淺析人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用

【摘 要】 政府機關的人事檔案是對政府機關員工正確選拔和使用進行歷史性、全面調查和理解的重要依據。今天，隨著中國經濟體制的不斷變化，人們對機構和機構職能變革的要求越來越強，人力資源是機構和機構的核心。機關事業單位職能的有效性在很大程度上受到人力資源管理的制約，因此，人事檔案對人力資源管理有著重大意義。然而，就目前的實際工作中，人事檔案的應用卻沒有得到應有的重視，導致其發展停滯不前。

【關鍵詞】 人事檔案 機關事業單位 人力資源管理 作用

引 言

機關事業單位人事檔案可以保證正確的選拔工作，從而為選拔工作提供重要依據的同時，加強了全面性、科學性。隨著我國經濟體制的不斷變革，人們對機關事業單位職能變更的要求越來越強。人力資源作為機關事業單位的核心，對機關事業單位的良久發展有著至關重要的影響。根據這一現象，機關事業單位要對人力資源管理引起高度重視，從而有效開展人事檔案的工作。本文將通過三個方面，詳細論述了人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的具體應用，針對出現的問題，進行有效分析，從而對其作用進行詳細論述。

一、人事檔案利用情況

（一）反映內容不全面

目前在開展人事檔案管理的工作當中，是通過干部檔案管理的模式，人事檔案主要包括：當事人簡歷材料、自傳材料、組織鑒定、考核情況、考察材料、學歷、學位、培訓、專業技術情況、職務材料等，與此同時政審、黨團組織材料、獎勵違紀材料、工資級別調整等也被包含在人事檔案當中。然而，傳統的人事檔案卻沒有對當事人的工作能力，培訓方面和工作業績進行有效記錄。機關事業單位在進行人力資源管理的過程中，由于人事檔案的不全面性，導致當事人無法被人力資源管理全面了解，其信息無法滿足要求，從而造成了人力資源工作無法正常開展。人事檔案的內容缺乏全面性，導致用人單位缺少具體的識人標準，長此以往，人事檔案會慢慢喪失在相關單位人力資源管理中的重要性。

（二）人事檔案內容失真

隨著社會的發展，就業壓力越來越大，導致人事檔案內容的真實性受到嚴重威脅[1]。具體表現在人們私自篡改人事檔案，企圖找到一份滿意的工作，將工作時間、學歷等信息篡改為自己理想的狀態。在現如今的社會中，隨著就業壓力的不斷加大，人事檔案造假的現象涌出了水面，如果人事檔案的管理人員沒有對其開展嚴格把控，不對錯誤檔案開展有效措施，將錯就錯的接受檔案，那么將會帶來嚴重的后果。人事檔案內容的失真現象，不僅會嚴重威脅人力資源部門的有效工作，對職工的評價缺乏科學性，還會導致人力資源管理的作用受到嚴重制約，無法發揮真正價值。

（三）人事檔案材料過時

人事檔案的收集工作往往是一項內容冗雜，流程繁瑣且漫長的過程。就目前的人事檔案收集來看，大部分的相關事業單位并不是隨時隨地開展材料的收集工作。即使某些人事檔案管理部門保障了收集材料的實時性，然而卻沒有嚴格把控歸檔的時間，在通常情況下，一年歸檔一次。這一現象在很大程度上使人事檔案的材料不具備實時性，其最新的檔案無法得到有效管理，當人力資源部門在提取檔案的過程中，只能根據歷史的材料對當事人的狀態和能力進行分析，而缺乏最新材料，導致無法深入分析當事人的最新狀態，造成了人力資源的不科學性。

（四）檔案管理者素質不足

就目前的人事檔案管理來看，其管理者不僅缺乏專業的素質，還在管理的過程中，沒有深刻意識到人事檔案的重要性，形式管理現象嚴重。人事檔案管理者往往由單位不受重視的人開展工作，從而在管理的過程中存在強烈的應付心理，嚴重阻礙了檔案管理的發展，使人事檔案的作用受到嚴重威脅。

二、人事檔案的作用

第一，人事檔案可以為人力資源反饋信息，且確保信息的可靠性、真實性和科學性。人事檔案進行有效地管理，不僅要保證當事人的工作經歷，思想品德和業務水平得到有效的反映，還要對當事人的個人素質、個人技能等進行嚴格把控，從而保障人事檔案的全面性[2]。完善的信息提供可以為用人單位提供有效的管理方案，使其可以通過檔案對當事人進行深入了解，針對員工個人特長開展針對性工作，從而使每個職工的潛能可以有效被挖掘，使其在各自的崗位上可以發揮個人優勢，不同員工之間合理搭配，取長補短，開展更為高效的工作。

