新形勢(shì)下學(xué)校檔案信息開(kāi)發(fā)利用分析

陳偉華

摘 要：在新形勢(shì)下，學(xué)校日益重視對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。部分學(xué)校沿襲傳統(tǒng)滯后的檔案信息開(kāi)發(fā)利用方式，難以取得良好的效果，無(wú)法有效滿(mǎn)足多樣化的信息需求。對(duì)此，學(xué)校有必要積極探究有效措施，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。本文淺析了新形勢(shì)下學(xué)校檔案信息開(kāi)發(fā)利用的意義，探究了新形勢(shì)下學(xué)校檔案信息開(kāi)發(fā)利用的措施，以期為學(xué)校檔案信息開(kāi)發(fā)利用提供借鑒。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案信息；開(kāi)發(fā)利用

對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，是指遵循一定原則和相關(guān)要求，深入挖掘檔案信息蘊(yùn)含的使用價(jià)值，并借助各類(lèi)具有較強(qiáng)科學(xué)性和有效性的方法，利用檔案信息直接為各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)和相關(guān)工作進(jìn)行服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人們多樣化需求的有效滿(mǎn)足。在新形勢(shì)下，學(xué)校要明確檔案信息開(kāi)發(fā)利用的意義，并立足于實(shí)踐，采取有效措施對(duì)檔案信息進(jìn)行高效開(kāi)發(fā)利用。

1 新形勢(shì)下學(xué)校檔案信息開(kāi)發(fā)利用的意義

1.1 為學(xué)校管理決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)

學(xué)校檔案信息，是學(xué)校在特定時(shí)期和相關(guān)階段，對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)，并將工作需要作為依據(jù)，有計(jì)劃地對(duì)檔案信息進(jìn)行整理，據(jù)此對(duì)檔案資料進(jìn)行編寫(xiě)，增強(qiáng)其參考價(jià)值。學(xué)校針對(duì)各類(lèi)問(wèn)題實(shí)施管理決策時(shí)，檔案資料即能提供有價(jià)值的參考依據(jù)。學(xué)校管理決策人員對(duì)于各項(xiàng)關(guān)注熱點(diǎn)和重難點(diǎn)工作問(wèn)題，可借助檔案信息獲取有價(jià)值的參考資料，有效增強(qiáng)管理決策的科學(xué)性和有效性[1]。

1.2 為學(xué)校教學(xué)科研提供相關(guān)服務(wù)

學(xué)校檔案信息涵蓋教學(xué)科研相關(guān)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。學(xué)校對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，能為學(xué)校教學(xué)科研工作提供相關(guān)服務(wù)，能有效促進(jìn)學(xué)校教學(xué)科研工作實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展。學(xué)校對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，能及時(shí)了解和全面掌握教育領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài)和教學(xué)科研成果，能為學(xué)校教學(xué)科研人員提供有價(jià)值的參考資料和相關(guān)信息，能為教學(xué)科研人員提供助力。另外，學(xué)校對(duì)教學(xué)科研相關(guān)檔案進(jìn)行歸檔處理，并對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，在此基礎(chǔ)上，將科研檔案信息投入技術(shù)市場(chǎng)，為相關(guān)使用者提供有償服務(wù)，能促進(jìn)檔案信息的高度共享，能推動(dòng)教學(xué)科研水平實(shí)現(xiàn)大幅度提升，進(jìn)而創(chuàng)造更為良好的教學(xué)科研大環(huán)境。

