新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作探析

溫長(zhǎng)偉

摘 要：21世紀(jì)不僅是科技飛速進(jìn)步的時(shí)代，也是全球信息化的時(shí)代，信息技術(shù)被人們應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域?yàn)槿藗儙砹嗽S多的便利。新的形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案已不再是紙質(zhì)的存儲(chǔ)，在互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)結(jié)合下，已變成了數(shù)字化的檔案，本文探析了在新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案數(shù)字化的管理工作。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);事業(yè)單位;檔案數(shù)字化管理

為了促進(jìn)事業(yè)單位的數(shù)字管理過程，首先要了解它的重要性，互聯(lián)網(wǎng)信息化的新形勢(shì)下，信息化帶給我們的益處越來越多，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，檔案數(shù)字化管理提高了檔案的利用率，增加了單位的經(jīng)濟(jì)效益與辦公效益。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理重要性分析

（一）有利于提高檔案利用率

在互聯(lián)網(wǎng)沒有大范圍的普及的時(shí)代，各個(gè)事業(yè)單位的檔案存儲(chǔ)基本都用紙質(zhì)來存儲(chǔ)，將企業(yè)及單位人員的檔案用筆記錄下來，裝訂成冊(cè)，由專門的人員進(jìn)行管理。如果單位及企業(yè)的人員太多時(shí)，查找人員信息就會(huì)很慢，效率低下，在人們查找利用檔案的過程中紙質(zhì)的檔案容易破損，造成人員信息丟失;信息化技術(shù)的普及有了數(shù)字化的檔案，它將人員的信息錄入電腦，在需要時(shí)只需要輸入關(guān)鍵詞便可尋找，信息存儲(chǔ)安全，不用擔(dān)心信息丟失，安全高效的提高了檔案利用率。

（二）有利于提高經(jīng)濟(jì)效益

檔案是一個(gè)機(jī)密性的東西，一般不能讓無關(guān)人員查看，因此傳統(tǒng)的檔案需要專業(yè)的人員來管理，而且隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和實(shí)力的增強(qiáng)，大量的檔案信息需要人員來管理，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理效率低下，直接對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益造成了影響;檔案數(shù)字化只需要幾個(gè)專業(yè)人員在電腦上對(duì)檔案進(jìn)行管理，降低了企業(yè)及單位人員管理的費(fèi)用;數(shù)字化的檔案提高了企業(yè)查找利用檔案的效率，提高了企業(yè)及單位的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）有利于提高辦公效益

企業(yè)及事業(yè)單位的人員不可能每時(shí)每刻都是固定的，經(jīng)常有人員的退休，新聘等改變，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，很大程度的提高了辦公效益。網(wǎng)絡(luò)信息化數(shù)字檔案可以將不同類別的檔案利用不同的方法進(jìn)行分類，管理者在需要不同信息時(shí)可以快速，高效的查找利用，有利于提高辦公的效益。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理有效途徑

數(shù)字化管理的過程需要專業(yè)的人員來操作及控制，雖然與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說減少了許多的工作量，但錄入的整理與分析仍需耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，為了提高工作效率，單位的管理人員要?jiǎng)?chuàng)新尋找數(shù)字化管理的有效途徑，就目前的形勢(shì)來看，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效途徑有相關(guān)人員樹立檔案數(shù)字化管理意識(shí)，文字處理登記錄入計(jì)算機(jī)，建立和完善電子化的檔案信息系統(tǒng)。

（一）樹立檔案數(shù)字化管理意識(shí)

檔案的管理是一個(gè)單位整體的工作，它與每個(gè)人都相關(guān)，因此單位的人員首先要摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，要清楚檔案數(shù)字化管理的有利之處，樹立檔案數(shù)字化管理的意識(shí)。每個(gè)單位及企業(yè)的實(shí)際情況不同，因此要制定合理的檔案數(shù)字化管理體系，要對(duì)單位的人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理意識(shí)，專業(yè)的管理人員經(jīng)常創(chuàng)新數(shù)字化管理的方式，定期檢查信息，保證檔案的機(jī)密性。

（二）文書處理歸檔數(shù)字化管理

數(shù)字化管理的過程需要建立完整的數(shù)字化管理體系，檔案管理人員需要把每天送來的信息在計(jì)算上進(jìn)行錄入登記，之后傳送到單位的數(shù)據(jù)信息庫進(jìn)行審閱和審查并將信息入庫，登記后有些未經(jīng)整理的文件系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)整理入庫;每年的年初及年末都是檔案信息管理的多而雜階段，這時(shí)的工作往往很多，及時(shí)將文書進(jìn)行數(shù)字化的歸檔，有利于工作量的減少。企業(yè)及單位的檔案信息可以讓相關(guān)人員在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行填寫和發(fā)送，經(jīng)由辦公室人員的審核，簽字，蓋章后，歸入檔案，這樣的歸檔過程不易出錯(cuò)，省時(shí)高效的完成了文字的處理和歸檔的過程。

（三）建設(shè)檔案管理電子化系統(tǒng)工程

企業(yè)及單位的檔案數(shù)字化過程是一個(gè)龐大的工作量，如果手動(dòng)錄入計(jì)算機(jī)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力降低了辦公的效率，因此，我們需要建立檔案管理的電子化系統(tǒng)工程，來提高檔案管理的效率，檔案信息的登記在系統(tǒng)管理下增加了儀器掃描，磁盤存儲(chǔ)，光盤和備份及雙服務(wù)器等方式來提高錄入速度;檔案信息的共享也增加了新的方式，如網(wǎng)絡(luò)傳輸，二維碼掃描，觸屏共享等;檔案管理的電子化系統(tǒng)設(shè)立了多個(gè)不同的分系統(tǒng)，分別對(duì)檔案的信息進(jìn)行分類和管理，漸漸完善的系統(tǒng)，更加有效地提升了單位的工作效益。

（四）管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接

21世紀(jì)資源利用的時(shí)代，企業(yè)所存檔的檔案信息經(jīng)常性的需要查看和應(yīng)用，但檔案的管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)不在一個(gè)存儲(chǔ)系統(tǒng)內(nèi)，造成了檔案查看時(shí)所耗費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)，步驟繁瑣，為了解決這一問題，就要將管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接，以便于高效的利用。檔案的管理具有機(jī)密性，因此要在安全性和機(jī)密性有保障的前提下進(jìn)行銜接，要建立專業(yè)的安全保護(hù)系統(tǒng)，不斷完善銜接的完整性和機(jī)密性，計(jì)算機(jī)軟件和硬盤中病毒，都有可能讓檔案信息丟失和泄露，因此，企業(yè)及單位要設(shè)立專業(yè)的安全控制和管理人員，在安全機(jī)密的環(huán)境下，將管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)完美的銜接。

三、結(jié)語

依全文所述，數(shù)字化檔案管理是我國檔案管理的一個(gè)重要部分，單位及企業(yè)相關(guān)的工作人員要摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，跟上信息時(shí)代的步伐。針對(duì)部分企業(yè)及單位的技術(shù)落后，數(shù)字化管理的意識(shí)淡薄等問題，企業(yè)要積極與外部人員學(xué)習(xí)，對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)水平及知識(shí)的能力。新的形勢(shì)下，我們要不斷完善電子信息化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，用科技的力量，創(chuàng)新事業(yè)單位數(shù)字化管理，提高企業(yè)及事業(yè)單位的辦公效率及經(jīng)濟(jì)效益。