優化事業單位檔案管理探析

蘭 吉

（湖北廣播電視臺后勤服務中心，湖北 武漢 430000）

檔案管理工作是確保事業單位各項工作有序開展的關鍵，做好事業單位檔案管理工作對于提升事業單位檔案的管理水平至關重要。筆者結合工作實踐，對如何優化事業單位檔案管理進行探析。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

當前，各事業單位辦公條件和設備與時俱進，檔案門類逐步齊全。雖然檔案管理工作逐步得到提升，現代化管理也已逐步實行，但由于種種原因，存在以下幾方面問題。

1.缺乏足夠的檔案管理意識。事業單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經濟支持，甚至一些事業單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業單位的檔案管理工作受到阻礙。

2.沒有建立完善的檔案管理制度。目前，大部分事業單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規范，并且檔案管理規范覆蓋的范圍也不是很全面，部分事業單位甚至沒有一個檔案管理的規范守則，使得日常的檔案管理工作缺乏執行標準和參考守則，從而導致檔案管理工作雜亂無章。同時，一些事業單位在檔案管理方面缺乏足夠的執行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性，導致檔案管理工作效率不高。

3.缺乏信息化的檔案管理。近年來信息化檔案管理的優勢越來越突出，使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節省了人力，還避免了資金的浪費。但當前一些事業單位還沒有將信息化的管理技術全面應用到檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。

4.缺乏專業的檔案管理人員。檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求檔案管理人員具有較高的專業素養。但目前一些事業單位還沒有專業的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。而且有的事業單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。

二、優化事業單位檔案管理工作措施

針對上述問題，要做好事業單位檔案管理，就要制定科學合理的措施，優化事業單位檔案管理，確保檔案管理工作順利開展，發揮其應有的作用。

（一）健全檔案管理機制，加強制度建設

要優化事業單位檔案管理制度，必須提高全員檔案意識。首先要加強領導、明確責任。建立由全體科室長組成的檔案領導小組，由分管領導任組長，辦公室主任任副組長，各科室參與人員為小組成員。

（1）實行檔案領導小組例會制，每年至少兩次，研究分析本單位檔案工作及其發展問題，從而從制度上保障檔案工作的開展。每年在制訂檔案工作計劃前，具體落實本年度檔案工作任務和所需經費，并列入單位整體工作計劃中去。

（2）完善檔案管理制度，逐步實現規范化、標準化。如檔案立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案安全、保密制度、檔案借閱制度、檔案移交、銷毀制度、崗位管理責任制等。同時，一定要注意對制度的落實，規范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作。并且建立相應的監督管理和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度，使得檔案管理制度變得更加全面和完善。

（二）加強檔案隊伍建設，提高業務能力

檔案工作人員的自身素質是做好檔案工作的一個重要條件。檔案工作人員在工作中要不斷鉆研業務，加強自身建設，提高工作能力。

（1）加強學習。檔案管理是一門學科，有很多專業化的要求。各事業單位工作人員在實際工作中，既要學習先進的管理制度、工作方式 、專業知識，又要學習現代化管理手段，更要學習檔案人勤奮、嚴謹的工作作風和奉獻、服務的精神風貌。

（2）加強合作。檔案工作涉及方方面面，這就需要與各相關部門理順職能關系，加強配合，以利于檔案資料收集的及時和完整。

（3）積極創新。在檔案管理工作中要不斷設計新的管理目標、管理制度、管理內容、管理方法，推動檔案管理事業的發展。

（3）拓展檔案管理平臺，實行信息化管理

隨著無紙化辦公的推行，網絡技術的廣泛應用，智慧城市的建設，必然要求檔案管理實行信息化。檔案管理信息化首先是物質條件的現代化，主要包括檔案工作設備與技術的現代化，體現為檔案管理軟件在檔案管理中的廣泛應用，以提高檔案管理工作存儲、處理、開發檔案信息的效率；其次是管理思想、觀念和目標的現代化，只有以現代化的管理方式和管理手段來提高檔案工作的效率和質量，事業單位檔案管理工作才能得到提升，才能發揮應有的作用。