度，加強(qiáng)對(duì)工程管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)識(shí)和了解，在項(xiàng)目建立之初，就要重視所在部門在項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生資料的收集歸檔工作，這樣才會(huì)在歸檔資料收集具體工作中變被動(dòng)為主動(dòng)，為歸檔資料的完整規(guī)范打下基礎(chǔ)。其次，在檔案整理方面要嚴(yán)格按照企業(yè)技改技措項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行，比如整理組卷時(shí)封面、標(biāo)簽的填寫，頁碼的打印，裝訂的規(guī)格，目錄的制作等，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，切實(shí)做到技改技措項(xiàng)目檔案的齊全、完整、規(guī)范。

四、結(jié)語

加強(qiáng)企業(yè)技改技措項(xiàng)目歸檔資料規(guī)范性管理在企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)和再生產(chǎn)，有著非常重要的作用，它記錄了整個(gè)技改技措實(shí)施過程的運(yùn)作軌跡，是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程可追溯的保證，也是以后立項(xiàng)建設(shè)及日后維護(hù)、改建、擴(kuò)建加以總結(jié)、提高、參考的寶貴資料。我們只有制定嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，明確企業(yè)各相關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍，加強(qiáng)檔案收集、歸檔、整理、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項(xiàng)目歸檔資料的完整規(guī)范，使企業(yè)在技改技措項(xiàng)目實(shí)施過程中形成可追溯檔案資料，在企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展中起到其應(yīng)有的作用。

（作者單位為航空工業(yè)成都海蓉特種紡織品有限公司）