高職院校轉型發展過程中檔案保存價值的研究

裴鑫

摘 要：高職院校檔案隨著學校的建立而產生，并在學校發展過程中不斷積累，是記錄學校建立、變遷、發展和壯大的寶貴資料。本文以《組織機構沿革》編寫為例，分析了高職院校發展過程中檔案的保存價值，并就如何加強對檔案資料的保護，提升《組織機構沿革》編寫質量提出了幾點建議。

關鍵詞：高職院校；組織機構沿革；檔案價值

從2003年高職評估，到2006年國家示范性高等職業院校建設，再到2014年國務院《關于加快發展現代職業教育的決定》的頒布實施，我國高職教育正逐步進行著轉型升級。隨著高職教育的進步和檔案工作的發展，如何將檔案信息資源最大化利用日益受到各大高職院校的重視，而《組織機構沿革》（以下簡稱《沿革》）的編寫則是提高檔案信息資源利用水平的重要手段。

檔案真實的記錄著一所學校的發展歷程，是記錄學校建立、變遷、發展和壯大的寶貴資料，是高職院校《沿革》編寫工作的基礎。《沿革》是立足于館藏檔案內容并進行提煉和加工的編研資料，目的是為了記載一個機關、地區或專業系統的組織機構、人員編制、體制變革情況，既是對檔案資料的開發利用，也有利于檔案資料的保存。因此，分析高職院校發展過程中各種檔案資料的保存價值，提高檔案工作管理水平，對于促進檔案工作的科學發展，以及推動高職院校的健康發展，都有著重大的現實意義。

1 檔案利用對《組織機構沿革》編寫的意義

1.1 真實可靠，需要查閱檔案資料

檔案是歷史的真實記錄，是可靠的第一手資料。國家檔案局令第8號《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，將《組織沿革》列入歸檔范圍中“永久”保管的檔案類別。高職院校《沿革》是一部濃縮的高職院校發展史，表現了一個階段高職院校的歷史變化情況，它記錄了歷史，也將成為歷史，它立足于檔案，也將成為檔案，具有不可修改性，因此，它在內容上一定要存真求實、有據可查。所以，高職院校《組織沿革》的編寫必須以館藏檔案資料為主要信息來源，確保引用材料的準確性與權威性，保證客觀真實地再現歷史[1]。

1.2 全面完整，需要參考檔案資料

一方面是檔案信息內容的完整。目前，我國大部分高職院校都是在國家發展的支持下，在原有的中等職業學校合并或升格的，有著深厚的文化內涵[2]，因此高職院校《沿革》一般具有時間跨度較長、內容廣泛的特點，如：學校更名次數較多、校址變遷頻繁、不同時期學校內設機構的變化多樣、不同隸屬關系下領導人及領導機構的產生與任免方式差異較大等。因此，要全面的記錄高職院校內設機構、各個時期的名稱變化情況、歷任領導人姓名等情況，確保《沿革》內容完整、互相銜接、前后照應，就需要齊全的檔案資料做保證。

另一方面是檔案載體形式的全面。隨著互聯網等信息技術的發展，聲像檔案和電子檔案在滿足社會需求方面發揮了直觀優勢，所以編制《沿革》所需的檔案資料，除了包括傳統的文字資料外，還應有圖片、視頻等聲像檔案，以及各類電子檔案。因此，在編寫《沿革》的過程中，高職院校必須充分利用各種載體形式的檔案材料。

2 做好《組織機構沿革》編寫工作

2.1 強化歸檔制度，豐富檔案館藏

因為檔案在收集、歸檔時，可能會受到當時當地的歷史局限性，出現刪除不準確的檔案信息或未將檔案資料收集上來的現象，加上對未來變化和需要預測不足等原因，歸檔不齊全不完整現象時有發生。當前，高職院校館藏檔案資源量雖然在逐步增加，但仍有許多歷史文件缺失，有限的館藏資源嚴重束縛了《沿革》的編寫質量。

高職院校檔案類型多、數量大、涉及面廣，因此檔案收集范圍的大小、收集數量的多少以及收集質量的好壞將直接關系到檔案利用效果。因此，高職院校要強化歸檔制度，包括制定完善的歸檔范圍、設定合規的歸檔程序等，提高各類檔案收集的完整性和規范化水平，特別是隨著社會信息化的發展，網絡技術的廣泛運用產生了越來越多的電子檔案，高職院校在開展檔案收集工作時，對紙質文件和電子文檔要做到同步歸檔，收集齊全；此外，還要緊密結合《沿革》涉及的范圍，有重點的進行收集歸檔。

2.2 提高檔案規范化管理水平

一是提高檔案保管水平。在有條件的情況下，高職院校要積極改善檔案保管基礎設施設備，改善檔案保管環境；此外，還要積極推進檔案信息化建設，把重要檔案資料進行數字化加工，建立檔案資源數據庫，從而延長檔案使用年限和檔案壽命，提高檔案保管水平。

二是提高檔案精細化管理水平。可定期開展館藏檔案清點整理工作，對照檔案目錄和交接清單，逐柜逐卷逐件清點，做到賬物相符，目錄與實體相符，提高檔案精細化管理水平[3]。

三是提高檔案檢索效能和服務水平。積極完善檢索體系，可對每個全宗的檔案做好檔案排架標識，制做檔案分類排架電子檢索表，從而有利于快速查找所需檔案資料的存放位置，提高檔案檢索效率，促進檔案利用。

2.3 加強宣傳教育，增強檔案意識

一方面，高職院校檔案部門要積極在全校范圍內宣傳檔案的價值，增強全體教職工的主體意識和責任感，引導他們樹立檔案意識，并在日常工作中重視資料的積累和保存；另一方面還要對各歸檔部門兼職檔案員積極進行培訓教育，使兼職檔案員了解學校有關歸檔和利用等制度規范，明確自身職責。

總之，收集保存好高職院校各類檔案，并將學校發展過程中有意義和有價值的事情編錄進《組織機構沿革》中，能促進檔案工作的發展以及學校文化的傳承。因此，我們必須要以《沿革》編寫為契機，重視對檔案資料的收集和保存，從而使其能在學校轉型發展過程中發揮更大的作用。

參考文獻

[1]陸穎蕊.基于系統里思想的組織沿革編寫技術初探[J].北京檔案，2010（12）：24.

[2]葛春蕾.檔案工作在高職院校校史研究中的作用[J].文化產業，2018（11）：140.

[3]平谷區優化庫房管理 提升檔案管理規范化水平，http：//zhengwu.beijing.gov.cn/gqrd/t1558116.htm.