第二，有效的人事檔案管理可以為人力資源在開展決策的過程中提供重要依據。人力資源部門在開展職工的考核工作時，需要根據人事檔案中的績效評估、職工考核、人事考核等多項內容，從而決定員工的晉升、獎懲情況。與此同時，在人力資源部門對職工開展培訓工作時，也要對人事檔案的信息進行深入分析，從而保障培訓工作的針對性、科學性和有效性。人力資源管理者在進行職工業績，素質和能力等進行綜合測評的過程中，必須要基于全面的人事檔案，從而保障人力資源部門管理決策的科學性。

三、如何發揮檔案作用

（一）豐富人事檔案的內容

人事資源管理部門的有效工作，在很大程度上要依賴于人事檔案中的信息與數據。因此，人事檔案中的內容應當豐富化，不僅要保障信息數據的價值，對履歷、自傳、學歷、工資級別調整和獎勵情況進行深刻反映，還要對當事人的興趣愛好，專業能力以及個性特征進行嚴格把控。將這些元素都融入到人事檔案當中，豐富人事檔案的內容[3]。人事檔案內容的豐富性，不僅可以幫助人力資源部門開展有效的工作，還可以使當事人的工作崗位更加符合其自身發展，發揮最大價值。

（二）增強人事檔案真實性

人事檔案的真實性，對人力資源部門的工作有著不可小覷的意義，不僅可以使人事檔案信息的真實性得到保障，還可以在最大程度上保障人事資源管理以及事業單位的健康穩步發展。在具體工作中，應做到提交的文件材料應仔細篩選，發現變形的材料應當在現場進行驗證，以確保材料的真實性。那些提交欺詐性處理材料的人應該采取相應的懲罰，以儆效尤，從而有效避免再次出現檔案失真的現象。同時，要加強相關法律法規的建設，收集，轉移和存檔好的人事檔案，堅決不歸檔虛假材料，為人力資源管理決策提供可靠依據。

（三）提高管理者素質

在開展人事檔案的管理過程中，要基于完善的人事檔案管理制度，對人事檔案的管理工作引起高度重視。具體應從人員處著手，首先應積極招聘高素質管理者，可通過增加工資等手段，來促使更多的專業人員積極參與人事檔案的管理[4]。與此同時，還需加強對現有人員的人事管理工作相關培訓，提升員工工作能力;對員工進行思想政治建設，優化員工工作狀態，使他們的職業道德可以得到強化，提高責任心。還可建立公正合理的獎懲制度和競爭制度，利用這些制度激發他們的工作熱情，提升員工及管理者的職業素質，從而使人事檔案可以在人力資源管理中發揮最大價值。

（四）加強檔案現代化管理

隨著科學技術的不斷發展，現代化的理念融入到了社會的各個領域之中，人事檔案中也應當將其有效融入。傳統的人事檔案已經無法滿足于時代的日益鏖戰。因此，將現代化理念融入到人事檔案管理中，儼然已是大勢所趨。利用互聯網技術，建立有效的人事檔案資源平臺，使每個人的個人信息檔案可以通過網聯網被有效查詢，使工作效率更加高效。現代化的人事檔案管理可以使人力資源管理部門的工作得到很好的優化，使他們足不出戶，即可對當事人進行全面的了解，極大地減輕了人事部門的工作強度，從而有利于發現人才，使用人才，推動了人力資源管理部門的現代化發展。

四、結束語

綜上文所述，隨著時代的發展，人事檔案管理在社會中發揮著越來越大的作用。因此，要對人事檔案進行全面、深化和科學的管理。保證人事檔案等內容的豐富性、真實性的基礎上，加強現代化的管理，通過提高人事檔案管理者的素質等方法，為人事檔案管理工作打下基礎，從而推動人力資源管理部門的有效發展。

【參考文獻】

[1] 烏云其木格.淺析人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用[J].廣東經濟，2017（10）.

[2] 王軍.淺談人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].神州，2017（14）：259-259.

[3] 劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國市場，2014（38）：59-60.

[4] 林靜.淺議人事檔案管理對人力資源管理的促進作用[J].辦公室業務，2013（17）：206-207.

作者簡介：侯建華（1973.12～），女，籍貫：河南省焦作市，經濟師，大學本科，研究方向：人力資源。