ERP環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制調(diào)查研究

李驥 林娜

摘 要：我國企業(yè)正處于內(nèi)部控制與信息化建設(shè)的大背景之下，企業(yè)內(nèi)部控制的重要性和信息對企業(yè)的發(fā)展的影響也越來越明顯，中小企業(yè)作為國家經(jīng)濟的支柱，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息化的背景來加強企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)。鑒于此，本文對青島振宇汽車集團進行實地考察，并結(jié)合內(nèi)部控制五要素來分析在ERP環(huán)境下青島振宇汽車集團實施內(nèi)部控制產(chǎn)生的種種問題，提出其該如何順應(yīng)信息化環(huán)境去實施相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，指出其內(nèi)部控制完善的新思路，為其他中小企業(yè)在ERP環(huán)境下實施內(nèi)部控制借鑒意見。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);內(nèi)部控制;信息化環(huán)境

目前，我國中小企業(yè)內(nèi)部控制存在很多問題，其存在的問題阻礙了中小企業(yè)的發(fā)展，并引起了社會各界的關(guān)注。為了改善我國中小企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀，提高其管理工作效率，本文采用文獻和案例分析相結(jié)合的方法，分析青島振宇汽車集團內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題，有針對性地提出對策與建議，為其他中小企業(yè)在ERP環(huán)境下實施內(nèi)部控制借鑒意見。

一、青島振宇集團內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）青島振宇集團概況

坐落于青島西海岸新區(qū)的青島振宇汽車集團，成立于2006年，經(jīng)過十余年的發(fā)展成為青島西海岸最有影響力的四大品牌汽車營銷品牌，下設(shè)八家分公司，多家合作經(jīng)銷商。它認為員工是公司最大財富，振宇人應(yīng)具有“熱情、專注、勇敢、持續(xù)”的特質(zhì)以及“沒有借口皆有可能”的信念。面對中國汽車產(chǎn)業(yè)日益增長的嚴峻形勢，首創(chuàng)了“七天不滿意退換”營銷理念并“堅守客戶價值持續(xù)經(jīng)營”的服務(wù)理念，取得眾多榮譽。

（二）青島振宇集團內(nèi)部控制現(xiàn)狀

本文采用訪談法這一方式對青島振宇汽車集團的相關(guān)人員進行了訪談分別從內(nèi)部控制五要素方面對青島振宇汽車集團進行了相關(guān)調(diào)查。

控制環(huán)境現(xiàn)狀：一是青島振宇汽車集團的組織架構(gòu)。青島振宇汽車集團是一家典型的中小企業(yè)，設(shè)有八家分店，各分店管理層大多為與董事長同姓氏的人。二是人力資源。青島振宇汽車集團沒有人力資源管理制度;也沒有職工個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和內(nèi)部晉升制度;使用的ERP軟件并沒有啟用薪資模塊，員工工資使用人工計發(fā)且有財務(wù)經(jīng)理一人核算所屬分店所有員工的工資。員工學(xué)歷層次主要以中專學(xué)歷為主，占公司員工學(xué)歷層次的60%，剩下40%員工中大專學(xué)歷占25%，15%為本科學(xué)歷。

風(fēng)險評估現(xiàn)狀。通過采訪青島振宇汽車集團員工，我了解到在“員工對風(fēng)險評估重視程度”這一問題上，79%的員工表示不重視，21%的員工表示重視;在對“員工對風(fēng)險評估程序的了解程度”上，52%的員工表示不了解，28%的員工表示了解，15%的員工表示熟悉，僅有5%的員工表示十分熟悉。

