基于完全學分制下的畢業審核系統的設計與實現

□張小鳳 蘇秉華 李 盾 陳淑芬

完全學分之下的本科畢業資格審核(下文簡稱畢業審核)是教務管理流程的最后一環，也是對畢業生畢業資格的全面審查。畢業審核工作任務繁重，數據量龐大，而且審核結果關乎學生命運，要求核對精準，結果不容許任何差錯，因此會消耗大量的精力時間，單靠人力難以完成。傳統的畢業審核工作幾乎全部依靠人工審核，對成績、畢業論文(設計)、德育情況進行全面審核。隨著高校管理業務流程的先進化，教務系統逐漸對成績審核可以實現一定程度的系統審核，但是由于系統開發的不成熟以及流程設置的不完善，導致功能尚不完善，無法實現完全由系統完成全部審核工作，必須結合人工審核，因此在充分研究完全學分制的畢業條件和系統要求的前提下，如何設置系統功能、流程是本文探討的主要問題。

一、系統功能概述

系統功能的設置需依照審核流程進行設置。由于現階段各高校已經大范圍普及完全學分制的管理制度，因此畢業審核要實時、高效。完全學分制的最大特點就是每個學生的課程修習都不相同，但是無論修習的過程如何變動，同一專業的畢業要求都是相同的，因此，畢業審核的最大功能就是對學生在校期間的課程學分進行分類統計，與學生所在專業的畢業要求相匹配，審核學生是否具備畢業資格，通過系統輸出審核結果。畢業審核的功能結構設置主要包括學籍信息審核、成績信息審核及畢業論文審核，由學籍信息入手，以學號作為匹配項，通過學號找到學籍信息后則對成績進行審核，經過統一的數據處理，作出詳細的系統查詢及報表輸出。

二、畢業審核的系統流程

高校的畢業審核通常分為3個主要模塊及個人畢業審核、學院(專業)畢業審核以及學校教務處總的畢業審核復核，分別對應系統的三大用戶：學生、學院教務管理人員以及教務處干事。

(一)個人畢業審核。個人畢業審核主要針對學生用戶，允許學生自行對于所修學分進行分類查看和統計，同時與畢業要求進行對照審核，判定學生是否符合畢業標準。如果尚未達到所需標準，可以輸出尚缺條件。

(二)學院畢業審核。系統的第二大用戶為學院教務管理人員。每逢畢業季，學院就會有大量待畢業學生需要進行畢業審核，學院用戶需要確定審核范圍，對于單一教學計劃(通常是一專業對應一個教學計劃)學生進行批量審核，由系統自動匹配識別，并可輸出審核結果。同樣，對于未達到畢業標準的學生可以輸出尚缺條件。

(三)畢業審核復核。當學院教務管理人員將初審結果提交給教務處時，教務處要對結果進行復審，因此，主要的系統功能是對初審結果進行多條件查詢，并能進行自動化復審。

三、畢業審核的系統實現

(一)系統流程設置。根據畢業審核系統流程中的分析，結合系統特征，將畢業審核業務數據流圖設計如圖1所示。

圖1 畢業審核的系統流程

(二)功能描述。

1.設置流程開始時間。該功能主要由教務處賬號進行管理，設置流程的開始時間，相當于流程總開關。

2.生成畢業生名單。該功能主要由學院管理員進行操作，將學籍系統中的學生信息導入畢業審核系統中，生成原始的待處理畢業生名單，由教務處進行審核。

3.錄入——審核教學計劃。該功能由學院管理員先將自己學院(專業)的教學計劃錄入系統，再由教務處進行審核，對應專業學生，作為畢業審核的依據。

4.分類統計畢業生成績。在此功能模塊下，系統需要對畢業生的成績進行分類統計，對于必修類課程，學生必須具備所有教學計劃上面有的課程的及格成績，如果滿足條件，則輸出為“是”，否則輸出為“否”；對于選修類課程，則審核是否具備每一項要求的總學分數，如果都達到總學分數的要求，則輸出為“是”，否則輸出為“否”。

5.輸出審核結果。該模塊能夠在分類統計畢業生成績的基礎上，輸出總的審核結果，對于兩項都輸出為“是”的學生給予通過畢業審核的結論，對于任何輸出為“否”的審核項，都最終輸出為不予畢業的結論。并聯結上面審核中所排查出的問題，輸出不滿足的具體畢業條件。

(三)其他輔助功能。在實現畢業審核的主要功能之后，系統還需要很多其他的輔助功能，這其中主要包括成績替代、學位審核和結業轉畢業審核。

1.成績替代。在完成成績審核之后，對于沒有通過成績審核的學生，系統會輸出一份詳細的不畢業條件。通常在做畢業審核工作的時候不會對所有輸出不畢業的學生全都進行不畢業處理，而是會根據系統結果，找學院進行新一輪的核對。學校的制度上會規定某些課程存在轉換規則，在這種條件下就可以進行成績的替代工作，用舊專業的課程替換成新課程計劃里面的課程，并保證成績一致。類似的情況還有很多，全部通過人工審核、甄別和錄入的手段是非常繁瑣的，因此這個模塊雖小，卻不可或缺。

圖2 成績替代過程

2.學位審核。畢業審核的工作流程還包括后面的一項，就是學位審核。不同學校的學位審核制度往往有所不同，因此需要根據學校的具體規定設置相應的規則，在通過畢業審核的基礎之上進行學位審核，并且同樣可以輸出審核結論和不符合的具體條件。

3.結業轉畢業審核。對于畢業條件輸出為“否”的學生，現階段畢業審核的流程已經修完，但是對于學生本身來說，學校會留給學生后續申請畢業的機會。對于此類學生，需要建立專門的名單庫，存好審核結論和不畢業條件。當每年申請結業換畢業的時候，由學生提出申請，通過同樣的分類統計和課程審核過程，如果達到畢業條件就在結業換畢業流程中給予準予畢業的結論；如果未達到畢業條件則同樣輸出為“否”；對于超過最長修讀期限的學生則要單獨進行處理，給予“肄業”結論，清理出結業名單庫，轉到肄業名單庫中。

四、結語

教務系統的設計，最重要的就是契合度，是否在滿足各項制度的相關規定和管理需要的同時，還能兼顧使用效率，在保證數據和審核結果準確無誤的前提之下盡量減少人工審核的工作環節。本文研究和討論畢業審核工作，旨在完善整體系統流程，提高審核工作效率，因此具備一定的研究意義和實踐價值。