淺析互聯(lián)網(wǎng)背景下移動(dòng)云辦公與企業(yè)管理效率提升

摘? 要? 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，很多企業(yè)需要處理的工作以及任務(wù)量都在不斷增加，以往的傳統(tǒng)辦公模式無(wú)法滿(mǎn)足如今的工作需要，而此時(shí)云辦公的出現(xiàn)解決了這些難題，作為一種現(xiàn)代化的工作手段，它滿(mǎn)足當(dāng)今現(xiàn)代辦公的需求，通過(guò)云平臺(tái)和信息技術(shù)等其他設(shè)施及相關(guān)軟件應(yīng)用，提升了辦公的工作效率，能夠?qū)崿F(xiàn)更高效的、可視的辦公，因此，將云辦公應(yīng)用到企業(yè)管理中是非常必要的，也會(huì)使企業(yè)管理效率和管理水平更進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞? 云辦公? 企業(yè)管理? 策略

傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式具有效率低下、繁雜難操作等諸多問(wèn)題，另外也會(huì)消耗大量的人員及物力，不利于資源的有效利用，在具體的操作過(guò)程中，也容易出現(xiàn)失誤或其他問(wèn)題，不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的進(jìn)程。另外，在傳統(tǒng)辦公模式下，需要購(gòu)買(mǎi)一些線(xiàn)下服務(wù)設(shè)備，這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)成本較高及后期運(yùn)作維護(hù)費(fèi)用也較高。因此，云辦公的出現(xiàn)則很好的解決了這些問(wèn)題，云辦公自帶一些監(jiān)控和控制系統(tǒng)，可以使員工通過(guò)手機(jī)便完成日常工作，可以使企業(yè)的運(yùn)行系統(tǒng)更加完善，也在一定程度上節(jié)約了公司的成本，這說(shuō)明擁有一套系統(tǒng)完整的云辦公對(duì)企業(yè)的管理是非常重要的。

一、云辦公的含義

云辦公指的是將企業(yè)辦公建立在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)上，將計(jì)算機(jī)的信息資源進(jìn)行整合和利用，并進(jìn)行展示或互動(dòng)，以辦公文檔為核心，為企業(yè)內(nèi)的工作人員提供信息，員工進(jìn)行文檔編輯、儲(chǔ)存、交流等工作，而云辦公作為當(dāng)下企業(yè)發(fā)展的方向，正在形成自己獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，并在其特點(diǎn)上完全區(qū)別于傳統(tǒng)辦公，它具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：首先可以降低企業(yè)運(yùn)作的成本，第二是可以提高企業(yè)工作人員辦公效率，第三是能夠節(jié)約能源節(jié)能減排。例如同一文件可以多人編輯。它的原理是通過(guò)客戶(hù)端在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行瀏覽和辦公，從而達(dá)到需求，隨著云辦公的不斷更新和換代，最新的云辦公應(yīng)用和傳統(tǒng)的辦公方式也能夠進(jìn)行兼容，從而達(dá)到最好的效果。云辦公也可以通過(guò)線(xiàn)上App或計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理和日常工作，通過(guò)這樣的方式，可以將資源進(jìn)行有效的利用，減少員工工作過(guò)程中一些繁雜的程序，從而提升整體工作效率。

二、云辦公在企業(yè)管理應(yīng)用中的價(jià)值

1.云辦公可以提升辦公環(huán)境及辦公范圍

與傳統(tǒng)的辦公模式相比較，云辦公會(huì)使企業(yè)辦公室及辦公地點(diǎn)產(chǎn)生較大的變化。企業(yè)內(nèi)的工作人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)或手機(jī)進(jìn)行彼此之間的交流，從而形成人機(jī)辦公模式，在計(jì)算機(jī)上可以實(shí)現(xiàn)業(yè)內(nèi)部信息的轉(zhuǎn)換。另外一方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅僅可以運(yùn)用企業(yè)內(nèi)部，大部分的工作需求要求員工在企業(yè)與企業(yè)之間和合作伙伴之間也要進(jìn)行信息的對(duì)接，因此，云辦公則使企業(yè)通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為企業(yè)帶來(lái)了更多的發(fā)展和可能，也能使企業(yè)逐漸向自動(dòng)化，辦公模式靠攏。云辦公的應(yīng)用也具有帶動(dòng)性，通過(guò)行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)和對(duì)比使行業(yè)在良性競(jìng)爭(zhēng)中得到共同發(fā)展。

