基于“互聯網+”的獨立學院報賬模式再造

夏志艷

摘要：當今互聯網技術快速發展，基于“互聯網+”的網上預約報賬體系是互聯網技術在高校會計核算中的精辟運用和集中體現。近些年來，諸多高校已實施使用網上預約報賬系統，效果明顯。獨立學院作為我國高等教育辦學實體中不可或缺的一部分，也應跟隨互聯網技術的快速發展，提升自身的財務信息化管理水平，而構建和實施網上預約報賬系統是提高財務管理水平和信息化建設的有效途徑。

關鍵詞：獨立學院;互聯網+;網上預約報賬系統

一、構建和實施網上預約報賬系統的背景

目前，獨立學院經過了前期的快速發展，需要探索新的管理模式以求具有更強的競爭力。而財務管理模式的創新和財務信息化水平的提升對當下獨立學院而言還有很大的發展和探索空間。近些年來，獨立學院隨著辦學規模的擴大，在辦學經費、科研經費、人員經費等方面不斷加大投入，報賬業務量也不斷增加，傳統的會計報賬模式已不再適應獨立學院的發展要求，需要對傳統報賬模式進行再造，而構建和實施“互聯網+”下的網上預約報賬系統是解決傳統報賬模式下出現諸多問題的有效方案。

二、傳統報賬模式存在的問題

（一）業務處理工作量大，工作效率低

傳統的報賬模式下，財務審核人員要對原始憑證的多個要素進行現場審核，票據合格再根據報銷內容進行費用歸集、金額計算匯總、登錄財務系統編制會計憑證、打印會計憑證、復核人員進行復核、出納付款。整個報銷過程全部依靠人工操作，一些業務進行到一半審核不通過，再退還至報銷人員重新整理，再次報銷時還需要從頭開始，加大了工作量，工作效率降低。

（二）報銷人員排隊等候時間長，耗時耗力

傳統的報賬模式下整個報銷過程財務人員必須直接面對報銷人員，上一環節通過才能進行下一流程;針對不符合規定的事項，財務人員與報銷人還要進行溝通、解釋。因此，不同的業務，報銷的速度和時長會有所不同也無法控制，從而導致報銷人員等候的時間無法預計，逢開學初或學期末更是異常擁擠，必須長時間的排隊等候才能完成報銷。

（三）因排隊等候時間長，影響報賬人員的情緒，容易產生沖突

傳統的報賬模式下，諸多不確定因素造成報銷等候時間長，一方面會逐漸磨滅報銷人員的耐心，另一方面，在嘈雜的環境中會影響財務人員的服務質量。在這種情況之下，傳統面對面的報賬模式很容易讓當事人之間產生矛盾和誤解，影響工作正常進行。

三、網上預約報賬系統的優勢

（一）由報賬人員登陸系統發起報銷業務，掌握主動權

網上預約報賬由報賬人員根據自己的時間進行合理安排，需要報銷時，登陸報賬系統并填寫相關信息，形式靈活，時間可控。

（二）減輕財務人員業務處理工作量，提高工作效率

網上預約報賬系統由報銷人員在系統中填寫報銷單，減少了財務人員錄入信息的工作量。報銷人員將所報銷的項目、科目、金額、支付方式及報銷說明按系統提示逐一錄入，財務人員只需審核原始憑證后系統可以自動生成記賬憑證，工作效率大幅提高。

（三）減少報賬人員排隊等候時間

網上預約報賬模式下，首先，由報賬人員登錄系統發起報銷填寫信息，無需到財務部門排隊等候;其次，將預約報銷單送至財務初審合格后就可以離開，后續支付業務由財務完成，報銷人員也無需排隊等候。

（四）有利于報賬人員了解財務報銷政策

報賬人員需要遵照財務規章制度在網上填寫報銷預約單，通過填寫預約單，報賬人員能及時了解經費使用的范圍、規定、金額及流程，逐步掌握會計信息的歸集、輸入方法，逐漸熟悉財務報銷的各項制度，對財務退回的單據從內心理解并接受，并幫助財務人員進行宣傳、解釋。減少報賬沖突，構建和諧的報賬關系。

