關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

李倩倩

【摘 要】在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷變化發(fā)展過程中，經(jīng)濟(jì)體制也不斷進(jìn)行變革，這使很多企業(yè)的發(fā)展面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，甚至受到較大的沖擊。企業(yè)針對(duì)自身在競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)上的境遇，為了能夠突破重圍和障礙，獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就需要做好管理工作。檔案管理在整個(gè)管理范疇中屬于重要組成部分，因此，所有的企業(yè)在新時(shí)期都不能坐以待斃，需要采取積極的應(yīng)對(duì)措施來進(jìn)行綜合性的管理。本文對(duì)企業(yè)檔案管理體制改革作出探討，希望可以給相關(guān)企業(yè)管理者帶來一定的參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；體制；改革；探討

在經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷推動(dòng)下，從以往的經(jīng)驗(yàn)來看，檔案管理體制還不能很好地適應(yīng)新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，在某種程度上制約了企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，因此，檔案管理也一直處于較為被動(dòng)的狀態(tài)。在新時(shí)期如何做好檔案管理的體制改革工作已經(jīng)成為重點(diǎn)和要點(diǎn)，需要相關(guān)工作者做好這方面的研究和分析。

一、關(guān)于企業(yè)檔案管理體制的分析

企業(yè)檔案管理體制在企業(yè)檔案管理過程中屬于重要的組織制度，也是重要的管理形式。企業(yè)檔案管理體制可以分為兩個(gè)組成部分，分別是外部管理體制和內(nèi)部管理體制。所謂的外部管理體制就是檔案管理機(jī)關(guān)及相應(yīng)的行業(yè)管理機(jī)關(guān)對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行的管理和指導(dǎo)。檔案內(nèi)部管理體制也是檔案管理工作內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和隸屬管理模式的創(chuàng)新與完善。企業(yè)外部管理體制相對(duì)來講非常宏觀，多數(shù)所說的管理體制屬于內(nèi)部管理體制，也是本文要重點(diǎn)分析的對(duì)象。即研究企業(yè)檔案管理內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系以及隸屬形式或者管理形式等。

二、企業(yè)檔案管理體制存在的問題研究

（一）企業(yè)檔案管理體制過分依靠行政力量，缺少自我發(fā)展動(dòng)力

在我國(guó)傳統(tǒng)企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理體制存在非常明顯的問題和缺陷，就是過于依靠行政力量，自身發(fā)展動(dòng)力不足。為了推動(dòng)企業(yè)檔案工作的長(zhǎng)期發(fā)展，黨和政府也批準(zhǔn)和下發(fā)了一系列文件，如《技術(shù)檔案室工作暫行通則》《自然科學(xué)研究機(jī)構(gòu)檔案工作的意見》等，主要是運(yùn)用以上部分行政手段進(jìn)行檔案管理，由此也形成強(qiáng)大的外部推動(dòng)力，這些在檔案管理工作中占據(jù)了非常重要的地位。盡管此種推動(dòng)力價(jià)值明顯，但是在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已經(jīng)明顯力度不足，政府成為檔案體制以及管理的宏觀調(diào)控者，企業(yè)自身力量逐漸弱化。另外企業(yè)不斷改制，成為自我經(jīng)營(yíng)的主體，因此在現(xiàn)代化市場(chǎng)環(huán)境中，傳統(tǒng)的檔案管理工作體制已經(jīng)不符合企業(yè)發(fā)展的需要，還需要逐漸地弱化外部力量，強(qiáng)化自我管理，否則難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展步伐。

（二）檔案管理模式過于單一，缺少針對(duì)性和綜合性

很多企業(yè)的檔案管理方法十分陳舊和傳統(tǒng)，基本是按照單一的檔案管理模式進(jìn)行的，在檔案體制管理上采用的還是高度集中的統(tǒng)一化管理方法，這樣企業(yè)的檔案管理工作就被上了枷鎖，無法在現(xiàn)代企業(yè)制度中站穩(wěn)腳跟，單一化的檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)的類型有很多，經(jīng)常會(huì)有跨越地區(qū)和跨越所有制的大型企業(yè)出現(xiàn)，這些集團(tuán)檔案若是要采用傳統(tǒng)的集中統(tǒng)一方式管理根本無法實(shí)現(xiàn)。另外，國(guó)家的事業(yè)單位也進(jìn)行了整頓，一些專業(yè)主管機(jī)構(gòu)開始出現(xiàn)撤銷合并現(xiàn)象，因此，企業(yè)無法按照統(tǒng)一的分類大綱進(jìn)行集中全面的檔案管理。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)若想擁有良好的體制管理還需要做好多元化的工作分析，在符合國(guó)家規(guī)定和法律規(guī)定的前提下進(jìn)行企業(yè)自主行為的管控，做好檔案管理工作。從目前實(shí)際情況可以看到傳統(tǒng)檔案管理體制過于煩瑣，檔案保存依靠人工方式，并且保存時(shí)間較長(zhǎng)，這已經(jīng)不符合企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需要。

