知識管理背景下的辦公室管理創新研究

王瑩

摘要：伴隨著知識經濟的不斷發展，知識管理應運而生，這一新的管理模式正在被越來越多的單位和群體所認可。知識經濟主要是強調知識的重要性，利用知識的可視化達到內部管理的利益最大化，提倡知識共享與知識創新。隨著辦公室功能的不斷擴大化，重新營造辦公室文化，建設高素質隊伍，建設共享激勵機制等各種管理模式正在不斷的應用于辦公室管理之中。本文主要就知識管理背景之下，辦公室管理創新進行簡單研究。

關鍵詞：知識管理；辦公室管理；管理創新

引言：

辦公室作為各個機構綜合辦事以及服務的主要集中點，除了抓規范，抓管理，強創新之外，更應當改變傳統的管理模式，積極學習先進單位的辦公室管理理念，促進自身管理效能的提升，推動單位的內部發展。

一、事業單位辦公室管理的幾點缺陷

（一）管理工作較為隨機

事業單位辦公室無論是管理模式還是管理要求與企業的辦公室管理存在著一定的差別。因管理體制差異，事業單位的辦公室管理難以感受到尋常的職場壓力，在工作質量考核上缺乏一定工作量的評價指標，這使得辦公室管理沒有實際的壓迫感以及威脅感。因為缺乏定量的評價指標使得管理工作相對較為隨機，對辦公室管理工作質量的評價缺乏客觀性，這也是導致目前單位內部管理較難，內部效率較為低下的根本原因所在。

（二）管理系統較為分散

筆者發現，很多單位的管理系統中各個部門之間存在著各自為政的問題，而各部門工作之間存在著重復與交叉，這導致了人力物力的極大浪費。現在很多企業內部的辦公統一于使用釘釘或者是微信群，但是由于事業單位內部工作的特殊性以及保密性，這些常用的便捷性工具也許難以在事業單位內部得到大力的實施和推廣，這也就導致了單位內部信息共享不足問題。這是極其不利于知識管理的，也給內部的管理系統帶來了一定的交流障礙，也是單位內部資源的極大浪費。

（三）管理工作實踐化傾向較為突出

辦公室管理模式以及管理工作過于注重實踐，往往只是注重于理論轉變為實踐的結果，但是對于轉變過程較為忽視。但是知識管理是從過程之中所體現的，知識化管理的理想狀態是將所有無必要的過程剔除，提高理論向實踐轉變的轉化效率。但是很多單位忽視了過程的管理，不能總結提煉出一套完整的工作流程，等遇到相似問題時不能實現經驗復制，造成管理效率低下。

二、知識管理背景下的辦公室管理創新建議

（一）充分利用工作系統，互相協調

要想能夠充分了解和認識到單位的發展狀況，員工的思想情緒，就需要能夠充分利用好工作系統。筆者建議在單位內部建設以軟件管理為主體的決策保護軟件，利用計算機系統進行自動化辦公，發揮辦公室人員的創新能力和管理能力，進行各類單位內部資料的整理，審核以及觀察，根據上級領導的需求尋求最優化管理方案。

健全內部的管理工作系統也能夠讓員工有更多的渠道反映管理的不合理性和不科學性，在新形勢之下，辦公室對外的交流也日益頻繁，建設完善的內部管理系統能夠使得內部管理更加靈活，更好的將事情與原則兼顧，做到內部能夠因事而異，不會使得管理過于死板。另外，工作系統的培訓使用可以使得員工更為便捷并且迅速的找尋到自己所需要的內容，大大的提升了工作管理效率。

（二）統一化信息平臺

單位內部管理平臺需要能夠統一，無論是何種管理部門，不應當各自為政。內部管理需要各個部門的協調與配合。信息資源的無限性和共享性是人們所認可的，知識管理模式的前提也是需要能夠對于員工信息，單位信息，管理信息等各種信息進行統一審核和收集。這就需要辦公室管理者能夠充分重視信息資源的重要性，將各類信息進行分類存檔。這樣能夠在需要使用的時候較為便捷的找到各類資料。另外，對于單位內部的機密資料，單位就可以進行加密或者是限定開放，只能夠對有權限的人進行信息公開，尤其是內部人員的基本信息等。統一化的信息平臺可以幫助單位更好的了解到單位內部的管理缺陷所在，也能夠使得辦公室管理更“接地氣”，辦公室工作人員也能夠明確的從系統之中發現自己的“任務”和“作用”，在指定管理或者是完成專項工作的時候也能夠有更多的渠道去聽到一線工作人員的真實反饋，這能夠幫助單位正確的掌握發展方向。

（三）知識管理模式機制的建立

知識管理模式在單位內部的建立并不是一夕一朝的，所謂的知識管理就是能夠幫助單位在處理內部管理問題或者是單位發展等問題的時候提供決策參考。筆者認為，知識化管理模式需要能夠總結單位內部的每一次管理措施，對于各類具體管理活動之間所存在的問題都一一的找尋出來，對于特定事件或者是特定案例就需要能夠及時記錄，這樣單位在下一次面臨相同或者是類似的事件處理時就能夠做到有根據可尋。另外，筆者認為，部分單位可以借鑒國外的管理模式，我國很多單位已經能夠較好的利用國外的具體管理案例進行單位內部的管理，但是依舊有部分單位依然在探尋單位內部自我發展和管理模式，這都是可取的，知識化管理模式并不是說固定于某一種特定的模式，而是需要有創新的精神，敢于突破常規，需要不斷根據內部需求而不斷改變的管理模式。

結束語：

知識化管理作為一種新型管理模式，已經被越來越多的單位和人群所認可。筆者認為，在社會各個階層都可使用知識化管理模式，特別是在當下信息爆炸的時代背景下，知識管理能夠促進信息的共享，這將極大地有利于管理科學的進步，為單位和社會創造更大的管理收益。并且，知識化管理可以隨著時代的發展而不斷改變管理模式，能夠體現出管理的人性化和靈活化。

參考文獻：

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