控制活動現(xiàn)狀：一是不相容的崗位。青島振宇汽車集團屬于中小企業(yè)，公司發(fā)展規(guī)模小，通常為了減少成本支出，在崗位設(shè)置上往往不注重，容易出現(xiàn)不相容職位沒有分離的情況，如，出納一人負責(zé)記賬、開具收據(jù)和收款，支票和印章的保管是由出納一人管理。二是授權(quán)審批制度。沒有執(zhí)行特定經(jīng)濟業(yè)務(wù)的可依照其處理權(quán)力相關(guān)的規(guī)章制度，沒有事后反饋機制保證經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟業(yè)務(wù)工作質(zhì)量。三是憑證與記錄控制方面。由出納收集和匯總原始憑證，交由部門的2名會計人員錄入ERP系統(tǒng)，其中出納依據(jù)自己的權(quán)限，進行有關(guān)現(xiàn)金業(yè)務(wù)的簽字，會計負責(zé)其他業(yè)務(wù)的記錄以及相應(yīng)報表的生成。個別業(yè)務(wù)會產(chǎn)生當(dāng)全部交易事項結(jié)束后，該業(yè)務(wù)的發(fā)票遲遲不能收回的問題，出現(xiàn)延遲記賬的現(xiàn)象。

信息與溝通現(xiàn)狀：一是公司內(nèi)部之間的溝通。公司購買了DNS系統(tǒng)和金蝶軟件，給不同員工設(shè)置不同用戶名和密碼，其中，庫管利用DNS系統(tǒng)軟件對配件及產(chǎn)品的出入庫逐筆進行詳細的記錄。公司的財務(wù)系統(tǒng)和存貨系統(tǒng)分開處理，通過人工將存貨記錄于財務(wù)系統(tǒng)，每日的銷售情況也是通過普通的聊天軟件進行傳遞。二是公司與外部之間的溝通。公司在2007年成立時便建立了自己的網(wǎng)站，現(xiàn)在公司網(wǎng)站上具有對公司的基本情況介紹以及剛創(chuàng)建該網(wǎng)站時公司產(chǎn)品的介紹。

內(nèi)部監(jiān)督現(xiàn)狀：沒有明確的制度規(guī)定來進行內(nèi)部審計和內(nèi)部監(jiān)督。59%的員工認為沒有內(nèi)部監(jiān)督，41%的員工認為有內(nèi)部監(jiān)督，同時，51%的員工表示對公司的內(nèi)部監(jiān)督不了解，26%的員工表示了解，15%的員工表示熟悉，僅有8%的員工表示十分熟悉公司的內(nèi)部監(jiān)督制度。

二、青島振宇集團內(nèi)部控制存在的問題

通過上述現(xiàn)狀分析，青島振宇集團的內(nèi)部控制主要存在以下問題：

1.控制環(huán)境基礎(chǔ)薄弱—組織結(jié)構(gòu)中員工的配備不合理，人力資源制度缺少規(guī)范性，ERP系統(tǒng)未啟用薪資模塊;2.風(fēng)險評估機制缺位;3.控制活動力度不夠—控制活動整體不規(guī)范，ERP系統(tǒng)使用不全面;4.信息交流與溝通途徑狹窄內(nèi)部信息交流與溝通不完善，外部信息溝通渠道不寬泛;5.內(nèi)部監(jiān)督體制缺失的問題。

三、ERP環(huán)境下青島振宇汽車集團內(nèi)部控制的對策建議

重塑公司內(nèi)部控制環(huán)境：1.設(shè)立科學(xué)的治理結(jié)構(gòu)、合理的人員分工。青島振宇汽車集團應(yīng)當(dāng)改變機械式、效率低下的組織結(jié)構(gòu)，建立具有經(jīng)營決策權(quán)的董事會對股東會負責(zé)，建立一個由非家族人員和家族人員共同組成的監(jiān)事會。2.重視人力資源管理，培養(yǎng)具有勝任能力的員工。制定規(guī)范的人力資源制度，對每一位入職人員做好個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，引進高學(xué)歷、適合公司發(fā)展的優(yōu)秀高素質(zhì)人才，對不同崗位要求員工有相應(yīng)的專業(yè)技能資格證書，培養(yǎng)并激發(fā)員工創(chuàng)新能力。根據(jù)不同崗位、業(yè)績和職責(zé)，對不同層級的員工，在業(yè)績考核指標(biāo)體系設(shè)置上，采用不同的考核指標(biāo)方式。要統(tǒng)籌兼顧員工的招聘、業(yè)績考評、后期培訓(xùn)等方方面面的工作，建立長期有效的激勵約束體系。3.啟用ERP系統(tǒng)中的薪資模塊。將公司對各部門員工工資的計發(fā)標(biāo)準編輯成公式錄入ERP系統(tǒng)中，根據(jù)每天對出勤和績效等的錄入，從而在月末自動計算出應(yīng)計工資和實發(fā)工資等，形成一個清晰明了的工資條，避免財務(wù)人員私自扣發(fā)工資等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