（三）缺少向優(yōu)秀企業(yè)學(xué)習(xí)的傾向，檔案管理思想落后

首先，一些外資企業(yè)在管理體制上比較關(guān)注效益，強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)的成本觀念，并且也愿意充分使用和調(diào)動(dòng)一切社會(huì)資源。外資企業(yè)在檔案管理體制上十分關(guān)注效益，并且清楚檔案管理活動(dòng)會(huì)耗費(fèi)較多的勞動(dòng)力和資金，在企業(yè)管理活動(dòng)中將檔案的建立、管理、利用等都進(jìn)行預(yù)算分析，擴(kuò)大利潤(rùn)空間，提升利潤(rùn)水平，在整個(gè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)重要地位。其次，外資企業(yè)善于運(yùn)用數(shù)字化手段進(jìn)行檔案體制的改造，不斷完善企業(yè)信息化管理。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的集成化，外資企業(yè)一個(gè)相對(duì)突出的特點(diǎn)就是善于使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化軟件做好檔案管理和體制革新工作，有利于未來企業(yè)的信息化集成管理。

三、企業(yè)檔案管理體制改革的策略

（一）企業(yè)檔案管理體制構(gòu)建走市場(chǎng)化道路

市場(chǎng)化永遠(yuǎn)是企業(yè)管理未來走向的重要參考和趨勢(shì)，更是世界行政改革的共同趨勢(shì)所在，引領(lǐng)著各大企業(yè)的改革。我國(guó)企業(yè)檔案管理體制建立必須參考市場(chǎng)要素，因?yàn)槭袌?chǎng)在資源配置中起決定性作用，檔案資源是企業(yè)信息資源管理中

不可或缺的基礎(chǔ)，企業(yè)還需要按照市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)和運(yùn)營(yíng)來進(jìn)行檔案體制管理；檔案資源是企業(yè)發(fā)展不可或缺的信息資源，因此企業(yè)還需要按照自身的情況、競(jìng)爭(zhēng)的體制不斷地改善檔案管理體制；企業(yè)檔案管理工作要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供建議和意見，檔案工作在市場(chǎng)中進(jìn)行，那么必須按照市場(chǎng)的需要做好檔案信息存儲(chǔ)和檔案資源的開發(fā)工作，不斷創(chuàng)新，讓日益增長(zhǎng)的檔案信息符合企業(yè)發(fā)展的需要，使企業(yè)檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案工作有了方向和目標(biāo)才能夠完成市場(chǎng)交給自己的多種任務(wù)。

（二）檔案專業(yè)化是企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)方向

企業(yè)檔案管理要完成專業(yè)化的任務(wù)，這主要是從兩個(gè)維度進(jìn)行分析和討論。企業(yè)檔案管理要接受政府的監(jiān)督和指導(dǎo)，同時(shí)也要接受來自社會(huì)的監(jiān)督和指導(dǎo)，并且減少政府在檔案管理體制上的行政干預(yù)能力。若是從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度和趨勢(shì)來分析，企業(yè)檔案自主化管理方向是不可逆轉(zhuǎn)的，但是僅僅依靠政府的力量也是無法完成現(xiàn)代化管理任務(wù)的，那么政府行政干預(yù)是一只手，自我管理就是另外一只手。從優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理體制上看，專業(yè)化就發(fā)揮了重要的作用。另外，企業(yè)檔案管理還可以充分地調(diào)動(dòng)和使用更多的社會(huì)資源，提升管理的專業(yè)性。過多的行政干預(yù)會(huì)降低企業(yè)的管理效果，也會(huì)浪費(fèi)更多的企業(yè)成本，使企業(yè)不再培養(yǎng)精英團(tuán)隊(duì)和專業(yè)工作者去完善企業(yè)檔案信息管理。此外，可以增加專業(yè)化培訓(xùn)，開設(shè)專業(yè)培訓(xùn)班，給職工更多的學(xué)習(xí)和進(jìn)修機(jī)會(huì)，提升檔案管理意識(shí)，讓檔案管理和數(shù)字化以及信息化接軌。

（三）企業(yè)檔案體制管理走信息一體化路徑

走信息一體化的路徑是現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)檔案管理體制的重要方面，也是不被社會(huì)淘汰的關(guān)鍵選擇。成立信息中心為企業(yè)的檔案管理服務(wù)，可以收集一些預(yù)測(cè)性較強(qiáng)的信息，采集信息或者篩選檔案信息。檔案信息一體化還可以對(duì)檔案的流動(dòng)過程進(jìn)行監(jiān)督控制，對(duì)檔案信息做合理化協(xié)調(diào)，這樣才可以讓檔案發(fā)揮出最大功效。檔案信息化與數(shù)字化可以結(jié)合在一起。所謂的數(shù)字化是指將文字、音像等檔案通過掃描錄入的方式儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的操作。例如，使用萬能檔案管理軟件就是數(shù)字化最好的展現(xiàn)，這是一種突出的檔案規(guī)范化管理數(shù)字化軟件，可以提升檔案管理效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，企業(yè)想要緊隨社會(huì)市場(chǎng)前行的步伐，必須走上深化改革的道路。本文對(duì)企業(yè)檔案管理體制改革作出分析和研究，認(rèn)為目前企業(yè)檔案管理體制還存在一些問題，必須對(duì)檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，需要從市場(chǎng)化、社會(huì)化、法制化以及信息化角度做好檔案管理體制完善工作。

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