新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)策略研究

李銘瑤

摘要：醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理過程中檔案管理工作占據(jù)非常重要的位置，特別是新醫(yī)改背景下，信息資源的價(jià)值越發(fā)明顯，如何做好醫(yī)院檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用，是亟待思考的一個(gè)問題。下面文章就從醫(yī)院檔案管理問題出發(fā)，探討具體的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案；檔案管理；改進(jìn)措施

引言

一些珍貴的歷史性檔案資料，一旦出現(xiàn)損毀或消失都會(huì)給醫(yī)院帶來一定的損失，所以強(qiáng)化檔案管理、保護(hù)檔案資料是醫(yī)院檔案管理工作的重中之重。面對(duì)日新月異的社會(huì)，自動(dòng)化辦公已不再是陌生詞匯，辦公自動(dòng)化能準(zhǔn)確地對(duì)人類的工作進(jìn)行檢索與查找，對(duì)于歸檔的資料無論在多久以后只要一個(gè)賬號(hào)隨時(shí)隨地都可以對(duì)保存的資料進(jìn)行查找，這種信息化的管理應(yīng)用在醫(yī)院檔案中給醫(yī)療事業(yè)帶來極大便利。

1新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的重要作用

醫(yī)院在發(fā)展的過程中，檔案管理處于一個(gè)基礎(chǔ)性的導(dǎo)向作用，尤其是在新醫(yī)改背景下，檔案管理更是起到了一個(gè)關(guān)鍵的作用。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，醫(yī)院發(fā)展的節(jié)奏也越來越快，如果醫(yī)院故步自封采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，而不對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，那么就會(huì)逐漸被社會(huì)所淘汰，只有在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中敢于對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，在工作中融入全新的檔案管理理念，才能保障醫(yī)院的穩(wěn)健運(yùn)轉(zhuǎn)。醫(yī)院在運(yùn)行的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)很多的檔案文件，這些文件檔案涵蓋了整個(gè)醫(yī)院的發(fā)展，代表著醫(yī)院的水準(zhǔn)，也是醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)，更為醫(yī)院未來發(fā)展的方向指明了道路，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理都是通過紙質(zhì)媒介進(jìn)行傳播、記錄以及存儲(chǔ)的，很容易導(dǎo)致檔案資料的遺漏和丟失，因此要在新醫(yī)改的背景下深化對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理的作用。首先，新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)院的管理機(jī)制和管理體系更加完善以及合理，通過合理的檔案管理體系構(gòu)建醫(yī)院完善的管理體系，保障醫(yī)院的有序運(yùn)行，為醫(yī)院未來的發(fā)展提供可行的建議和指導(dǎo)，避免醫(yī)院發(fā)展方向出現(xiàn)偏離，而且檔案管理能夠讓醫(yī)院更加規(guī)范化、制度化，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水準(zhǔn)也能得到有效的提升，增強(qiáng)醫(yī)院在社會(huì)中的影響力。其次，新醫(yī)改背景下醫(yī)院開展檔案管理能夠促進(jìn)科研技術(shù)的進(jìn)步，有效的檔案管理能夠發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值，幫助科研人員更好地完成科研成果，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步。

2醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

2.1管理理念落后

大多數(shù)醫(yī)院比較重視自身業(yè)務(wù)的發(fā)展和新技術(shù)的運(yùn)用，但對(duì)于檔案資源管理的重要作用并未充分認(rèn)識(shí)，只停留在資料查閱階段，并未認(rèn)識(shí)到檔案資源能夠幫助醫(yī)院工作得到更高的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展過程中形成了重醫(yī)療、輕管理的現(xiàn)狀，對(duì)于檔案管理工作更是放任自流，毫無規(guī)劃。管理理念的落后導(dǎo)致了檔案管理工作長(zhǎng)期不受重視，管理人員、設(shè)備設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等嚴(yán)重短缺。

2.2醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)、綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員的文化程度、專業(yè)能力和綜合素質(zhì)良莠不齊，外出進(jìn)修機(jī)會(huì)少，對(duì)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)不足，掌握匱乏，這就增加了檔案管理的難度。同時(shí)醫(yī)院安排非專業(yè)人員參與檔案管理，導(dǎo)致其對(duì)檔案的收集、歸檔、裝訂等流程掌握不熟練，責(zé)任心不強(qiáng)，易導(dǎo)致資料丟失，影響檔案歸檔質(zhì)量。此外醫(yī)院管理中未能將檔案管理人員納入管理考核中，導(dǎo)致其整體水平不高，這就阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.3檔案缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，無法保障安全性