1.3 滿(mǎn)足學(xué)校師生員工和社會(huì)各界的多樣化需求

學(xué)校對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，能有效滿(mǎn)足學(xué)校師生員工和社會(huì)各界的多樣化需求。例如，學(xué)校可對(duì)檔案館具備的優(yōu)勢(shì)條件進(jìn)行充分利用，據(jù)此對(duì)本校發(fā)展的光輝歷程進(jìn)行記錄，增強(qiáng)教職工對(duì)學(xué)校的歸屬感。學(xué)校還可基于自身情況，對(duì)檔案信息利用中心進(jìn)行構(gòu)建，并向師生公開(kāi)學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度、具體發(fā)展規(guī)劃、部門(mén)設(shè)置情況以及財(cái)務(wù)報(bào)告等內(nèi)容，促進(jìn)學(xué)校增強(qiáng)其透明度，并推動(dòng)學(xué)校進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)民主化建設(shè)，將現(xiàn)有的檔案館建設(shè)成為高效便捷的檔案信息利用平臺(tái)，為學(xué)校師生提供多樣化的信息服務(wù)[2]。

2 新形勢(shì)下學(xué)校檔案信息開(kāi)發(fā)利用的措施

2.1 轉(zhuǎn)變檔案信息開(kāi)發(fā)利用觀念

學(xué)校對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，要摒棄傳統(tǒng)滯后的觀念，對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變更新。學(xué)校要高度重視對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，將之作為學(xué)校管理的重要工作。學(xué)校要加大檔案管理的宣傳力度，檔案管理部門(mén)要通過(guò)多樣化的手段進(jìn)行宣傳，諸如發(fā)放檔案宣傳相關(guān)資料、舉辦檔案資料展覽等。學(xué)校要組織檔案管理工作人員和學(xué)校教職工對(duì)《檔案法》進(jìn)行學(xué)習(xí)，從整體上提升學(xué)校教職工的檔案管理意識(shí)，引導(dǎo)學(xué)校教職工深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理和檔案信息開(kāi)發(fā)利用的重要性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息對(duì)于管理決策的基礎(chǔ)性作用，進(jìn)而對(duì)檔案信息進(jìn)行高效開(kāi)發(fā)利用，為學(xué)校管理決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)。

2.2 豐富學(xué)校館藏檔案資料

學(xué)校要豐富館藏檔案資料內(nèi)容，為檔案信息開(kāi)發(fā)利用提供豐富的資源。具體可從如下方面著手：1）對(duì)檔案收集的具體范圍進(jìn)行明確，將學(xué)校檔案館資料按照教學(xué)科研、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行定期檢查清理，有效保障檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2）強(qiáng)化對(duì)各類(lèi)文書(shū)檔案的有效管理，對(duì)各類(lèi)文件資料、影音像資料進(jìn)行廣泛收集和系統(tǒng)整理，為檔案信息開(kāi)發(fā)提供系統(tǒng)完整的原始資料。3）強(qiáng)化對(duì)學(xué)校教學(xué)科研成果的檔案資料建設(shè)，彰顯學(xué)校教職工取得的工作業(yè)績(jī)，并促進(jìn)學(xué)校提升其社會(huì)知名度，增強(qiáng)其社會(huì)影響力。

2.3 構(gòu)建合理的檔案館藏結(jié)構(gòu)

學(xué)校要構(gòu)建合理的檔案館藏結(jié)構(gòu)，為檔案信息的高效開(kāi)發(fā)利用提供必要的物質(zhì)條件，并有效促進(jìn)學(xué)校大幅度提升其檔案工作質(zhì)量。學(xué)校內(nèi)負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)工作的人員要加強(qiáng)與教學(xué)科研工作人員的溝通協(xié)作，對(duì)教學(xué)科研狀況進(jìn)行深入了解，有效拓寬檔案管理思路。同時(shí)，檔案管理相關(guān)工作人員要加強(qiáng)與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的溝通交流，促進(jìn)校領(lǐng)導(dǎo)加深對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)認(rèn)識(shí)和高度重視，有效獲取校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的大力支持。另外，檔案管理相關(guān)工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案材料和相關(guān)信息的系統(tǒng)收集，及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔，并增強(qiáng)歸檔材料的系統(tǒng)性和完整性[3]。