四、互聯網+網上預約報賬系統的構建

（一）網上預約報賬流程再造

網上預約報賬模式是對傳統報賬模式的再造，是對傳統報賬模式的優化和重組。最基本的網上報銷流程如圖1所示，主要包括以下幾點：登陸網上預約報賬系統、選擇報銷類別填寫報銷單、打印報銷單并經領導簽字、提交財務部門審核、合格后自動生成憑證、復核憑證、出納付款;審核不合格的單據退回，報銷人員補充整理好后重新提交。（見圖1）

（二）網上預約報賬系統構建與實施

獨立學院實施網上預約報賬的首要任務是網上預約報賬系統的構建，包括系統的設計、后臺設置以及與財務核算系統的銜接等。網上預約報賬系統最基本的功能是數據的輸入、編輯和數據的查詢。一方面要實現報賬人員網上預約報賬 的“填寫”和“查詢”的功能，另一方面要滿足財務人員網上預約報賬“接單、審核”和“查詢”的需要。此外，獨立學院網上預約報賬的模式得以實施還需要宣傳與培訓，可以通過多種渠道進行推廣，逐步將傳統的報賬模式轉化為網上預約報賬模式。

1）網上預約報賬系統的設計。獨立學院應根據自身財務報銷需求設計系統界面，網上預約報賬系統一般按業務類型分為日常報銷、國內差旅報銷、國際差旅報銷、借款、財務審核等模塊，同時包含相關查詢菜單。如在“日常報銷、國內差旅報銷、國際差旅報銷、借款”的模塊中包含“新增報銷單”、“待修改報銷單”、“待提交報銷單”、“已提交報銷單”、“打印報銷單”等功能菜單。報賬人員在填寫報銷單時還需要填寫部門、經費項目、支付方式等，這些都可以提供查詢功能，報賬人員既可以直接輸入也可以通過查詢檢索來選擇填寫。在“財務審核”模塊中也可以下掛如“待審核單據”、“已認領單據”、“已審核單據”、“自動生成憑證”等功能菜單，方便財務人員進行報銷業務的后續處理及查詢。系統界面的設計以模塊為主，查詢功能為輔。

2）網上預約報賬系統報銷單的設置。報賬人員登陸報賬系統后，根據業務類型選擇相應的模塊填寫報銷單。不同類型業務的報銷單設置有所不同。報銷單的界面設置要素要完整，包含部門編碼、經費項目、報銷項目名稱、摘要、票據張數、金額、支付方式等;對于差旅費，報銷單中還需要設置出差日期、出差地點、出差事由等，并設置為由系統自動計算伙食補貼及交通補貼。報銷單的設置要根據財務制度、相關規定及各獨立學院財務核算的要求設定。

3）網上預約報賬系統與財務核算系統的銜接。網上預約報賬可以自動生成會計憑證，既節省工作時間，又提高工作效率，降低手工出錯率。在前期構建預約系統時后臺要設置好各項數據參數，使之與財務核算系統進行對接。在具體應用中，對于審核通過的報銷業務，財務人員可以自動生成會計憑證。

4）網上預約報賬的宣傳與培訓。獨立學院實施網上預約報賬，要全面開展宣傳與培訓，爭取得到師生的支持和配合。可以通過校園網站、部門網站開展相關知識的講解，也可以對全校內的各個院系、行政部門進行面對面的宣講、指導等。

（三）構建和實施網上預約報賬的建議

1）獨立學院在構建和實施網上預約報賬系統的過程中，要做好前期調研考察工作。與軟件供應商溝通，共同商討，制定符合自身財務管理需求的方案。在實際應用預約系統過程中發現的不足之處要不斷完善，做好軟件的維護。

2）加強會計人員素質的提升。要與時俱進，利用信息化手段對會計人員進行業務培訓，快速適應新的報賬模式和流程。同時，要加強服務意識，提升會計人員溝通協調能力，耐心解答疑問，確保預約報賬模式的順利實施。

3）加大宣傳。實施網上預約報賬初期，通過網絡、電話、面對對等方式持續地大力宣傳，將使用方法和財務規章制度進行講解，使廣大教職員工充分了解流程，體驗報賬模式改進后的優勢。

綜上所述，獨立學院在財務管理中應用網上報賬預約系統，是當下信息化校園發展的需求。與互聯網技術的結合，是創新管理方式、提高管理水平的有效途徑。需要注意的是，構建網上預約報賬系統，各獨立學院要充分調研和理性分析，結合實際并不斷完善，充分發揮其優越性。

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