所謂“檔案管理”，簡(jiǎn)而言之就是采用科學(xué)方式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的收集與管理。然而，現(xiàn)階段我國大部分醫(yī)院在思想上并不重視檔案資料的收集與管理工作，經(jīng)常性地出現(xiàn)檔案資料缺失的問題，加上許多的醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)并未設(shè)置專門的管理部門，而是由多個(gè)部門進(jìn)行管理，無法保障檔案管理的專業(yè)性，加大了檔案流失的可能性。

3新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

3.1高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

多年以來，我院高度重視檔案管理工作，將醫(yī)院檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。調(diào)整了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全院的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案工作作為醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與其它部門工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任專職檔案管理人員，建立了檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了院長(zhǎng)掛帥、副院長(zhǎng)具體分管，辦公室主任具體負(fù)責(zé)、各科室協(xié)助抓的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為進(jìn)一步加強(qiáng)提升醫(yī)院的檔案工作管理，醫(yī)院舍得在檔案設(shè)施上投入，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了檔案庫房、檔案閱覽室、檔案辦公室；在財(cái)力、物力上給予了大力支持。近幾年，醫(yī)院投入了大量資金，購置了移動(dòng)檔案密集柜、檔案檢索柜，檔案防磁柜，使檔案管理硬件邁上了一個(gè)新臺(tái)階。使檔案管理在硬件上有了更好保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。

3.2創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理體系，構(gòu)建完善的醫(yī)院檔案管理制度

在新醫(yī)改背景下，要敢于對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建特色的醫(yī)院檔案管理體系，把檔案管理的工作納入醫(yī)院管理人員的績(jī)效上來，激發(fā)員工的主動(dòng)創(chuàng)造性和積極性，讓每一個(gè)醫(yī)院職員都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用。醫(yī)院還要把具體的檔案管理職責(zé)具體到每一個(gè)檔案管理人員身上，激發(fā)醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，還要完善相應(yīng)的檔案記錄、存放、查閱等標(biāo)準(zhǔn)要求。

3.3樹立新理念，增加投入

醫(yī)院檔案是醫(yī)院文化的重要組成部分，是醫(yī)院對(duì)外展示自己的宣傳窗口，是提升醫(yī)院醫(yī)療診斷水平的重要參考。醫(yī)院管理層對(duì)此要有清醒的認(rèn)識(shí)，要在思想和行動(dòng)上加以落實(shí)，加大對(duì)檔案數(shù)字信息化建設(shè)的重視，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，加大財(cái)力支持，設(shè)立專項(xiàng)資金，做好館舍建設(shè)和設(shè)備添置更新，配備現(xiàn)代化的檔案數(shù)字化設(shè)備和輔助設(shè)備，完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，確保檔案信息安全傳輸、交換和資源共享。

3.4正確應(yīng)對(duì)信息化給檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

檔案信息化是在檔案管理活動(dòng)中充分利用現(xiàn)代化的信息手段和處理技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、分析和管理。信息化對(duì)于檔案管理是一把雙刃劍，帶來了機(jī)遇同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員要勇于接受信息化帶來的機(jī)遇，充分利用信息化給檔案管理保存、歸檔方式、服務(wù)模式、共享與利用等方面帶來的機(jī)遇，同時(shí)也要積極應(yīng)對(duì)信息化對(duì)檔案安全、人員素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，是提高醫(yī)院整體競(jìng)爭(zhēng)力的歷史必然，只有充分利用好信息化這一把雙刃劍，使檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，才能提高醫(yī)院整體競(jìng)爭(zhēng)水平，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3.5規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理的安全性

保護(hù)檔案的安全是使用辦公自動(dòng)化的重要前提。任何檔案管理都有一定的規(guī)范和條例，所以遵循檔案管理的操作流程，是醫(yī)院檔案管理過程中重要的環(huán)節(jié)。提高檔案管理的工作效率是應(yīng)用辦公自動(dòng)化手段最大的特點(diǎn)，但在提高工作效率的同時(shí)要考慮到檔案管理的安全性。醫(yī)院檔案具有一定的特殊性，所以在安全方面要格外注意，管理人員在按規(guī)定進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作時(shí)一定要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度完成檔案整理，保證檔案管理工作不出現(xiàn)任何差錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)電子平臺(tái)上對(duì)檔案管理工作監(jiān)管的有效性。

結(jié)語

總而言之，檔案管理在醫(yī)院管理中是非常重要的一項(xiàng)工作，而且隨著行業(yè)的發(fā)展、科技的進(jìn)步，檔案管理的方法和技術(shù)手段也越來越多樣。相關(guān)人員應(yīng)該結(jié)合工作實(shí)際，不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)和探索，逐步提高醫(yī)院檔案管理的水平，從而適應(yīng)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

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（作者單位：魚臺(tái)縣人民醫(yī)院）