2.云辦公可以降低企業(yè)管理運(yùn)作成本

通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公，可以減少企業(yè)在業(yè)務(wù)交流時(shí)所需要的材料，也可以節(jié)約辦公過(guò)程中的瑣碎步驟，另一方面，也可以降低企業(yè)管理成本，提升辦公效率。例如企業(yè)在進(jìn)行績(jī)效考核的時(shí)候，可以員工的打卡信息或其他直觀的信息直接得出結(jié)果，惠普集團(tuán)在實(shí)施云辦公之前所花費(fèi)的辦公費(fèi)用至少是現(xiàn)在的三倍，因此可以得出云辦公可以?xún)?yōu)化企業(yè)人力資源管理和利用，有效的提升企業(yè)內(nèi)部人員工效率，減少辦公過(guò)程中非必要的環(huán)節(jié)，從而在同一時(shí)間階段內(nèi)產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益，以達(dá)到企業(yè)降低管理成本和辦公成本的目標(biāo)。

3.云辦公可以調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的創(chuàng)造力

將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)引入到辦公過(guò)程中來(lái)，也是可以規(guī)范辦公行為的，一方面可以更加準(zhǔn)確的了解員工的日常工作情況，另一方面，這種靈活的辦公流程是員工之間的交流增加，進(jìn)一步的將員工從枯燥繁雜的傳統(tǒng)辦公中解放出來(lái)，通過(guò)這種方式的調(diào)節(jié)，使員工提升工作積極性和創(chuàng)造力。當(dāng)然，引用這一辦公模式也要對(duì)員工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)進(jìn)行更高的要求，每個(gè)員工都需要貢獻(xiàn)自己的力量，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，從而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，否則也可能導(dǎo)致企業(yè)辦公低效率的情況。總體來(lái)說(shuō)，云辦公在應(yīng)用于企業(yè)管理過(guò)程中，也要要求員工具有創(chuàng)造力，從而使企業(yè)有持續(xù)健康發(fā)展。

三、云辦公在企業(yè)管理中的具體應(yīng)用策略

1.部門(mén)及員工的人員管理工作

可以設(shè)計(jì)一套人員管理系統(tǒng)，例如通過(guò)一個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，讓員工可以在這一系統(tǒng)中進(jìn)行部門(mén)的新增、查看等功能，而系統(tǒng)的管理人員可以通過(guò)公司所需要的部門(mén)添加或刪除信息，從而進(jìn)行內(nèi)部有效的人力資源管理和資源管控，當(dāng)公司內(nèi)有員工離職時(shí)，則需要?jiǎng)h除該員工的信息，需要及時(shí)判斷此員工是否還存在，當(dāng)前內(nèi)進(jìn)入新員工時(shí)，系統(tǒng)的管理人員也可以將員工的信息技術(shù)錄入到系統(tǒng)中，及時(shí)添加員工的編號(hào)和信息。同時(shí)，信息管理員也可以對(duì)員工的信息進(jìn)行增加和修改，從而建立一個(gè)完整的企業(yè)人員信息系統(tǒng)，當(dāng)管理員想要?jiǎng)h除某個(gè)信息的時(shí)候，要確定審核好，請(qǐng)假和離職申請(qǐng)，否則無(wú)法進(jìn)行刪除。系統(tǒng)也支持企業(yè)其他員工的私人空間功能，員工可以在自己的空間內(nèi)對(duì)自己的頭像或昵稱(chēng)進(jìn)行修改，靈活的修改自己的相關(guān)信息。

2.請(qǐng)假和報(bào)銷(xiāo)等相關(guān)流程

傳統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)模式是將發(fā)票及其他有效的證明，給予財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，這樣的報(bào)銷(xiāo)流程可能會(huì)較為繁瑣，且不夠及時(shí)，此時(shí)云辦公的出現(xiàn)是非常有必要的。可以使普通的員工根據(jù)實(shí)際的花費(fèi)在線(xiàn)上進(jìn)行申請(qǐng)，然后通過(guò)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其進(jìn)行審批完成報(bào)銷(xiāo)。具體流程如下，員工在出差或采購(gòu)過(guò)程中，產(chǎn)生的花費(fèi)可以在線(xiàn)上進(jìn)行申請(qǐng)，所有員工都需要在申請(qǐng)過(guò)程中設(shè)定為自己的賬戶(hù)，不可以為其他員工進(jìn)行申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)，在進(jìn)行申請(qǐng)之后，不可以再次進(jìn)行編輯，只有當(dāng)申請(qǐng)被打回之后，才能再次提交修改申請(qǐng)信息，同時(shí)還支持刪除等操作。同時(shí)還支持請(qǐng)假功能的審批，員工可以根據(jù)自己的需求在線(xiàn)上進(jìn)行請(qǐng)假審批，比如調(diào)休，生病等，經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在線(xiàn)審批簽名后，便完成了請(qǐng)假這一流程。通過(guò)這樣的方式可以減少企業(yè)內(nèi)部不必要的程序上的麻煩，也可以使這些流程更加及時(shí)便捷。