2.4 借助信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理布局

學(xué)校要充分借助先進(jìn)信息技術(shù)具備的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，并借助信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理布局。學(xué)校要對(duì)檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)，并高度重視對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行廣泛收集、合理編研、科學(xué)管理和有效利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息現(xiàn)有布局的合理優(yōu)化。具體可從以下方面著手：1）借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)信息技術(shù)，對(duì)檔案內(nèi)容和相關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)編目和合理整序，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，構(gòu)建具有豐富信息內(nèi)容的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2）構(gòu)建具有較強(qiáng)綜合性的檔案網(wǎng)站。學(xué)校要加強(qiáng)校園網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)的有效對(duì)接，對(duì)檔案信息的實(shí)際利用范圍進(jìn)行有效拓寬，促進(jìn)檔案信息實(shí)現(xiàn)高度共享。3）構(gòu)建高效便捷的檢索體系。學(xué)校要對(duì)檔案檢索的相關(guān)工具進(jìn)行科學(xué)編制，構(gòu)建具備多樣化功能的高效便捷的檢索體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)存檔案信息的全面覆蓋，并將檔案信息的形式特征和相關(guān)情況向使用者公布，最大化地向使用者提供檔案信息，科學(xué)指導(dǎo)使用者對(duì)檔案信息進(jìn)行高效檢索利用[4]。另外，要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檢索的推廣應(yīng)用，大幅度提高檔案信息檢索效率和便捷性。

2.5 加強(qiáng)檔案編研相關(guān)工作

學(xué)校要加強(qiáng)檔案編研相關(guān)工作，為檔案信息的高效開(kāi)發(fā)利用提供助力。學(xué)校實(shí)施檔案編研，要合理確定選題。學(xué)校要深入考察新形勢(shì)下自身發(fā)展需求，結(jié)合檔案工作現(xiàn)狀，合理確定編研選題，為檔案信息的高效開(kāi)發(fā)利用提供正確方向。學(xué)校實(shí)施檔案編研，要督促相關(guān)工作人員拓寬視野，深入市場(chǎng)開(kāi)展調(diào)研，并對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)進(jìn)行深入分析和科學(xué)預(yù)測(cè)，結(jié)合教育領(lǐng)域的發(fā)展現(xiàn)狀，全面了解新形勢(shì)下社會(huì)和各類(lèi)群體對(duì)學(xué)校檔案信息的多樣化需求，增強(qiáng)檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性。學(xué)校實(shí)施檔案編研，要增強(qiáng)協(xié)作意識(shí)，加強(qiáng)與社會(huì)各領(lǐng)域的溝通聯(lián)系，加強(qiáng)與各領(lǐng)域?qū)＜业膮f(xié)作配合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共同開(kāi)發(fā)。學(xué)校要摒棄以往的封閉形態(tài)，使檔案編研突破自身檔案館藏，拓寬檔案信息傳播的時(shí)效性和廣泛性，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效利用。學(xué)校要針對(duì)檔案信息構(gòu)建相應(yīng)的反饋系統(tǒng)。學(xué)校要對(duì)各類(lèi)使用者的意見(jiàn)進(jìn)行廣泛征求，對(duì)檔案信息涉及的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行完善，增強(qiáng)學(xué)校檔案工作的系統(tǒng)性和合理性，促進(jìn)學(xué)校檔案工作實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展。

