淺談如何利用信息化技術提升建筑企業檔案管理水平

汪莉

摘 要：隨著近幾年計算機科學家技術在建筑信息管理方面的不斷英雄，傳統建筑中的手工信息管理模式逐漸被更加高效的信息化管理技術所代替。很多建筑企業引進信息化的檔案管理系統，使自己企業的檔案信息管理變得更加高效率。本文就以建筑企業中的信息化檔案管理為分析對象，通過對信息化檔案管理的作用和傳統檔案管理的不足進行論述，為我國建筑企業的檔案信息化管理提出合理的解決方案。旨在為建筑企業的信息化發展起到一定的促進作用。

關鍵詞：信息化；建筑企業；檔案管理

1 檔案信息化建設的重要作用

1.1 提高檔案工作效率

檔案信息管理本身就是一個復雜繁瑣的過程，很多檔案信息都需要進行整理歸納，管理過程中往往需要占用大量的人力和物力，同時檔案管理的目的是為了后期查看的方便快捷。傳統的人工方案管理不管是在管理還是使用都非常繁瑣。采用信息化的檔案管理技術實現了一次錄入終身使用的效果，再配合搜索軟件和打印工具的建立，相關人員對于檔案信息的查找使用也會更加快捷。很大程度上降低了企業中檔案管理的人力物力消耗，使企業的檔案管理變得高效率、低成本。

1.2 部門職能將保管變成服務

采用信息化的檔案管理技術后，公司內各個部門人員都可以隨時參與到檔案信息的使用開發中去，解決了傳統檔案管理中權限管理麻煩的問題，檔案管理部門的職能從傳統的信息保管轉換成了為企業發展提供信息服務的單位，公司內部的信息可以突破地域部門的限制可以隨時進行共享傳播，檔案管理部門成為了企業信息分享服務的重要內容。

1.3 企業信息的有效記錄存儲

企業檔案管理的重要目標之一就是實現相關信息的長期保存。傳統的建筑企業對于檔案管理采用紙質化的管理方式，雖然也可以進行長時間的信息保留，但是會不斷加重檔案管理部門的運行負擔。所以往往都會進行選擇性保留。但使用信息化的檔案管理系統，相關管理人員的工作內容就可以大大減少，借助于云存儲設備的大量使用，檔案管理部門對于各種信息的保留處理都有了很好的途徑。通過采用信息化的檔案管理方式，可以充分實現建筑企業的信息擴展和工作內容的雙重提升。

2 建筑企業檔案管理信息化管理當中存在的問題

2.1 企業檔案信息化管理的設備不完善

雖然我國的信息化應用技術已經得到了很好的應用發展，很多方面都逐步實現了信息技術的拓展，但是對于相關的檔案管理一直被我們所忽視，由于建筑企業的很多人并不是經常接觸檔案管理系統。所以我國建筑管理的信息技術發展還處于初級階段，很多建筑企業對于信息技術的應用都還沒有全面的認識。

目前，很多建筑企業雖然已經引入了相關的計算機管理系統，很多檔案信息都可以進行智能化的掃描錄入，但是信息化的管理系統更多的相關智能終端為之服務。所以，現階段很多企業的信息化管理只是簡單的為用戶提供了檔案的查詢方式。缺少相關的直接提取和瀏覽設備。對于檔案信息的實際學習使用還需要用戶進行親自尋找，所以企業信息管理部門對于信息化技術的應用還需要不斷進行探索發展。

2.2 建筑企業的檔案管理系統重管理輕服務

很多建筑企業的信息化管理都是采用了相關管理系統的直接引進，解決了傳統檔案管理中的復雜繁多的管理方式，通過檔案管理信息技術的使用，很多檔案的收集、分類、整合都得到了很好的提升。各種檔案都得到了高效的管理發展。但是對于企業內部人員對檔案信息的使用發展，卻一直不受檔案管理部門的重視，僅僅局限于對檔案管理的高效運行上。殊不知檔案信息化管理的最終目的就是要更好的為企業發展提供服務。很多檔案管理系統員工對檔案信息的查詢使用和共享創新不予重視。這就是典型的管理與服務不相對稱的問題。其實為企業服務才是檔案館的發展方向，企業人員得不到良好、快捷的檔案管理體驗，再好的信息化檔案管理也都無濟于事。所以企業應該調整信息化檔案管理的發展方向，使之更好為企業發展服務才是檔案信息化管理的中心。

3 建筑企業檔案信息化管理措施

3.1 采用企業檔案信息的電子化、數字化管理

建筑企業進行檔案管理的信息化發展，首先就要進行相關建筑項目信息的電子化處理，摒棄掉傳統的紙質檔案內容。進行檔案管理的數字化改革。主要包含兩方面的內容：一是對于企業內原有檔案信息的重新錄入，借助于相關信息設備進行掃描相關的紙質檔案信息，將傳統的紙質檔案信息進行轉化，并進行歸納整理，開發出原有檔案的新價值，將原有的檔案內容進行標準化的設計整合，提高其使用分享價值。二是從現在開始進行檔案收集方式的改革，各種建筑項目信息東西電子檔案內容進行保存方式，建立與信息化檔案管理內容相適應的檔案信息制造收集檔案，從檔案源頭進行相關檔案信息收集的信息化改革。有效減少企業管理部門的工作壓力，同時減少相關的檔案資源的管理浪費，實現檔案管理的數字化、電子化發展創新。

3.2 建立健全的檔案管理的運行機制

建筑企業的信息化管理想要實現全面發展。相關管理制度的建設是其中最為重要的部分，能夠直接對檔案的信息化管理起到有效的推進，對于檔案館信息化系統管理制度的建立需要做好三方面的內容。首先就是建立企業中管理人員的工作改進，信息化的檔案管理中管理人員作為主體部分，是檔案管理信息化的發展關鍵，對檔案管理人員的相關管理內容進行改進使其更適應信息化的管理內容。其次做好信息化管理的硬件建設。

4 結束語

信息化的管理需要建立在一定的計算機應用技術上，所以建筑企業要進行與自身檔案管理相適應的信息技術系統的應用發展。為檔案的信息化管理提供較好的環境資源。最后做好信息化檔案管理的用戶服務建設，檔案管理采用信息化的管理模式就是為了使用戶享受到很好的檔案使用體驗，完善信息化檔案管理內容的建設終端。

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