3.考勤打卡等工作流程

企業(yè)工作人員在上午到班時(shí)，可以通過(guò)釘釘定位等方式進(jìn)行上班打卡，在卡之后，釘釘會(huì)顯示打卡時(shí)間及打卡地點(diǎn)和打卡員工的信息，等到下午員工下班之后，員工可以進(jìn)行離職打卡，公司職工也可以在一天內(nèi)多次操作，通過(guò)操作的時(shí)間點(diǎn)對(duì)員工進(jìn)行考勤和考核。可以直觀的了解到員工是否遲到早退或其他缺勤的情況，如果打卡時(shí)間超出了前內(nèi)規(guī)定的時(shí)間變認(rèn)定為遲到或早退，如果在一天內(nèi)未完成打卡，則可以被認(rèn)定為缺勤，系統(tǒng)也可以查看該員工的歷史打卡記錄，從而更加清晰的了解該員工的工作情況，采用這樣的方式，也使員工無(wú)法再打卡上進(jìn)行小動(dòng)作，因?yàn)橐酝膫鹘y(tǒng)打卡模式會(huì)出現(xiàn)代簽的情況，這會(huì)嚴(yán)重影響員工的出勤情況及企業(yè)工作的效率，采用云平臺(tái)線(xiàn)上打卡，有效的緩解這種問(wèn)題，提高員工出勤積極性和工作效率。

4.文件編輯信息共享

以前進(jìn)行文件操作或信息收集的時(shí)候，通常要花費(fèi)很大的功夫，有關(guān)部門(mén)需要逐步的收集和信息匯總，而且容易出現(xiàn)遺漏或信息失誤的情況，對(duì)于處理這些信息的部門(mén)來(lái)說(shuō)，也是一個(gè)極大的難題，增加了工作的繁雜性。但是線(xiàn)上信息文件的共享和編輯解決了這一難題，例如進(jìn)行，信息收集時(shí)可以使員工采用word共同編輯這一功能，讓員工在自己的欄目填自己的信息，提高了信息收集的效率與真實(shí)準(zhǔn)確性。或在其他工作需要收集員工意見(jiàn)和反饋的時(shí)候，可以通過(guò)線(xiàn)上填寫(xiě)表格的方式。或者在員工需要進(jìn)行投票的時(shí)候，可以采用某些App上的投票功能，使投票快速且透明的進(jìn)行。在進(jìn)行一些隱私情況收集的時(shí)候也可以有效的保護(hù)員工隱私，在填寫(xiě)評(píng)價(jià)類(lèi)反饋類(lèi)信息收集的時(shí)候，可以采用匿名的方式，使員工可以更加大膽的將自己的想法說(shuō)出來(lái)。

5.采用微信、釘釘?shù)華pp進(jìn)行信息交流

企業(yè)內(nèi)部之間往往需要信息的交流，需要企業(yè)員工與員工之間或員工與客戶(hù)之間進(jìn)行多次頻繁的交流商討，此時(shí)可以將云辦公運(yùn)用其中，大家可以用微信app建群交流，或釘釘進(jìn)行交流，企業(yè)管理人員和領(lǐng)導(dǎo)在布置任務(wù)時(shí)，也可以通過(guò)釘釘下發(fā)任務(wù)，更加便捷迅速的將任務(wù)下發(fā)給企業(yè)內(nèi)所有員工，也可以通過(guò)釘釘、App進(jìn)行開(kāi)會(huì)和任務(wù)布置，釘釘也具有視頻的功能，使企業(yè)內(nèi)部工作人員之間的交流更加便捷。也可以增加員工與客戶(hù)之間的溝通，及時(shí)的將企業(yè)內(nèi)的報(bào)表或其他數(shù)據(jù)發(fā)送給客戶(hù)，及時(shí)更新信息，如果遇到疑問(wèn)或其他問(wèn)題，隨時(shí)進(jìn)行溝通交流和處理，使企業(yè)內(nèi)部的工作進(jìn)程規(guī)范合理，從而進(jìn)行有效溝通，可以通過(guò)這樣交流，建立客戶(hù)資源，達(dá)到長(zhǎng)期合作的目的。

四、總結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)辦公模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)代企業(yè)的日常工作，不僅效率低繁瑣，而且可能存在誤差或不夠及時(shí)，因?yàn)檫@樣的弊端，設(shè)計(jì)并使用了云辦公這一企業(yè)管理系統(tǒng)，云辦公有效的增加了企業(yè)辦公效率及資源的利用，解決了各部門(mén)之間信息不通暢和工作轉(zhuǎn)移落實(shí)的問(wèn)題，讓員工可以把更多的精力放在工作上，使企業(yè)增加管理效率和收益，從而使企業(yè)更加平穩(wěn)地運(yùn)營(yíng)下去。

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沈娟? 昆山市中醫(yī)醫(yī)院