建立風(fēng)險控制體制：首先，青島振宇汽車集團應(yīng)做好系統(tǒng)軟件及硬件的定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行改正，對不同的用戶設(shè)定不同大小的權(quán)限，并依此劃分為不同的安全級別;其次，在處理業(yè)務(wù)期間，嚴防交易內(nèi)容被無關(guān)人員擅自修改，把修改、簽字、蓋章的權(quán)限進行二次加密;最后，對財務(wù)部門的職權(quán)進行明確規(guī)定，對某項業(yè)務(wù)的制單人員和審核人員必須對該項業(yè)務(wù)分開處理，嚴防一人多崗。

加強控制活動管理：1.擴大控制活動范圍，實行嵌入式自動控制。首先，建立內(nèi)部控制反饋機制，從而確保經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量;其次，通過信息化平臺收集有關(guān)本企業(yè)的財業(yè)數(shù)據(jù)，將控制點設(shè)在工作執(zhí)行的地方并輔助業(yè)務(wù)流程重造的這一方式將和數(shù)據(jù)相關(guān)的內(nèi)部控制與業(yè)務(wù)流程相互嵌入。最后，由計算機自動執(zhí)行財務(wù)信息處理過程，保證不受人為因素干擾，按照已設(shè)定的模型參數(shù)監(jiān)管業(yè)務(wù)活動，并實現(xiàn)自動反饋。2.充分利用ERP系統(tǒng)，增強會計系統(tǒng)的開發(fā)。明確劃分各個崗位的職責(zé)，規(guī)定好每個人每個崗位在ERP系統(tǒng)中的各自的權(quán)限及密碼，一旦出問題責(zé)任到人;在授權(quán)審批上也可采用ERP系統(tǒng)進行處理，避免了假冒他人進行審批的可能性;建立專門的信息化管理系統(tǒng)控制報表輸出與錄入并進行記錄。在財務(wù)人員已經(jīng)確認審核通過的業(yè)務(wù)，其他部門不得對其修改，這樣做能夠相互監(jiān)督、相互控制及相互制約，也能有效防止相勾結(jié)現(xiàn)象的出現(xiàn)。

完善信息交流與溝通：1.進一步完善內(nèi)部信息交流與溝通。建立董事長信箱，同時，引進OA辦公軟件，規(guī)范內(nèi)部人員之間的信息交流，將ERP系統(tǒng)和DNS系統(tǒng)之間的信息傳遞通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)。2.構(gòu)建良好的外部信息溝通渠道。將網(wǎng)站進行重新管理，分派計算機經(jīng)驗豐富的人專門管理公司的網(wǎng)站，及時準確的更新企業(yè)有關(guān)產(chǎn)品的宣傳及促銷活動，同時，借助微信公眾號、微博等新興、便捷的途徑來進行宣傳。

健全監(jiān)督管理體制：可以設(shè)立一個由與本企業(yè)管理人員無利害關(guān)系的員工組成的審計委員會，并直接向董事會匯報工作，除此之外，通過信息化平臺，把內(nèi)部審計、傳統(tǒng)審計、現(xiàn)代審計三者相結(jié)合，利用先進的信息技術(shù)作為導(dǎo)向，對公司的各項數(shù)據(jù)資料啟用智能審計模塊進行智能化分析，管理層便能對整個公司的情況進行動態(tài)監(jiān)督與控制。

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