大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

摘" 要：大數據時代已經到來，使用大數據進行檔案管理已是大勢所趨，也是高校將來檔案管理的發(fā)展方向。然而，由于我國計算機技術相較于發(fā)達國家來說起步晚，雖在國民中電腦的普及率較高，但計算機技術掌握程度還不夠高，所以，當前高校進行檔案管理時還存在一些問題。因而需要對高校檔案管理模式進行變革和優(yōu)化。

關鍵詞：大數據;檔案管理;管理模式;優(yōu)化

大數據，又稱巨量資料，顧名思義就是擁有海量的數據和資料。大數據時代是不同于以往的高科技時代，大數據滲透與生活、生產的各個方面，給生活和生產帶來極大便利并創(chuàng)造了很大的社會價值。高校檔案管理模式存在于大數據時代的背景下一定會受到影響，相應的會帶來一系列的變革，進而達到高校檔案管理模式的優(yōu)化。

一、大數據背景下高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對大數據檔案管理模式不夠重視。在很多高校中，檔案管理人員有著相對穩(wěn)定的工作環(huán)境，缺乏活力和新鮮事物的刺激和競爭的激勵，導致很多檔案管理人員對新式檔案管理模式存在一些抵觸感，對大數據檔案管理模式不重視。正是由于對大數據檔案管理的不重視，依然堅守傳統(tǒng)檔案管理模式，導致在數據眾多的情況下很容易出現(xiàn)檔案信息的遺漏、數據的錯誤等問題。

（二）高校檔案管理中歸檔工作落實較差。檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)就是檔案的歸檔，然而在歸檔過程中存在許多問題。由于高校的運行體系正在不斷完善，各部門的職能劃分越來越細，這就出現(xiàn)了更多的部門進行檔案管理工作，檔案就需要在多個部門之間進行流動，但由于缺乏完善的歸檔制度和歸檔規(guī)范，檔案在各部門流動時就會出現(xiàn)滯留、信息泄露、丟失、無法歸檔的問題。

（三）高校檔案管理缺乏專業(yè)人員。當前，我國一些高校為了培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才已經開設了相關專業(yè)和課程，但是隨之大數據時代的到來，專業(yè)檔案管理人才供不應求，這就導致了很多高校中進行檔案管理工作的人員是非專業(yè)甚至是身兼多職的人員。不專業(yè)的檔案管理人員就很難很快的接受大時代檔案管理模式的變化，相應的很難快速學會專業(yè)的大數據檔案管理模式，業(yè)余的水平進行著專業(yè)的檔案管理工作很容易導致工作中錯誤百出，工作效率低下，檔案積壓嚴重。

二、大數據背景下對高校檔案管理的好處

（一）提高檔案管理的工作效率。隨著時代的發(fā)展和時間的流逝，各高校的歷史越來越悠久，所涉及的檔案也就越來越多、越來越復雜，在傳統(tǒng)檔案管理的模式下很難對冗雜的檔案進行分類、管理以及提取。人工進行檔案的分類和查找既費時間工作效率又低，而且人工成本較高，不利于物盡其用。而大數據背景下的新檔案管理模式不同，它能夠依據計算機等技術快速進行分類和管理，既節(jié)省了人工的費用又提高了工作效率。

（二）能夠提高高校檔案管理的質量。以往高校檔案多是紙質的，要對其進行細心的管理和保護，不然很容易出現(xiàn)紙張的破損，一旦發(fā)生漏水、火災等問題時，很難及時并完整的將檔案全部救出，由此造成的檔案損壞、丟失會給學校檔案信息方面帶來不可彌補的損失。但在大數據背景下，高校可以使用大數據對檔案進行管理，這樣就可以完整的保存大量數據，由于可以備份和修復，在很大程度上減少了檔案損壞和丟失的風險，從而提高了檔案管理的質量。

三、大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

（一）普及大數據檔案管理理念，進行專業(yè)人才培養(yǎng)。之所以在大數據時代高校檔案管理還存在一些問題，這和檔案管理人員的思想理念是分不開的，意識對實踐具有指導作用，如果不改變傳統(tǒng)檔案管理理念就很難實行新檔案管理方法。通過向檔案管理人員進行大數據檔案管理理念的普及和專業(yè)大數據檔案管理技術的培訓，培養(yǎng)出專業(yè)的檔案管理人員從而實現(xiàn)大數據下的專業(yè)檔案管理。

（二）完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理程序。檔案是重要信息的收集和證明，具有十分重要的作用，但由于在各部門之間進行流動時制度不完善、程序不規(guī)范，導致很多檔案信息丟失和泄露。所以要對檔案管理進行嚴格的監(jiān)管制度，要限定檔案使用者，并對其進行身份驗證，確認檔案使用前和使用后有無區(qū)別以保證檔案的安全性。

（三）構建檔案安全系統(tǒng)。檔案的完整和安全事關重要，必須對其進行完備的安全保障措施。在檔案管理和檔案服務客戶端都要進行安全防護，在檔案管理上，高校應該加大資金投入進行購買專業(yè)的安全軟件，并重視對安全軟件的維護和升級;在服務客戶端方面同樣要進行客戶端的軟件升級和維護，要選用專業(yè)的網絡安全維護人員進行維護和升級，進而提高檔案的安全性。

結束語：

大數據的“大”就體現(xiàn)在它所涉及的資料和數據量是非常龐大的，是用人腦和普通軟件無法獲取和處理的。它早已存在于金融、通訊等行業(yè)和生物學、物理學、生態(tài)環(huán)境學等領域，隨著時代的發(fā)展和科技的進步，尤其是計算機、互聯(lián)網的廣泛使用使得大數據被更多領域和行業(yè)所熟知和應用。高校檔案管理同樣適用于大數據時代，并將以大數據為對象進行高質量、高效率的管理。

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