2.6 對(duì)高質(zhì)量的檔案信息進(jìn)行積累

學(xué)校要對(duì)高質(zhì)量的檔案信息進(jìn)行積累，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效開(kāi)發(fā)利用。在新形勢(shì)下，學(xué)校教學(xué)科研的先進(jìn)成果作為教育資源在技術(shù)市場(chǎng)中占據(jù)著重要地位，面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，這就要求檔案信息具備較高的質(zhì)量。對(duì)此，學(xué)校要高度重視對(duì)高質(zhì)量的檔案信息進(jìn)行積累。學(xué)校要對(duì)檔案信息實(shí)施有效的超前控制管理，在對(duì)科研項(xiàng)目相關(guān)檔案材料進(jìn)行積累和立卷等一系列操作前，督促檔案部門(mén)加強(qiáng)科學(xué)指導(dǎo)、嚴(yán)格監(jiān)督、有效檢查，實(shí)現(xiàn)良好的超前部署，提前進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)性，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，實(shí)現(xiàn)對(duì)高質(zhì)量檔案信息的穩(wěn)固存儲(chǔ)和高效開(kāi)發(fā)利用。另外，學(xué)校要注重對(duì)科研檔案進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，并將其投入技術(shù)市場(chǎng)，為市場(chǎng)提供有償服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的廣泛利用和對(duì)技術(shù)市場(chǎng)的有效開(kāi)拓。學(xué)校內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)工作人員可制定合理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)外提供有償?shù)目蒲袡n案和相關(guān)信息使用服務(wù)，增強(qiáng)檔案信息的綜合價(jià)值，并有效激發(fā)學(xué)校教學(xué)科研人員對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔的工作積極性。

2.7 對(duì)檔案信息進(jìn)行主動(dòng)傳遞

學(xué)校要全面分析和深入研究庫(kù)存檔案和相關(guān)資料，對(duì)各類(lèi)專(zhuān)題調(diào)查相關(guān)研究涉及的檔案進(jìn)行集中編目，大幅度提高專(zhuān)題報(bào)道的水平，為查找檔案信息的各類(lèi)使用者提供系統(tǒng)清晰的線索，據(jù)此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的廣泛利用。學(xué)校要主動(dòng)將專(zhuān)題目錄和檔案信息向各系部、各研究室、各課題組以及相關(guān)單位傳遞，促進(jìn)對(duì)供需關(guān)系的有效溝通。

2.8 對(duì)檔案信息利用效果進(jìn)行收集反饋

學(xué)校要注重對(duì)檔案信息利用效果進(jìn)行收集反饋，據(jù)此對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。學(xué)校要對(duì)檔案信息實(shí)施跟蹤管理。學(xué)校檔案登記處要針對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用構(gòu)建相應(yīng)的利用效果跟蹤卡，對(duì)檔案信息的實(shí)際利用效果進(jìn)行登記，實(shí)現(xiàn)及時(shí)記錄，并對(duì)檔案信息利用效果進(jìn)行集中統(tǒng)計(jì)，并在此基礎(chǔ)上實(shí)施綜合分析，對(duì)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，促進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)質(zhì)量和利用效果實(shí)現(xiàn)大幅度提升。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)下，學(xué)校對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，能為學(xué)校管理決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)、為學(xué)校教學(xué)科研提供相關(guān)服務(wù)，且能有效滿(mǎn)足學(xué)校師生員工和社會(huì)各界的多樣化需求。對(duì)此，學(xué)校可轉(zhuǎn)變檔案信息開(kāi)發(fā)利用觀念、豐富學(xué)校館藏檔案資料、構(gòu)建合理的檔案館藏結(jié)構(gòu)、借助信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理布局、構(gòu)建高效便捷的檢索體系、加強(qiáng)檔案編研相關(guān)工作、對(duì)高質(zhì)量的檔案信息進(jìn)行積累、對(duì)檔案信息進(jìn)行主動(dòng)傳遞、對(duì)檔案信息利用效果進(jìn)行收集反饋通過(guò)等措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效開(kāi)發(fā)利用。

參考文獻(xiàn)

[1]楊柳紅.新形勢(shì)下中職學(xué)校檔案信息開(kāi)發(fā)利用的探究[J].廣西教育，2016（18）：79-79.

[2]周麗娜.淺議新形勢(shì)下高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用[J].科學(xué)家，2017（5）：74.

[3]安建彤.淺談如何開(kāi)發(fā)利用學(xué)校檔案信息資源[J].教育界：綜合教育研究，2016（7）：5-5.

[4]劉宏彥.基層院校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017（2）：54-54.