試論電力工程建設項目檔案的超前控制管理措施

劉曉申

摘 要：在電力工程建設過程中，對項目檔案進行超前控制管理，有著極為重要的意義，為了強化相關人員的認識，本文提出一些與工程檔案超前控制管理相關的概念，并結合實際的工作內容，對超前控制管理工作的要點展開分析，希望能夠起到積極的參考作用。

關鍵詞：電力工程；建設項目檔案；超前控制；管理措施；分析

電力工程建設項目檔案是企業檔案中的一個重要門類，對企業的生產活動、經營活動進行了直觀的顯示，不同時期的工程檔案資料，也會對建設工程的技術水平、管理水平有所體現，由于其能夠較為真實的對工程項目過程進行記錄，是企業執行維護、生產、擴建等活動的重要依據。但是在對工程項目檔案進行管理時，卻存在著較為繁瑣、復雜的問題，所以如何保障檔案收集的齊全，以及確保檔案能夠按時歸檔，是電力工程檔案管理工作者需要解決的重要問題。

1 電力工程項目檔案管理中的問題分析

1.1 問題分類

在對變電工程的檔案收集、歸檔情況進行調查的時候發現，當前造成檔案管理工作出現問題的主要原因，是工作人員對整個檔案資料缺乏全程性的監控，具體可以從以下這幾個方面進行論述：第一，對于工程檔案的管理工作，項目的建設單位存在著忽視的情況，尤其是在施工過程中，由于項目數量較多、工期較短、工作任務較重，導致項目前期資料收集工作不順利，并且對于參建單位也未能提出正確的檔案管理要求；第二，參建單位對于竣工資料的質量缺乏足夠的重視，導致一些文件出現表示不正確、手續不完備、原件未歸檔等情況；第三，在工程建設過程中，多數施工單位都在強調工程的進度，但是卻忽視了檔案管理工作，在工程結束后，執行竣工驗收的時候才對檔案資料進行整理、報送，導致其真實性、完整性難以達到合格化的標準，直接影響了日后的使用。

1.2 問題原因

從工程的立項，到正式投產，需要經歷設計、施工、竣工、驗收等環節，會經歷較長的一段時間，多數工程都是在完成工程竣工后對檔案資料進行收集，并且竣工檔案多是有承建單位一次性移交到檔案接收部門手中，再由其對檔案資料進行整理、組卷、編目、歸檔、保管。在實施過程中，由于是后期才進行檔案整理，所以會在竣工檔案的收集上，出現不完整、不齊全等問題，由于時間上比較倉促，導致一些管理人員未能及時發現問題，作出必要的糾正和處理。還有，在電力工程項目建設過程中，施工單位對檔案缺乏重視度，由于整個建設的工期較長，人員流動比較大，稍有疏忽，都有可能導致原檔案無法查找，而部分檔案還由于收集不及時，存在著丟失、損毀等問題，直接影響到了工程檔案的歸檔時間和歸檔質量。

2 電力工程建設項目檔案的超前控制管理措施

2.1 明確相關職責

作為電力工程建設中的一個重要組成，從當前工程檔案管理的現狀來分析，不少項目建設單位多多少少都存在著一些輕視檔案管理工作的情況，認為工程管理部門只是負責工程建設，將工程檔案管理工作全部劃歸為檔案部門的職責，所以，在以后的檔案管理工作中，工程管理部門要與檔案部門就檔案管理過程中的職責內容進行相應的明確。在具體執行中，工程檔案管理部門主要對工程檔案進行收集、整理，并對設計、施工、監理等部門移交的工程檔案進行審查，在工程竣工三個月以內，要將整理完畢的工程檔案上交到檔案部門；檔案部門主要對工程檔案的收集、整理工作進行指導，并按照工程的各個節點，對工程檔案執行審查。明確這兩個部門的檔案管理職責，并將其納入到績效考核體系之中，是達到超前控制管理的重要前提。

2.2 完善管理流程

提升整個流程控制管理的效率，也是一項不容忽視的重要內容，所以在制定工程檔案管理流程的時候，要把握好以下這幾個工作內容：首先，在工程立項之后，工程管理部門應該及時告知檔案部門，并將一些具體的工作計劃上報到檔案部門。檔案管理部門要比工程管理部門更早掌握立項和計劃，這樣超前控制才能順利執行，并且檔案管理部門可以根據工程的實施階段，對檔案進行收集和整理，并發揮相應的監督的作用；其次，工程管理部門在與參建部門進行合同簽訂的時候，應該就工程檔案的移交時間、移交范圍、質量要求和違約賠償等內容作出詳細的約定，在電力企業的發展中，基礎建設工程的規范化發展，是實現超前控制的重要保障；最后，工程管理部門還應該設置專職的工程資料管理崗位，要求工作人員根據工程的實際進度來對工程資料進行歸檔，檔案部門通過對工程檔案進行階段性的審查，并且就該階段的工作內容，進行準確的評價，確保其構成的完整性，如果有需要整改的內容，則應該出具相應的報告，完善超前控制的管理重點。

2.3 強化過程控制

在對檔案進行收集的時候，無論是工程管理人員，亦或者是檔案人員，都會遇到如何對歸檔資料進行界定的問題。按照相關的檔案管理要求，應該建立電力工程項目檔案技術交底的相關制度，并要求施工人員在工作中對資料進行必要的積累，保障建設項目原始記錄的真實與可靠。在執行檔案交底工作的時候，主要可以從以下這兩個方面入手：第一，檔案部門應該參與到各項工程交底的工作之中，并對工程建設的程序、文件進行深入的了解，確保管理的主動性，并且在執行的過程中，還應該對工程技術人員進行檔案工作的作用、意義進行宣傳，取得其對檔案工作的配合與支持；第二，檔案人員要參與一些培訓和回憶，就參建單位人員進行檔案管理交底，確保施工人員具備較強的檔案收集意識，讓他們對文件形成過程中需要注意的事項，以及文件資料的收集、歸檔范圍、質量要求等進行深入了解，盡可能配合檔案人員的工作，更好服務檔案的超前控制管理。

3 結語

總而言之，在電力工程建設項目檔案管理工作中，超前控制管理對于工程檔案的完整度、準確率好歸檔指標的提升，有著極為重要的意義，工作人員在執行的過程中，應該不斷提升自我的管理效率，發揮崗位作用，滿足電力工程建設檔案管理的實際需求，盡可能促進檔案事業的發展。

參考文獻

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